artikel

De geheimen van de PDF

Digitaal werken

Iedereen kent het pdf’je. Geliefd om zijn eenvoud en het behoud van de opmaak en zonder problemen te openen op een mobieltje. Maar Adobe blijft PDF door ontwikkelen. Ken jij alle geheimen van dit bestandstype al?

De geheimen van de PDF

Het succes van pdf

Adobe heeft er voor gezorgd dat het bestandsformaat pdf geopend kan worden met een gratis programma: Adobe Acrobat Reader. Vervolgens gaf Adobe aan alle software partijen die het maar wilden de mogelijkheid om hun data weg te schrijven naar dit formaat. En ziedaar: de hele wereld kreeg een bestandsformaat dat iedereen  altijd kon openen. Want het is natuurlijk niet zo dat iedereen op deze wereld Microsoft Office op een pc heeft staan. En om er voor te zorgen dat een bedrijf zich dat niet af hoeft te vragen stuurt iedereen Office bestanden gewoon als pdf op. 100% zekerheid dat de klant het bestand kan openen.

Een Word-document meteen als pdf verzenden

Omdat pdf gemeengoed is geworden biedt ieder professioneel softwarepakket de mogelijkheid om de data weg te schrijven als een pdf. Microsoft doet dit ook standaard sinds versie 2010. Een vers gemaakt Office document kan, nog voor je het hebt opgeslagen, meteen als pdf worden verzonden. Daarna hoeft je het niet meer als pdf op te slaan maar kun je het als een origineel Office bestand bewaren. Nog veel te vaak zie ik medewerkers documenten eerst als pdf opslaan en vervolgens dit toevoegen vanuit de e-mail applicatie. Tijdverspilling en niet efficiënt.

PDF maken om te beveiligen?

Een veelgehoorde reden om pdf te gebruiken is dat het bestand niet te wijzigen is door diegene die het ontvangt. Tenzij je het erg dure pakket Adobe Acrobat aanschaft. Voor officiële brieven, offertes, opdrachtbevestigingen en facturen is dit allemaal reuze handig. Laat ik meteen dit hardnekkig misverstand uit de wereld helpen want daar is pdf nooit voor bedoeld; sterker nog, dat argument is volledig achterhaald. Sinds Microsoft Office versie 2013 uitbracht zit het openen van een pdf standaard in het pakket. Probeer maar eens met Word een pdf te openen. Ook Adobe Acrobat Reader DC biedt zelf de mogelijkheid op te slaan naar Word of Excel. De lay-out springt  hier en daar wat uit de band maar in de meeste gevallen is er geen enkel probleem. Vooral documenten die vanuit Office zijn opgeslagen als pdf worden zonder problemen weer geopend alsof het een office document is.

Niet iedere pdf is te kraken

Als je een pdf wilt beveiligen dien je een betaald account te hebben op Adobe Acrobat. Voor minstens €15/maand heb je een licentie waarbij je dit kunt doen. Je kunt beveiligen tegen openen, tegen bewerken, tegen afdrukken (of enkel in een matige resolutie), tegen verzenden of een combi van deze. Dat verklaart waarom niet elke pdf in Office is te openen.

Gratis account

Een gratis account aanmaken bij Adobe is zo gepiept. Je krijgt een profiel én een Cloudopslag waarin je al je pdf`jes in kunt bewaren. Je koppelt dit account aan de beste pdf reader die er is (Adobe Acrobat Reader DC). En het mooiste is nog dat je aan dit account ook je OneDrive, SharePoint en Dropbox accounts kunt koppelen. Zo kun je iedere pdf meteen in de juiste Cloud zetten. En heb je metadatering verplicht gesteld in SharePoint dan wordt deze ook meteen gevraagd. Het voordeel van ingelogd blijven is dat je bij iedere pdf die je opent altijd je Cloudopslag bij de hand hebt. En omgekeerd, dat je de Reader kunt openen om op zoek te gaan naar een pdf die je recent hebt geopend.

Een pdf openen vanuit een website

Heel veel info en invulformulieren worden via websites ter beschikking gesteld. Echter als je via deze weg een pdf opent mis je meestal de knoppen voor bewerken en opslaan. In IE kun je de knoppen zichtbaar maken door op de ESC-knop te drukken, in Chrome en Edge wordt opslaan en downloaden zichtbaar als je met je muis hoovert aan de bovenzijde. In Chrome kun je ook de Adobe Acrobat extensie toevoegen. Je krijgt dan een knop bovenin je werkbalk waarmee je ten allen tijde iedere weppagina of online pdf kunt bewerken.

Invullen en van een handtekening voorzien

Invulformulieren worden meestal in pdf aangeleverd. Echter, de meesten printen ze uit, vullen ze in, scannen en mailen vervolgens retour. Dat is veel werk en niet nodig. Professioneel gemaakte pdf`s zijn voorzien van invulvelden. Is dat echter niet het geval (omdat ze bijvoorbeeld vanuit Word zijn gemaakt) dan kun je er alsnog op schrijven. Dat kan niet meteen in een online pdf. Je dient deze eerst te downloaden. Maak dan gebruik van het gereedschap in Adobe Reader DC. Kies hier voor ‘Invullen en Ondertekenen’. Je kunt vervolgens kruisjes zetten, vinkjes, tekstvakjes neerzetten waar je maar wilt en het formulier van een handtekening voorzien. Als je het gratis account hebt aangemaakt en bent ingelogd kun je het handtekening gebruiken dat je in je profiel hebt bewaart. Maar ben je niet ingelogd dan bestaat er de mogelijkheid dat je je naam intypt en deze in geschreven tekst wordt omgezet. Niet echt je handtekening maar het ziet er wel echt uit. Vervolgens sla je de ingevulde pdf op (al dan niet in een Cloud) en/of stuur je hem naar de betrokkenen via e-mail.

Door Roel Peeters, Microsoft specialist en trainer, www.roelpeeters.nl

Reageer op dit artikel