nieuws

Vergadertijd verkorten: zo doe je dat

Taal en communiceren

Managers besteden gemiddeld een derde deel van hun werktijd aan vergaderen. Het is maar de vraag hoe effectief al deze overleggen zijn. Dragen ze bij aan het doel dat is afgesproken? Jij als managementondersteuner kunt handvatten aanreiken om de vergadertijd te reduceren en de effectiviteit te verhogen.

Vergadertijd verkorten: zo doe je dat

Tips vergadertijd verkorten

1. Adviseer de voorzitter van de vergadering kritisch te kijken naar de agenda voor de vergadering. Het agendapunt ‘Goedkeuring van de notulen’ hoeft niet (altijd) meer op de agenda. Vraag de deelnemers in plaats daarvan om twee werkdagen van tevoren hun op- en aanmerkingen digitaal aan te geven in het centraal opgeslagen digitale verslag, bijvoorbeeld door middel van wijzigingen bijhouden of opmerkingen invoegen. De voorzitter neemt dit door en bepaalt of nuttige opmerkingen nog in de vergadering moeten worden ingebracht. Dit bespaart ongeveer 15 minuten per vergadering!

2. Ook het onderdeel ‘Stand van zaken lopende projecten’ kan digitaal op dezelfde manier worden behandeld. Alleen wanneer het nodig is, komt het nog aan de orde. Scheelt zo weer 15 minuten (en meestal méér). Op deze manier blijft er meer tijd over voor die agendapunten die jullie écht gezamenlijk moeten bespreken. En dat kan eenvoudig binnen het uur.

Winst

Per vergadering bespaar je op deze wijze 15 tot 30 minuten per persoon, terwijl de kwaliteit van de vergadering toeneemt. Je hebt het immers alleen over onderwerpen die ertoe doen!

Meer lezen over hoe je zo lean mogelijk werkt op het secretariaat? Lees dan het artikel over dit onderwerp in de nieuwe editie van Management Support

Verdieping

Lean op het secretariaat (training)
Vergaderen: twee alternatieven (vakbase)

Reageer op dit artikel