nieuws

Meeting Design: wat is het nou precies?

Taal en communiceren

Je bent met een projectgroep aan het vergaderen over het aankomende bedrijfsuitje, maar iedereen praat langs elkaar heen en aan het eind van de bijeenkomst vraag je je af wat er nu concreet van je verwacht wordt. Herkenbaar? Dan is de kans groot dat jullie niet goed nagedacht hebben over het vergaderproces. Het programma van een […]

Meeting Design: wat is het nou precies?

Je bent met een projectgroep aan het vergaderen over het aankomende bedrijfsuitje, maar iedereen praat langs elkaar heen en aan het eind van de bijeenkomst vraag je je af wat er nu concreet van je verwacht wordt. Herkenbaar? Dan is de kans groot dat jullie niet goed nagedacht hebben over het vergaderproces. Het programma van een vergadering is namelijk heel belangrijk voor een goede afloop. Tenminste, volgens de principes van ‘Meeting Design’, een nieuwe filosofie waarmee je het programma van vergadering zó op maat maakt dat er altijd een goed resultaat uit komt. Meeting Designer Eric de Groot van MindMeeting legt uit hoe dat precies werkt.

TV-debat

Volgens hem is een goede vormgeving van een vergadering of bijeenkomst cruciaal. “Het gaat mis als daar niet goed over nagedacht is. Neem bijvoorbeeld het gesprek tussen politieke partijen en bankiers dat laatst op tv was. Er zaten daar twee partijen aan tafel, die allebei van te voren al bedacht hadden wat ze wilden zeggen. De politieke partijen praatten alleen vanuit hun eigen visie en de bankiers kwamen niet verder dan een aantal boodschappen die van te voren ongetwijfeld uitgebreid met hun communicatie-afdelingen waren besproken. Het gevolg: iedereen praatte langs elkaar heen. Het was geen gesprek, maar een parade van vragen en antwoorden. Je kon duidelijk merken dat er niet goed was nagedacht over de opzet van het geheel. En dan komt er dus niets zinnigs uit.”

Doelstelling vergadering

Om dat te voorkomen, overleggen Meeting Designers van te voren met de initiatiefnemer(s) van de vergaderingen of bijeenkomst. “We vragen: Wat zijn jullie wensen? Hoe moet de vergadering eruit zien? Aan de hand van die input maken we een handig schema. Alles draait uiteindelijk om de doelstelling van de vergadering en die bereik je alleen door de bijeenkomst goed vorm te geven.”

Originele introductie

Maar hoe doe je dat nou, een bijeenkomst goed vorm geven? Daarvoor heeft Eric de Groot een paar handige tips. “Het begint al met de opening van een vergadering. Meestal wordt dan de agenda opgesomd. Maar iedereen weet al waarom de vergadering wordt gehouden, dus hoeveel zin heeft dat? Probeer in plaats daarvan een originele introductie te verzinnen. Als de vergadering bijvoorbeeld gaat over het organiseren van een bedrijfsuitje, begin je met een anekdote over het uitje van vorig jaar. Dat is verrassend en trekt meteen de aandacht.”

Voorstelrondje

Ook het voorstelrondje – als dat nodig is natuurlijk – kan anders. “Waarom doen we dat eigenlijk? Iedereen vertelt zijn naam en roept wat over zijn functie, maar je kunt echt niet al die namen in één keer onthouden. Het leuke is dat onze hersenen veel beter zijn in het onthouden van verhalen. Vraag de deelnemers dus om een verhaaltje te vertellen ter introductie. Bijvoorbeeld over bijzonders op werkgebied dat ze hebben meegemaakt of wat hun motivatie is om dit werk te doen. Dat onthoudt iedereen veel beter en het zorgt meteen voor een ontspannen sfeer. Je bouwt sneller een vertrouwensband op.”

Afsluiting

Een vergadering eindigt meestal met een officiële afsluiting. “Die sluiting is technisch gezien de overgang naar de praktijk. Tijdens de bijeenkomst heb je het gehad over de theorie, nu ga je de opdracht in de praktijk uitwerken. Markeer die overstap. Wijs mensen erop dat de vergadering pas waarde krijgt als ze ermee bezig gaan. Vraag aan collega’s: wat is nu het eerste dat je gaat doen? Een vergadering op zich levert namelijk niets op als er in de praktijk niks gebeurt.”

Wil je meer weten over Meeting Design? Eric de Groot verzorgt op 28 en 29 mei een tweedaagse open training over het onderwerp in Keulen, Duitsland. Geïnteresseerd? Stuur dan een e-mail naar sara@mindmeeting.org en je krijgt een uitnodiging met alle informatie. 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels