artikel

Sway: wat kun je ermee?

Digitaal werken

Het zou het antwoord kunnen zijn op het presentatieprogramma Prezi, een nieuw alternatief van Microsoft: Sway. Verrassend eenvoudig in gebruik, blits én gratis. Wat kun je ermee?

Sway: wat kun je ermee?

App

Sway is een app in de Microsoft Cloud. Dat betekent dat je er een Microsoft Account voor nodig hebt. Log in bij www.onedrive.live.com met een hotmail-, live- of outlook- account. Klik linksboven op het icoon met de tegels en je ziet alle webapps die de Microsoft Cloud je gratis biedt. Naast webmail en OneDrive zie je ook Sway in de lijst. Klik erop en je komt in de Sway-portal. Net zoals Prezi maak je en bewaar je alle presentaties in een webportal. Een Sway-presentatie kun je niet downloaden. Let even op de URL die in je browser staat: https://sway.com/myDat betekent dus dat je ook rechtstreeks naar je Sway-portal kunt surfen. Inloggen met je Microsoft-account is noodzakelijk.
Werk je in een zakelijke Office 365-omgeving dan staat Sway er ook bij. Bedenk wel dat de Sway’s die je hier maakt niet in dezelfde omgeving staan als die van jezelf. Dat kan verwarrend zijn want de Sway-omgeving ziet er in beide omgevingen precies hetzelfde uit. Sterker nog: ze hebben beide hetzelfde internetadres. Alleen het account om in te loggen is anders.

Toepassing

Een Sway is prachtig als online cv, een nieuwsbrief, een uitnodiging of corporate informatie die je digitaal wilt zien. Voor een strakke, professionele presentatie is het echter niet geschikt. Ik merk dat er veel werk gestoken wordt in het maken van nieuwsbrieven in Word, InfoPath of pdf. Maar met Sway heb je dat zo voor elkaar. Sway is beter in staat om met tekst om te gaan dan Prezi. Bijkomend ijzersterk voordeel van Sway: je kunt naar iedereen een hyperlink sturen van de Sway-nieuwsbrief. De ontvanger hoeft niet in te loggen. De hyperlink kan dus ook op intranet, een website of mailinglist. Embedden kan ook zodat je de Sway meteen schermvullend op een webpagina kunt bekijken.

Presenteren met een Sway

Wie een vlotte, informele presentatie wil geven kan Sway prima gebruiken. Het programma speelt af in je browser, dus je moet deze wel schermvullend zetten (gebruik de knop F11 voor Internet Explorer en Chrome) en gebruik een afstandsbediening. Sway reageert daar net zo op als een PP, een Keynote of Prezi.

Opzetten van een Sway

Sway is verbazend eenvoudig in gebruik. Het programma leidt je stap voor stap door de mogelijkheden. De ‘verhaallijn’ is opgebouwd uit ‘kaarten’. Er zijn kaarten voor tekst (titels of gewone tekst), kaarten voor media (afbeeldingen, video, grafieken, hyperlinks en zelfs tweets) en kaarten voor het groeperen van afbeeldingen. Vervolgens kies je een ontwerp. Er is een veelvoud aan mooie templates die je mag bewerken. Zo kun je er je eigen huisstijl in verwerken. Ben je zelf niet zo creatief dan laat je Sway zelf kiezen met de knop ‘remix’. De laatste stap is de navigatie kiezen: verticaal, horizontaal schuivend of horizontaal pagina voor pagina. De laatste beantwoordt het meest aan het ‘swipe-gevoel’ op een mobile device. Navigeren in een Sway is nog het leukst op een touchscreen (een tablet of een digibord).

Afbeeldingen groeperen

Een vernieuwende functionaliteit is dat je afbeeldingen kunt groeperen. Zo maak je mini-presentaties van een groep afbeeldingen. Deze kun je stapelen, schudden, vergelijken met elkaar, uitvergroten of focussen op delen van de afbeelding. Een functionaliteit die nog niet aan het einde van de mogelijkheden is.

Afbeeldingen vinden

Microsoft heeft de quote “Niet zoeken maar vinden” in hun SharePoint- campagne opgenomen. Deze kreet geldt ook voor Sway. Als je een stuk tekst hebt toegevoegd en je wil vervolgens een afbeelding toevoegen, dan krijg je meteen online afbeeldingen op basis van de woorden in de tekst. Dat is handig. En kijk eens welke grappige afbeeldingen er voorgesteld worden bij een verslag over een teamreisje naar Parijs…

Word, PowerPoint en pdf omzetten

Als deze bestanden niet groter zijn dan 20 MB kun je ze meteen omzetten naar een Sway. Bij een PP ben je daar al snel overheen. Oplossing is de plaatjes uit de PP te halen en in Sway weer toe te voegen. Als je een saaie, tekstuele PowerPoint opsmuk moet geven is het een idee om deze te importeren in Sway en er plaatjes bij te voegen. Als er veel opmaak is toegepast in het brondocument kan het zijn dat je hier en daar wat moet bijschaven in Sway. Zo merk ik dat kop- en voetteksten ook worden meegenomen en dat is niet de bedoeling.

Samen ‘Swayen’

Het is mogelijk om met meerdere auteurs aan dezelfde Sway te werken. Via de knop ‘auteurs’ kopieer je de hyperlink en deze stuur je naar de medeauteur. Die heeft wel een Microsoft-account nodig.  In het lijstje zie je wanneer iemand is ingelogd op het moment dat jij dat ook bent. Naam en e-mailadres worden vermeld. Wijzigingen worden real-time ingevoerd. Het lijkt mij interessant om er dan gelijktijdig een Skype-sessie bij te zetten.

Sway leren

Geen idee wat er niet zou lukken als je een Sway maakt. Maar voor wie toch wat tips & tricks wil heeft Microsoft een knop ‘Zelfstudie’ ingebouwd. Deze verwijst naar filmpjes op YouTube waarin alle functionaliteiten worden uitgelegd. Makkelijker wordt het niet.

Bekijk hier de Sway van dit artikel. 

Door Roel Peeters. Roel is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken- en tools, Office 365 en samenwerken in Sharepoint. www.roelpeeters.nl. 

Dit artikel is opgenomen in de Management Support Vakbase en tijdelijk ook vrij toegankelijk voor niet-leden van de Vakbase. Wil je alle Vakbase artikelen kunnen raadplegen. Dat kan voor € 99,50 per maand. Klik hier voor meer info en/of om je te registreren.

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels