checklist

Eenvoudige teksten schrijven: 5 tips

Taal en communiceren

Een klant of een manager die wél naar je luistert, wie wil dat nou niet? Dat krijg je voor elkaar met eenvoudige teksten. Zo schrijf je eenvoudige (5 tips) en scanbare (4 tips) e-mails.

Eenvoudige teksten schrijven: 5 tips

Maak het je lezer makkelijk en schrijf eenvoudige, scanbare teksten. Oók als je webteksten voor slimme, hoogopgeleide lezers schrijft, want ze doen vaker wat je wilt, zijn sneller klaar én tevredener. Zo krijg je het voor elkaar.

Hoe eenvoudig moet je schrijven?

Eenvoudig schrijven betekent om te beginnen dat je woorden gebruikt die de meeste mensen gebruiken. Ik had hier ook kunnen schrijven ‘hoogfrequente’ woorden. Maar dat is vaktaal, ook wel jargon genoemd. Dat is taal die maar een klein groepje mensen begrijpt.

Leestijd besparen

Uit onderzoek (Jakob Nielsen, 2005) blijkt dat een eenvoudige tekst tot ruim 60 procent leestijd bespaart. Oók bij heel slimme, hoogopgeleide lezers. Natuurlijk kúnnen ze moeilijke teksten lezen, maar dat doen ze liever niet, dan zijn ze sneller klaar. En lezers doen 25 procent vaker wat je van ze vraagt. Een klant of een manager die wél naar je luistert, wie wil dat nou niet?

Schrijf op taalniveau B1

Begrijpelijk schrijven wordt ook wel schrijven op B1-niveau genoemd. Het is een verwijzing naar het gemiddelde taalniveau van de meeste Nederlanders. Veel teksten zijn moeilijker. Daardoor gaan er dingen mis, veroorzaak je ergernis, gaan klanten onnodig je helpdesk bellen of kiezen ze voor een concurrent die wél helder schrijft.

Kijk in dit voorbeeld hoe je hetzelfde op verschillende manieren kunt zeggen:

Moeilijk: Ik kan teksten begrijpen die hoofdzakelijk bestaan uit hoogfrequente, alledaagse of aan mijn werk gerelateerde taal.

Makkelijk: Ik begrijp teksten met woorden die veel voorkomen of vaktaal.

De makkelijke manier is bijna 40 procent korter, je lezer weet veel sneller wat je bedoelt.

Zelf aan de slag met schrijven? Bekijk dan de training Professioneel schriftelijk communiceren of Kei in taal eens.

Vijf tips om eenvoudiger te schrijven

1. Korte zinnen

B1 betekent ook: korte zinnen. Lange zinnen zijn ondingen; hou vijftien woorden als maximale lengte aan. Heb je een komma in je zin, probeer ‘m dan in tweeën te knippen. Zo bijvoorbeeld: Gebruik je komma’s in een zin? Probeer ‘m dan in tweeën te knippen.

2. Actieve zinnen

Schrijf actief (geen lijdende vorm): vermijd het woord ‘worden’. Maar ook woorden als ‘zullen’, ‘moeten’, ‘kunnen’ maken je zinnen stroperig en vaak onnodig lang.

3. Geen oubollige woorden

Zakelijk schrijven is schrijven zonder drempels. Weg met moeilijke, ambtelijke woorden en ouderwetse uitdrukkingen. Hoe leuk je het ook vindt om ‘thans’ te schrijven, ‘nu’ is behalve korter ook begrijpelijker. De lezer snapt sneller wat je bedoelt, daar gaat het om.

4. Geen beeldspraak, schrijf letterlijk

Laaggeletterden en mensen die Nederlands niet als eerste taal spreken, begrijpen moeilijker beeldspraak (metaforen), gezegden en spreekwoorden. De kans bestaat dat ze figuurlijke taal letterlijk nemen. En als je dan je klant laat weten dat die de kalender ‘in de gaten moet houden’, kan dat zorgen voor onbedoelde verwarring.

5. Geen voorzetseluitdrukkingen

Een voorzetseluitdrukking is een vaste combinatie van woorden, meestal drie, die samen de functie hebben van één voorzetsel. Na deze definitie snap je meteen waarom het beter is om dan maar meteen dat voorzetsel te gebruiken: het bespaart 50 tot 66 procent tekst!

