artikel

Top 5 e-mail tijdvreters

Digitaal werken

Als je niet oppast, wordt je werkdag geregeerd door je mailbox. Je komt niet toe aan je gewone werk omdat er steeds ‘dringende’ e-mails tussendoor komen. Hoe voorkom je dat? Allereerst door je bewust te worden van de valkuilen van e-mail. Een top 5 e-mail tijdvreters. 

Top 5 e-mail tijdvreters

1. Je bezighouden met onbelangrijke berichten die geen toegevoegde waarde voor het uitoefenen van je functie hebben.

De meeste mensen volgen de inhoud van hun inbox. Dat betekent dat ze berichten lezen en beoordelen die niet direct van belang zijn voor hun taken. Dat is zonde van de tijd.

2. Van bericht naar bericht springen en daardoor heel fragmentarisch met berichten bezig zijn zonder ze in één keer af te handelen.

Op deze manier doen mensen steeds hetzelfde, ze maken een handeling niet af en het feitelijk actie ondernemen en afhandelen van e-mailberichten wordt uitgesteld. Uitstelgedrag is in het concept van timemanagement een van de grootste tijdverspillers.

3. Vergeten om je e-mailberichten te archiveren of te verwijderen nadat je ze afgehandeld hebt.

Niet archiveren betekent zoeken, zoeken en nog eens zoeken. En zoeken kost tijd.

4. Berichten beantwoorden of vragen in behandeling nemen die niet bij jou horen.

Dat betekent dat je niet weet waar je eigen verantwoordelijkheden en prioriteiten liggen. De tijd die besteed wordt aan het doen van andermans werk kan dan niet besteed worden aan het werk dat je wel zou moeten doen. De e-mail kost dus twee keer zoveel tijd.

5. Je e-mailberichten af willen handelen in een omgeving waarin je je onmogelijk kunt concentreren.

Als je ingewikkelde e-mailberichten wilt afhandelen in een onrustige omgeving, is de kans dat je fouten maakt die je achteraf moet herstellen heel groot. Ook kost het meer tijd om je te concentreren in een drukke omgeving. Het is beter om een kamer op te zoeken waar het rustig is en waar je in kunt loggen op je eigen account.

Bron: Efficiënt e-mailen van Denise Hulst

Reageer op dit artikel