artikel

Handige tips voor Outlook, Word en Excel

Digitaal werken

De programma’s in de Microsoft Office suite hebben één ding tegen: ze zijn zo uitgebreid dat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over laat. In mijn trainingen krijg ik juichende reacties als ik de deelnemers hier en daar een vinkje laat wijzigen of een knopje laat indrukken. Daarom hier een lijstje. Als je ze allemaal kent ben je zeer Microsoft-kundig!

Handige tips voor Outlook, Word en Excel

Outlook

Het leesvenster in Outlook is handig, maar stel dan wel in dat een e-mail niet als gelezen wordt beschouwd als je deze in het leesvenster ziet:

tabblad Beeld >> knop Leesvenster >> Opties >> uitvinken “Item als gelezen markeren als selectie wordt gewijzigd” 

De Favorietenlijst is soms verdwenen. Activeer deze via tabblad Beeld >> Favorieten. Hier heb je via Opties de mogelijkheid om de module Notities als knop zichtbaar te maken. Doe dit door te kiezen voor 5 zichtbare items. In Notities sla je alle korte informatie op die je een keer nodig hebt (hyperlinks, vergaderruimtes, wachtwoorden en inlog accounts, nummers, afspraken, vaak terugkerende tekst in mail of documenten).

Bij Bestand >> Opties in Outlook kun je meteen een aantal handige dingen regelen:

E-mail: 

  • Schakel aan of uit welke meldingen je wilt krijgen bij een nieuwe e-mail
  • De sneltoets Ctrl+Enter gebruiken om een bericht te verzenden

Agenda:

  • Schakel uit dat er standaard een herinnering wordt gegeven bij het maken van een afspraak. Je wil dit namelijk bepalen op het moment dat je een afspraak maakt.
  • Vink aan dat je weeknummers wil zien in de agenda.
  • Schakel uit dat de weergave automatisch naar planningweergave schakelt als je een bepaald aantal agenda’s opent. Dit wil je namelijk liever zelf bepalen.
  • Vink een tweede tijdzone aan als je internationale afspraken maakt.

Zoeken: 

  • Vink aan in welke map er standaard gezocht wordt naar e-mail. Je kunt altijd later nog een andere locatie bepalen.

Word

Het verbaast mij soms dat gebruikers het Lint kwijt zijn en dat maar voor lief nemen. In versie 2010 vouw je het Lint in en uit met het kleine vinkje rechtsonder het Lint. Vervolgens prik je deze weergave vast met het kleine prikkertje dat verschijnt naast het vraagteken. In versie 2013 en 2016 regel je dit allemaal via het pull-down knopje bovenin rechts, naast je inlognaam.

Heb je er ook last van dat er een witregel wordt gemaakt bij iedere druk op de Enter-knop? Als je dat niet meer wil, kun je dit voor eens en altijd uitzetten via het onooglijk kleine pull-down knopje rechtsonder de groep Alinea in het Lint. Een menu opent met allerlei ingewikkelde mogelijkheden voor inspingingen en tekstterugloop. Kies hier bij “Afstand na” voor 0 punten. Vergeet niet om vervolgens op “standaard” te klikken of je kunt bij het volgende document opnieuw beginnen.

In het tabblad Beeld kun je leuke dingen doen:

  • De liniaal aanzetten (mocht je deze na de migratie naar een nieuwe versie kwijt geraakt zijn).
  • Het navigatievenster aanzetten als je in grote documenten werkt. Dit is een waanzinnig handig venster om te zoeken en om hele tekstblokken te verplaatsen.

Word en Excel

  • Spelen met vensters.
    Heb je een Word-bestand én een Excel-lijst nodig tijdens het notuleren of andersoortige bezigheden? Zet dan de ene links op je scherm en de andere rechts via de Windowsknop + pijltje links en Windowsknop + pijltje rechts. Notuleer je met een verslag dat helemaal onderin ook een takenlijst bevat? Open dan via het tabblad Beeld dezelfde notulen in een tweede venster. Als je de vensters dan links en rechts hebt, kun je hetzelfde document op twee plaatsen tegelijk bewerken. Tot op heden ben ik niemand tegengekomen die dit al wist! Deze functie is ook handig tijdens het werken op verschillende plaatsen in één Excel-lijst.
  • Een document meteen verzenden.
    Steeds meer mensen ontdekken dat je documenten niet eerst hoeft op te slaan en vervolgens als bijlage in een mailtje stoppen. Via Bestand >> Verzenden als (of Delen) >> kun je kiezen voor e-mailbijlage of e-mail met pdf-bijlage. Maar dit kan nóg sneller want heel diep in Office zit een knopje verstopt. Vouw het kleine pull-down knopje open dat bovenaan links in de werkbalk Snelle Toegang staat. Kies Meer opdrachten >> vouw “Populaire opdrachten” open en kies “Alle opdrachten” >> zoek vervolgens in de alfabetische lijst naar “verzenden” (er staat ook een zwart pull-out driehoekje bij) >> klik erop en vervolgens op Toevoegen. Nu staat deze knop in de Snelle Toegang bovenaan.

De compatibiliteitsmodus

Dit moeilijke woord kan ook erg moeilijk doen. Bij alle Office-documenten die gemaakt zijn in de versies tot en met 2003 staat deze melding bovenin het Office-programma achter de naam van het document. Ook al is 2003 erg lang geleden, veel documenten worden op basis van oude documenten gemaakt en zijn dus geënt op een document uit deze periode. Vaak heb je er geen last van. Tot je een keertje een nieuwe functionaliteit in de recente Office-versie wilt gebruiken (bijvoorbeeld SmartArts of Tabelweergave). Dan weigert het systeem. Zet deze compatibiliteitsweergave voor eens en voor altijd uit via Bestand en klik op de grote knop Converteren. Het oude document is meteen klaar voor vandaag en de toekomst!

Het Lint aanpassen

Het Lint is de brede werkbalk boven ieder Office-programma. Mis je de knoppen om formulieren te maken, dat klopt. Deze mogelijkheid moet je zelf aanzetten. Ga naar Bestand >> Opties >> Lint aanpassen. Zet in de lijst rechts een vinkje bij Ontwikkelaars. Merk ook dat je een compleet nieuw tabblad kunt maken of een groep in het bestaande Lint met al je lievelingsknopjes. Omgekeerd kun je dus ook alle knoppen die voor ballast of onrust zorgen gewoon uitzetten. Als je hierin erg ver gaat, herkent je collega je Office-versie niet eens meer. Je kunt er gerust om wedden dat ze de knoppen niet kan terugtoveren…

Door Roel Peeters. Roel is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in Sharepoint. www.roelpeeters.nl. 

Beeld: dennizn / Shutterstock.com

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels