artikel

Checklist: basisdocumentatie van de communicatieafdeling

Taal en communiceren

Misschien ben jij binnen je organisatie wel (deels) verantwoordelijk voor de communicatie. De opzet van het eigen documentatiesysteem verschilt per bedrijf, maar er zijn een aantal gemene delers. Een handig lijstje met een aantal mogelijke onderdelen van de basisdocumentatie. 

Checklist: basisdocumentatie van de communicatieafdeling

Informatie over de organisatie zelf

  • Corporate folder of brochure
  • Organisatieschema
  • Lijst met namen, functies, adressen
  • Naslagwerken en knipsels
  • Recente beschrijving van het beleid
  • Archief van foto’s, schema’s, plattegronden, grafieken, tekeningen en films
  • Foto’s en cv’s van directieleden

Informatie over de publieksgroepen

  • Overzicht van alle publieksgroepen
  • Overzicht van de persberichten, jaarverslagen, brochures en dergelijke
  • Lijst van ontvangen groepen
  • Overzicht van verstrekte donaties
  • Bestand van de externe adviseurs, zoals tekstschrijvers, drukkers, vormgevers, standbouwers
  • Adressen van maatschappelijke organisaties en consumentenorganisaties inclusief contactpersonen

Informatie over de pers

Overzicht van de persbureaus, (lokale) radio en televisie, vakbladen, dagbladen, nieuwsbladen, huis-aan-huisbladen, enzovoort. Van deze media moet direct beschikbaar zijn:

  • namen en telefoonnummers contactpersonen;
  • onderwerp en datum van elk contact

Informatie over standaardprocedures

  • Procedure voor introductie van nieuwe medewerkers
  • Procedure voor sponsoring en donatie, inclusief prioriteitsgroepen, maximale giften en dergelijke
  • Procedure voor ontvangst bezoekers
  • Richtlijnen voor hanteren huisstijl
  • Procedures voor deelname aan beurzen en dergelijke

Informatie over middelen

  • Overzicht van beschikbare communicatiemiddelen
  • Overzicht van zalencentra, congresaccommodaties, hotels, restaurants, enzovoort.

Informatie over de actualiteit

Agendaoverzicht van recepties, openingen, officiële gebeurtenissen, congressen en tentoonstellingen.

Bron: Handboek Secretaresse Assistent

Reageer op dit artikel