artikel

Digitaal werken: de mythe van de mappen

Digitaal werken

Het is een mythe dat het absoluut nodig is om in je mailprogramma een boomstructuur aan mappen op te tuigen. 

Digitaal werken: de mythe van de mappen
  • In Gmail kun je naast mappen aanmaken ook labels maken waarmee je je berichten een kleurtje, oftewel kenmerk geeft. Verplaatsen naar mappen is dan niet noodzakelijk, zo lang je voor jezelf maar duidelijk hebt wat bij wat hoort.
  • Daarbij is de zoekfunctie van je mailsysteem zó goed dat je niet per se je mail hoeft te archiveren in een bepaalde map om iets terug te kunnen vinden. Zoeken op naam, mailadres of term is voldoende om snel iets op te vissen uit de berg mail.
  • Mappen zijn wél nuttig als je om bepaalde redenen iets ‘visueel uit het zicht’ wilt hebben. Bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven die je met een regel laat binnenkomen in een aparte map. Gmail zorgt er zelf al voor dat alles wat lijkt op een nieuwsbrief in de map ‘Reclame’ komt.
  • Een andere nuttige map is ‘Wachten op’. Hierin plaats je mails die voor jou geen actie bevatten maar die je wel in de gaten wilt houden.
  • Ook nuttig: de map ‘Later lezen’ voor alle onderwerpen waar je niet direct je aandacht aan kunt schenken maar wel op een later moment.
  • Krijg je een bericht met heel veel tekst? Vraag je dan meteen af of je het wel gaat lezen vanaf je beeldscherm. Zo niet, print het document dan en leg het ergens neer waar je het echt gaat lezen.

Digitale alternatieven

Een overleg plannen met meerdere mensen –> deel je reeks data en tijden via een plansite zoals datumprikker.nl of afspreken.nl

Een document sturen dat één of meer personen gaan bewerken –> deel het via een cloudopslag als dropbox.nl of google.com/drive

Documenten langere tijd bewaren –> sla ze op op je computer, je agenda, cloudopslag of externe harde schijf, bij het onderwerp waar ze bij horen (en verwijder de mail die ze stuurde, tenzij die verder nog nuttige informatie bevat)

Iemands contactgegevens bewaren –> sla ze op in je Contactpersonen (en verwijder de mail die ze stuurde, tenzij die verder nog nuttige informatie bevat)

Url’s naar interessante websites –> sla ze op bij je favorieten in je browser

Iemand een complexe boodschap geven –> kijk of de complexe boodschap echt per mail kan en moet. Een persoonlijk gesprek of telefoontje is beter; stuur daarna een mail met daarin kort wat je besproken hebt. Zorg voor een duidelijke lay-out.

Iemand een vervelende of negatieve boodschap geven –> kies voor een persoonlijker manier zoals een telefoontje of persoonlijk gesprek. Stuur daarna een mail met daarin wat je hebt besproken.

Een groot bestand sturen –> deel het via cloudopslag, bijvoorbeeld dropbox.nl of google.com/drive. Of stuur het via een verzendwebsite zoals WeTransfer.com.

Bron: boek Final.def.versie3 van Karen Visser | New Broom

Verdieping

Digitaal samenwerken
Powersecretaresse digitaal
Samenwerken met Outlook
Masterclass Outlook

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels