artikel

Digitaal archiveren invoeren: een stappenplan

Digitaal werken

Stop met documentbeheer op papier en stap vandaag nog over naar digitaal archiveren. Hoe je dat doet? Met dit handige stappenplan van onze trainer Marianne H.M. Smits.

Digitaal archiveren invoeren: een stappenplan
  • Nodig een aantal collega’s uit om samen de digitale mappenstructuur te gaan ontwikkelen.
  • Start de brainstormbijeenkomst met het uitleggen van de uitgangspunten voor een digitale structuur.
  • Neem een uitdraai van de huidige mappenstructuur als start voor de brainstorm.
  • Bespreek van iedere bestaande map wat er in die map opgeslagen is.
  • Is de informatie noodzakelijk, ook in de nieuwe structuur, dan maak je een ‘geeltje’ met daarop de omschrijving van het soort informatie.
  • De geeltjes plak je op de flipover, waarbij je voor ieder nieuw onderwerp een nieuwe ‘groep’ aanmaakt. Hiermee bedoel ik dat je het geeltje dan plakt op dezelfde hoogte als de andere geeltjes met de andere onderwerpen. De geeltjes die qua onderwerp bij elkaar horen, plak je bij elkaar. Je maakt er dus een ‘stapeltje’ van op de flipover, maar wel zo dat het onderwerp zichtbaar blijft. Als voorbeeld: bij het onderwerp ‘vergaderingen’ plak je alle geeltjes die daarmee te maken hebben.
  • Als je alle mappen uit de huidige structuur besproken hebt, start je met kiezen van de namen van de hoofdmappen. Let op dat je de mappen onderscheidend van elkaar benoemt.
  • Vervolgens ga je aan de slag met het maken van de substructuur. Dit doe je per hoofdmap. Je neemt de stapel met geeltjes, plakt de naam van de hoofdmap op de flipover en bepaalt wat de namen van de submappen worden.
  • Als je dit hebt gedaan voor alle mappen, ben je klaar met de conceptstructuur.
  • Spreek af dat iedereen die bij de brainstorm betrokken was vervolgens de conceptstructuur gedurende een aantal weken uitprobeert.  Dit doe je door iedere mail die je ontvangt in je hoofd te plaatsen in één van de mappen uit de conceptstructuur. Ontvang je een mail die niet past bij een van de mappen, maar wel het archiveren waard is, dan schrijf je het onderwerp op.
  • Na de proefperiode kom je nogmaals bij elkaar om de ervaringen te bespreken. Zijn er onderwerpen die nog moeten worden toegevoegd aan de structuur, dan bespreek je het op dezelfde manier als tijdens de eerste brainstormbijeenkomst.
  • Zo creëer je een structuur die voor iedereen helder en duidelijk is en draagvlak heeft.
  • Nu nog even afspreken wanneer je de structuur daadwerkelijk gaat invoeren. Kies daarbij een datum die iedereen zich na een aantal jaar nog kan herinneren. Bijvoorbeeld 1 januari, maar het kan ook de datum van verhuizing naar een nieuw pand zijn, de datum van een fusie, enzovoort. Deze datum is belangrijk vanwege een volgende stap.
  • Je gaat naar de afdeling Automatisering en vraagt hen om voor alle gebruikers van de nieuwe structuur de mappen aan te maken op de kantoorserver. Vervolgens vraag je hen die mappen op de afgesproken datum beschikbaar te stellen. Tenslotte verzoek je om de ‘oude mappen’ vanaf de datum van de ingang van de nieuwe structuur op ‘alleen-lezen’ te zetten. Concreet betekent dit dat op de ingangsdatum de gebruikers hun informatie die is opgeslagen in de oude mappen nog wel kunnen openen, maar in de oude mappen kan geen informatie meer worden opgeslagen. Dan krijgt de gebruiker de melding ‘deze map is alleen lezen’. Hierdoor zorg je er op een vriendelijke manier voor dat iedereen van je nieuwe mappenstructuur gebruik gaat maken. Zou je dit niet doen, dan blijkt in de praktijk de overgang naar een nieuwe mappenstructuur bijzonder lastig omdat iedereen het liefst blijft werken zoals hij dat altijd gedaan heeft.

Dit stappenplan komt uit het boek Doen wat ertoe doet, lean werken op het secretariaat van Marianne H.M. Smits. Bekijk hier meer info over het boek. 

Marianne verzorgt voor Management Support ook de training Digitaal archiveren.

Reageer op dit artikel