artikel

Telefonisch debiteurenbeheer: zo pak je dat aan

Taal en communiceren

Als een klant niet betaalt en ook niet reageert op betalingsherinneringen, kan – voordat er een incassobureau wordt ingeschakeld – een telefoontje helpen. Een aantal tips om dat gesprek zo goed mogelijk te voeren.

Telefonisch debiteurenbeheer: zo pak je dat aan

Telefonisch debiteurenbeheer

Bereid je goed voor en zorg dat je de volgende zaken bij de hand hebt:

  • de naam van de contactpersoon; als je geen contactpersoon hebt, vraag je naar de naam van de verantwoordelijke voor de betalingen
  • de factuurinformatie
  • het openstaande bedrag
  • de kredietwaardigheid
  • gemaakte afspraken
  • het aantal verstuurde herinneringen en aanmaningen
  • het aantal van de klant in de jaaromzet, met andere woorden: is het een belangrijke klant? Zo ja, overleg dan eerst met je manager over hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Vriendelijk

Zorg dat je tijdens het gesprek vriendelijk blijft, ook als het een pittig gesprek is. Hierdoor bereik je meestal meer dan wanneer je je streng opstelt en je ergernis laat blijken.

Zo voer je het gesprek

  • Je hoeft echt niet meteen stevige taal uit te slaan, maar het is wel belangrijk om gelijk duidelijk te vertellen waarom je contact opneemt. Zeg bijvoorbeeld dat je belt omdat er nog een factuur openstaat en dat je graag wilt dat deze binnen twee weken betaald is.
  • Wees helder. Noem bijvoorbeeld het factuurnummer en vertel over welke dienst of product(en) het gaat.
  • Laat de klant zijn kant van het verhaal doen waarom de factuur niet is betaald. Toon hierbij begrip, maar hou je bij je standpunt. Wees dus niet te toegeeflijk.
  • Zoek mee naar een oplossing en draag ideeën aan. Hou hierbij wel in het oog dat de klant verantwoordelijk is voor het oplossen van het probleem, niet jij.
  • Als je open vragen stelt, dwing je de klant tot meedenken in de oplossing. Vraag bijvoorbeeld: ‘Hoe wilt u dit oplossen?’.
  • Als de klant wel wil maar (nog) niet kan betalen, kun je een betalingsregeling afspreken.
  • Neem altijd een klantgerichte houding aan. Zeker als het een belangrijke klant is die je graag wilt houden.
Reageer op dit artikel