nieuws

Hoe schrijf ik een aantrekkelijke zakelijke tekst?

Taal en communiceren

Een beleidsnotitie hoeft niet spannend te zijn. Je hoeft een jaarverslag niet ’s avonds in bed met rooie oortjes uit te lezen. Maar je wilt als schrijver wel dat je lezer aan de tekst begint en doorleest. Hoe doe je dat?

Een beleidsnotitie hoeft niet spannend te zijn. Je hoeft een jaarverslag niet ’s avonds in bed met rooie oortjes uit te lezen. Maar je wilt als schrijver wel dat je lezer aan de tekst begint en doorleest. Hoe doe je dat?

Opleuken

Jan Renkema schreef het boek ‘Schrijfwijzer’. Hij geeft een aantal tips. Sommige van deze tips en een aantal voorbeeldzinnen zijn uit die Schrijfwijzer afkomstig.

  • Schrijf persoonlijk
  • De lijdende vorm (‘worden’+ een voltooid deelwoord)
  • De naamwoordstijl
  • Beeldend schrijven
  • Beknoptheid

Lezers zijn meer geïnteresseerd in mensen dan in zaken. En lezers zijn meer geïnteresseerd in iets concreets dan in iets vaags. Vergelijk maar:

  1. ‘De zorgsector streeft naar het verbeteren van de doelmatigheid.’
  2. ‘Artsen en verpleegkundigen werken hard aan betere en betaalbare zorg.’

Persoonlijk

Als je het persoonlijk kunt maken, moet je dat meestal doen. Je hebt het niet over ‘overcapaciteit’ maar over ‘boventallige medewerkers’, je hebt het niet over ‘personeel’ maar over ‘medewerkers’. Hoe beter de lezer zich het plaatje voor kan stellen, hoe liever. Een enkele keer kun je zelfs de lezer wel even meenemen.

Een beleidsmedewerker schrijft in een nota over het gevoel van onveiligheid op het parkeerterrein:

‘Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 25 procent van de ondervraagden last had van een gevoel van onveiligheid bij de transfer van de achteruitgang naar het terrein.’

Dat kan levendiger en concreter:

‘We interviewden tweehonderd medewerkers. Veertig medewerkers vertelden dat zij bang zijn om van de achteringang naar hun auto te lopen.’

Lijdende vorm

‘Er wordt geklaagd over de kwaliteit van de lunches.’ Deze zin staat in de lijdende vorm. De combinatie van het werkwoord ‘worden’ met een voltooid deelwoord maakt van een bedrijvende vorm de lijdende vorm. Kenmerkend voor de lijdende vorm is dat je meestal niet goed kunt uitmaken wie nu wat doet. Dat maakt de lijdende vorm in ambtelijke teksten populair.

Vergelijk bijvoorbeeld:

  1. ‘Aan de beveiliging van het parkeerterrein wordt veel geld besteed.’
  2. ‘Het ziekenhuis besteedt veel geld aan de beveiliging van het parkeerterrein.’

Of:

  1. ‘Jaarverslagen worden hier nauwelijks gelezen.’
  2. ‘Onze directie leest de jaarverslagen nauwelijks.’

Natuurlijk is de lijdende vorm soms wél handig. Bijvoorbeeld als het absoluut niet belangrijk is wie de handeling verricht.

Beeldend schrijven

Teksten zijn vaak een stuk leesbaarder als de fantasie van de lezer wat geholpen wordt. Voorbeelden helpen vaak. Een beleidsnota wint aan kracht door wat inzetjes met concrete situaties. Maar ook het gebruik van werkwoorden zoals ‘zien’, ‘horen’ of ‘voelen’. Vergelijk de volgende zinnen:

  1. Met het aanbrengen van een nieuwe coating op het papier verwachten wij de glossy uitstraling van het blad te verbeteren.
  2. Door de nieuwe coating voelt de lezer dat het blad is verbeterd. De glossy uitstraling wordt letterlijk tastbaar.

Beeldend schrijven is ook schrijven naar de lezer toe. ‘Bijgaand stuur ik …’ Nee! ‘Bijgaand ontvangt u …’ Je maakt de lezer het onderwerp van je zin. Het aanspreken van de lezer kan in beleidsnotities of jaarverslagen niet. Maar wel in teksten voor internet of in brieven of folders.

Beknoptheid

Schrijf zo kort mogelijk. Veel teksten zijn gewoon veel te lang. We hebben geen tijd om een notitie van 150 pagina’s door te nemen. Informatie die niet per se nodig is om je beweringen te onderbouwen doe je in de bijlage. Voorzie iedere paragraaf van een korte samenvatting vooraf zodat ook de scannende lezer in elk geval de hoofdlijnen van je betoog meekrijgt.

Reageer op dit artikel