nieuws

‘Wij onderschatten hiërarchie’

Taal en communiceren

Goed communiceren is belangrijk, zeker als je in een internationaal team werkt. Toch gaat het juist dan vaak mis. Je begrijpt elkaar niet of zegt onbewust de verkeerde dingen. Wat kun je doen om misverstanden te voorkomen?

‘Wij onderschatten hiërarchie’

Stel: je werkt als project-assistent in een internationaal team dat bestaat uit zo’n zes verschillende culturen. De samenwerking verloopt af en toe wat moeizaam, omdat een aantal personen zich niet aan de deadlines houden. Jij als Nederlander maakt hier een opmerking over tegen die ene collega en vervolgens zegt hij twee weken lang alleen het hoognodige tegen je. Je hebt geen idee waar hij mee zit en intussen heb je de stukken nog stééds niet ontvangen.

Vertrouwen

Dit zijn zomaar twee voorbeelden van zaken die mis kunnen gaan als je internationaal samenwerkt. Je begrijpt elkaar niet altijd, er ontstaan misverstanden en onbewust zeg je de verkeerde dingen. Hoe voorkom je dat? Sabine van Egeraat, werkzaam bij Outspoken Communication, weet daar alles over. Outspoken Communication is een onderneming die bedrijven helpt om succesvol zaken te doen in het buitenland. Sabine heeft zelf ook jarenlang in het buitenland gewoond en gewerkt en weet dus alles van (mis)communicatie tussen verschillende culturen. “Bij het zakendoen draait alles om vertrouwen. Hoe win je iemands vertrouwen en hoe zorg je ervoor dat mensen met jou willen gaan samenwerken? Om dat voor elkaar te krijgen, moet je communiceren en je verdiepen in de cultuur van de ander. En daar gaat het nog weleens mis.”

Planning 

Want als je niet voldoende weet over de cultuur van de ander, ontstaan er misverstanden. “Nederlanders zijn erg gefocust op duidelijke afspraken en planningen. Zo doen we ook zaken: we zijn direct en komen snel ter zake. Maar in Zuid-Europa is het bijvoorbeeld veel belangrijker om iemand met wie je zaken doet eerst te leren kennen. Het draait in eerste instantie niet om wat je doet, maar om wie je bent. Als jullie dus samen gaan lunchen en jij begint meteen over het werk, dan denkt de andere partij ‘Is er nou totaal geen interesse voor mij?’ En dat is voor hem geen motivatie om te investeren in de samenwerking.”

Hiërarchie

Ook hiërarchie is een belangrijke factor om rekening mee te houden bij internationale communicatie. Volgens Sabine is het zelfs het meest onderschatte element tussen verschillende culturen. Als je namelijk een meeting hebt en je ziet niet met de juiste niveaus aan tafel, dan worden er ook geen beslissingen genomen. “En de manier van leidinggeven die in sommige landen heel normaal is, niet delegeren maar controleren, kan voor Nederlanders heel naar zijn. Wij zijn gewend om veel eigen verantwoordelijkheid te krijgen en te nemen en om met eigen input verbetering te brengen voor het bedrijf.”

Eén-tweetje

Voor managementassistenten is het belangrijk om nog iets te weten. “Voel je niet te gekwetst als zakenrelaties uit het buitenland direct naar je manager gaan in plaats van zaken eerst met jou te bespreken. Voor ons is het heel normaal dat je als managementassistent het aanspreekpunt bent in een organisatie, want in Nederland ben je als secretaresse meer een sparring partner. Je denkt mee en draagt ook ideeën aan. In het buitenland is de verhouding tussen manager en secretaresse heel anders. Daar voer je uit wat je opgedragen wordt, je bent echt een assistent.”

Tip

Meer leren over internationaal communiceren? Schrijf je dan in voor onze nieuwe training Effectief ondersteunen op internationaal niveau.

Reageer op dit artikel