artikel

Stop de stapels

Digitaal werken

Liggen er bij jou op het werk nog stapels papier op de bureaus? Aantekeningen, notulen, takenlijsten, telefoonnotities, nog niet gearchiveerde vergaderstukken? Stop de stapels van jezelf én van je collega’s met deze tips van professioneel organizer Annemiek Tigchelaar. Tip 1: Pas de AAA-regel toe Hanteer bij het sorteren van stapels papier de AAA-regel (die ook […]

Liggen er bij jou op het werk nog stapels papier op de bureaus? Aantekeningen, notulen, takenlijsten, telefoonnotities, nog niet gearchiveerde vergaderstukken? Stop de stapels van jezelf én van je collega’s met deze tips van professioneel organizer Annemiek Tigchelaar.

Tip 1: Pas de AAA-regel toe

Hanteer bij het sorteren van stapels papier de AAA-regel (die ook werkt bij e-mails). Bij elk document heb je de keuze uit één van de volgende categorieën:

  • Afdanken: wat kan er weg?
  • Archief: wat wil je bewaren?
  • Actie: waar moet je nog iets mee doen?

Tip 2: Wees kritisch in wat je wil bewaren

Je kunt jezelf de volgende vragen stellen om te achterhalen wat je daadwerkelijk moet bewaren en wat niet. Stel de vraag enkele malen waarbij je steeds de klemtoon een woord verlegt:

  • Wát moet ik waar bewaren? Oftewel: heb ik dit echt nodig?
  • Wat móet ik waar bewaren? Oftewel: ben ik verplicht dit te bewaren?
  • Wat moet ík waar bewaren? Oftewel: bewaart een ander dit ook?
  • Wat moet ik wáár bewaren? Oftewel: bewaar ik het digitaal of op papier?
  • Wat moet ik waar bewáren? Oftewel: is het nog recent, hoe lang moet dit bewaard blijven?

Tip 3: Zorg dat het digitale archief op orde is

Mensen bewaren vaak veel informatie op papier omdat ze bang zijn het digitaal nooit meer te kunnen terugvinden. Zie hier een valkuil bij de omschakeling naar digitaal werken: papierloos werken is niet simpelweg het weghalen van stapels. Er zijn randvoorwaarden nodig, waaronder een goede inrichting van de server zodat digitale documenten goed vindbaar zijn. Wil je weten hoe je dat het beste doet? Schrijf je dan in voor onze training Digitaal Archiveren.

Tip 4: Moet je collega’s begeleiden naar papierloos werken? Laat mensen dan in hun eigen tempo opruimen

Respecteer de beslissingen van een ander. Forceer niets, dat werkt alleen maar averechts. Je aanwezigheid kan al voldoende zijn om mensen het benodigde duwtje in de rug te geven.

Door Annemiek Tigchelaar, bestuurslid van de NPBO (Nederlandse Beroepsvereniging van Professioneel Organizers). Kijk voor meer info op www.nbpo.nl

Lees ook

Digitaal archiveren: hamsteren of opruimen
Opzetten gezamenlijk digitaal archief

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels