artikel

Zo maak je een einde aan zinloze e-mails

Taal en communiceren

Veel van onze werktijd gaat op aan e-mailen. Als het om nuttige en arbeidsrelevante mail gaat, is er niet zo veel aan de hand. Maar berichten als ‘Doen we’ en ‘Bedankt voor je e-mail, ik ga er mee aan de slag’ zijn een stuk minder relevant. Als je een minder volle inbox wilt, kun je beginnen met inhoudsloze e-mails de nek om te draaien.

Zo maak je een einde aan zinloze e-mails

Zinloze e-mails

Inventariseer wat voor mail je krijgt. Onder het motto ‘meten is weten’ is het handig om eens een week kritisch te kijken naar wat je ontvangt en verzendt. Houd de volgende gegevens bij:

  • Noteer de nieuwsbrieven die je ontvangt en geef ze meteen een rapportcijfer. Alle nieuwsbrieven met een cijfer onder de 7.5 kunnen weg.
  • Schrijf je dan maar meteen uit!
  • Maak een lijstje met namen van personen die jou vaak een e-mail sturen en turf het aantal.
  • Omcirkel de geturfde mails als ze inhoudsloos zijn, of wanneer de communicatie in de mail niet duidelijk was (jij bent bijvoorbeeld een van de vijf personen in de AAN en er was niet duidelijk wie wat gaat doen).
  • Tel aan het einde van de dag hoeveel e-mail je hebt verzonden.
  • Het resultaat van deze actie spreekt boekdelen. Je nieuwsbrieven worden minder, de ‘probleemveroorzakers’ kun je eens confronteren met hun gedrag en vragen hoe jullie het aantal mails aan elkaar kunnen verlagen. Mail kost tijd, een inhoudsloze e-mail verspilt tijd.

Nogmaals: het doel is een lege inbox!

Nu doen

Ik weet dat je nu denkt dat je morgen ook wel kunt beginnen met opruimen. Geef daar niet aan toe! Doe het nu. De tijd die je nu investeert, verdien je morgen gemakkelijk terug door nieuwsbrieven die je niet hoeft te verwijderen.

Bron: Wérken in plaats van e-mailen

Reageer op dit artikel