artikel

Spelen met weergaven in Word

Digitaal werken

We werken allemaal met Word en denken het wel te kennen, maar met iedere nieuwe Office-versie wordt ook Word aangepakt. Deze veranderingen blijven bij velen echter onbekend. Daarom hier wat toelichting over het spelen met weergaven in Word.

Spelen met weergaven in Word

Sinds het lezen van documenten steeds meer op mobile devices gebeurt, moest Microsoft ervoor zorgen dat documenten niet standaard met alle bewerkingsknopjes worden getoond. De leesweergave als standaardweergave dus. En dat geldt niet alleen als je een Word-bestand opent vanuit een map, maar ook als je er eentje opent vanuit de mail. Voordeel van deze weergave is dat je het volledige scherm benut en dus meer tekst ziet en dat er ook meteen twee pagina’s worden getoond. Wil je toch aan het werk, dan is er een tabblad Beeld waar je het document in de bewerkingsmodus kunt zetten of opmerkingen kunt aanbrengen.

Leesweergave standaard uitzetten 

Werk je veel in Word en wil je liever meteen de bewerkingsweergave zien? Dat kan. Ga naar Bestand >> Opties >> Algemeen. Daar vink je uit dat bestanden worden geopend in leesweergave. Outlook zal zich dan ook braaf aanpassen aan deze instelling in Word.

Tabletweergave

Deze kun je enkel zien en uitproberen als je daadwerkelijk op een tablet (of mobile device) een Office-bestand opent. Sinds Office 2013 merkt ieder Office-programma wanneer een Touch-scherm is aangesloten. Ook hier is de leesmodus standaard maar hier is ook de bewerkmodus anders. Kenmerkend: de knoppen in het Lint (de werkbalk) staan verder uit elkaar. Je kunt weer naar pc-modus schakelen via een speciaal knopje, bovenin de werkbalk voor Snelle Toegang.

Twee pagina’s 

Word opent standaard met één pagina in het midden. Dit stamt nog uit de tijd van de vierkante beeldschermen waarop niet meer ruimte beschikbaar was. Maar tegenwoordig hebben we breedbeeldschermen. Stel daarom in dat er twee pagina’s naast elkaar worden getoond via Beeld >> Meerdere Pagina’s. Zie je er meer dan twee? Dan heeft dit te maken met het zoomniveau. Lees daarvoor het volgende item. En wil je toch maar één pagina maar dan wel vensterbreed: daar zit een knop voor onder de naam Paginabreedte.

Zoom in en uit

Ik gooi ‘m in iedere training: de combinatie Ctrl-toets en scrollen met het muiswieltje. Geen echte sneltoets dus maar o zo handig! Open eens een document met een aantal pagina’s. Gebruik nu de combinatie Ctrl+scroll om in- en uit te zoomen. Inderdaad, het heeft precies dezelfde functie als de zoombalk rechts onderin of het aanpassen van het percentage van het zoomniveau.  En in combinatie met de hierboven beschreven instelling Meerdere Pagina’s kun je het hele boekwerk tonen door voldoende uit te zoomen. Dit is een handige functie, makkelijk en snel, om de grote lijn van opmaak in een oogopslag te zien, om lege ruimtes of pagina’s te vinden of om te navigeren.

Klonen en splitsen 

Via het tabblad Beeld kun je het document ‘klonen’ of splitsen. Met Nieuw venster maak je een gesynchroniseerde kopie van je document; met alle vensters zorg je ervoor dat het origineel en de kopie netjes onder elkaar staan. Je kunt dan in hetzelfde document op twee verschillende plaatsen tegelijk kijken. Met de knop Splitsen doe je hetzelfde maar je blijft in één document. Door de muis te scrollen boven een van de vensters kun je een andere plaats in het document bekijken. Beide technieken komen op hetzelfde neer. Zij zijn bruikbaar als je informatie in een document nodig hebt op een andere plaats in datzelfde document. Bijvoorbeeld als de prijslijst in hetzelfde document als de offerte staat. Je hoeft dan niet heen en weer te scrollen. Zeker bruikbaar is deze techniek bij het maken van notulen waarbij er onderaan ook een takenlijst is toegevoegd. Je kunt dan die takenlijst continu in beeld laten en aanvullen.

Krachtig navigatievenster

Wil je snel een woord of zin zoeken in een document? Wil je een overzicht van alle hoofdstukken zonder de inhoudsopgave te gebruiken? Wil je hoofdstukken verplaatsen zonder tekstselectie? Het navigatievenster kan structureren, navigeren en zoeken. Open het venster via Beeld >> Navigatievenster aanklikken. Als je in de tekst gebruikmaakt van Stijlen (‘koppen’) dan zie je die allemaal in het navigatievenster. Met de driehoekjes voor iedere titel en subtitel klap je de onderliggende tekst in of uit. Via het zoekvak zoek je woorden of zinnen. De gevonden plaatsen worden in het navigatievenster weergegeven in stukjes tekst of op paginaformaat. Ook worden ze in de tekst zelf geel gemarkeerd. Door in het navigatievenster te klikken, verschijnt de tekst meteen in het document. Dit is ook een makkelijke plaats om gevonden woorden te wijzigen in een ander woord. ‘Debiteuren’ vervangen door ‘Crediteuren’ bijvoorbeeld (al zou ik dat persoonlijk niet doen…). Het zoekveld kan ook naar afbeeldingen, tabellen en opmerkingen zoeken. Voor wie vaak met groter documenten aan het werk moet is dit een onmisbaar venster. Bedenk wel dat als je het aanzet en je het vervolgens opslaat, de volgende documentgebruiker het navigatievenster óók open ziet staan. En die heeft er vaak niets aan. Dus na de werkzaamheden: dit venster sluiten en het document opslaan.

Door Roel Peeters, www.roelpeeters.nl 

Beeld: RoSonic / Shutterstock.com

Reageer op dit artikel