Niet / wel:
aan de hand van / met
met betrekking tot / over
ten behoeve van / voor

Leestip: Schrijf taakgericht in je mails en brieven

Scanbaar schrijven

Door scanbaar te schrijven help je de lezer met haast. En wie heeft er nou geen haast? Volgens onderzoekers nemen we dagelijks ruim honderdduizend woorden tot ons. Allemaal informatie die concurreert met wat jij wil vertellen…

De lezer is je dankbaar als je hem niet laat verzuipen in informatie. Ook al heeft hij er zelf allang een remedie op gevonden: scannend lezen. Lezers kijken het vaakst naar informatie die linksboven op de pagina staat. De kop van een artikel dus en de eerste alinea. Andere plekken die de aandacht trekken zijn:

  • (tussen)koppen
  • eerste zinnen van alinea’s
  • opsommingen: zoals deze drie bullet points

Al deze onderdelen vormen een soort van stapstenen in je tekst. Zonder alle zinnen van A tot Z te lezen, snapt de lezer bijna in één oogopslag waar de tekst over gaat.

Vier tips om scanbaar te schrijven

1. Betekenisvolle kop

De belangrijkste richtingaanwijzer voor de scannende lezer is de kop boven je tekst. Zie hem als een uithangbord van een winkel: je herkent direct waar je moet zijn. Hoe bondiger, hoe beter. Daarom mag je lidwoorden (de, het, een) en voorzetsels weglaten in een kop.

2. Belangrijkste informatie bovenaan

De eerste alinea van je tekst is de belangrijkste. Daarin geef je een samenvatting van de belangrijkste zaken die in de daaropvolgende alinea’s nog aan bod komen. In deze samenvatting, soms ook wel intro genoemd (hoewel journalisten daar iets anders onder verstaan) of ‘lead’, geef je in elk geval antwoord op de belangrijkste vraag van je lezer.

3. Informatieve tussenkoppen

Hoewel tussenkoppen meestal korter zijn dan koppen, moeten ze wel iets melden. Bedenk: wat afwijkt (positief of negatief) trekt de aandacht en is dus goed om te noemen:

Niet: Omzet. Want dat is niks nieuws, een bedrijf maakt altijd omzet.
Wel: Minder omzet. Pas dan weet ik: hier is wat aan de hand!

4. Gebruik bolletjes

Bezoekers van een webpagina lezen je tekst 15 procent beter als je opsommingen maakt in de vorm van een bolletjeslijst (bulleted list). Nog een paar tips:

  • 3 = best: een bolletjeslijst van 3 onderdelen wordt het best gelezen.
  • 7 = maximum: heb je meer dingen te melden, gebruik een nieuwe alinea.
  • Oneven is beter dan even: lezers ‘haken’ sneller aan een oneven lijstje.
  • Eerste bullet = belangrijkste wat je hebt te melden.
  • Derde belangrijkste punt als laatste: lezers scannen lijstjes niet braaf van boven naar beneden. Meestal lezen ze de bovenste twee bullets als eerste, dan de laatste en vervolgens eventueel de bullets daartussen.

Leestijd besparen

Eenvoudig en scanbaar schrijven is niet moeilijk maar het zal je, zeker in het begin, veel tijd kosten. Maar wanhoop niet, dat hoort er gewoon bij! En als je baas zeurt dat je wel erg lang bezig bent met een tekst, vertel ‘m dan gewoon dat jij hém daarmee veel tijd bespaart. Jouw memo’s en mailtjes zal hij binnen enkele seconden kunnen doorgronden en van z’n takenlijstje kunnen schrappen. Hoe fijn is dat!

Auteur

Eugène van Haaren is webredacteur, schrijftrainer en woordvinder. Hij helpt maatschappelijke organisaties, overheden en bedrijven heldere woorden te vinden voor hun verhaal. Eugène geeft ook schrijftrainingen over toegankelijk (taalniveau B1) en taakgericht schrijven. Hij schreef het boek Zakelijk schrijven voor dummies. Voor Management Support schreef hij ook Schrijf taakgericht in je mails en brieven.

Download het e-book Schrijven met lef

De e-paper Schrijven met lef kun je gratis downloaden. Je vindt er tips om je creativiteit te stimuleren, schrijf-, taal- en blogtips!

Zelf aan de slag

Wil je graag zelf aan de slag met schrijven? Bekijk dan de training Professioneel schriftelijk communiceren of Kei in taal eens.

Reageer op dit artikel