artikel

Zo optimaliseer je het agendabeheer

Taal en communiceren

Het maken van afspraken hoort bij de kerncompetenties van een managementondersteuner. Toch gaat er op ieder secretariaat veel tijd verloren wanneer afspraken moeten worden verplaatst, omdat essentiële gegevens vaak ontbreken in de afspraak. Het is daarom handig om een aantal spelregels te hanteren bij het maken van afspraken in de agenda. Marianne Smits, innovatiecoach bij AVK, geeft drie tips.

Zo optimaliseer je het agendabeheer

Beter agendabeheer

  1. Zet in de onderwerpsregel de namen van de personen die aan de afspraak deelnemen, ook de naam van je eigen manager. Zo hebben alle deelnemers (en alle secretaressen) alle namen. Als een nieuwe relatie bij de afspraak aanwezig is, spreek dan af direct de contactgegevens van deze personen op te nemen in Outlook-contactpersonen of het crm-systeem. Dat maakt zoekwerk bij het annuleren van afspraken overbodig. Het komt bovendien nog regelmatig voor dat een afspraak niet correct is afgezegd omdat bijvoorbeeld niet alle genodigden zijn geïnformeerd. Hierdoor wordt onnodig tijd verspild bij de deelnemers. Zij verschijnen immers op de afspraak die niet doorgaat.
  2. Spreek af wat er in het veld ‘locatie’ komt te staan. Tip: het volledige adres inclusief postcode en eventueel gebouw en kamernummer.
  3. Wie bepaalt welke afspraken prioriteit hebben en welke er kunnen worden verzet? Bespreek, ook met je manager, in welke situaties iets mag worden verzet en wanneer je dat zelfstandig bepaalt. Hoe concreter, hoe beter.

Verdieping

Meer weten over lean op het secretariaat?

Lean op het secretariaat (training)
5 tips om collega’s agendadiscipline bij te brengen
Lean werken: doe wat ertoe doet
Lean secretariaat: 5 tips om te beginnen

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels