artikel

Office 365: planner!

Digitaal werken

Voor wie gebruikmaakt van Office 365 Online en behoefte heeft aan een planningtool, is er de app Planner. Roel Peters neemt de werking en de plus- en minpunten met je door.

Office 365: planner!

Het is er al een tijdje, maar ik heb er even mee gewacht. Er zijn namelijk zoveel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoft-stal werkt Outlook Taken subliem, heeft Microsoft Wunderlist opgekocht en daaruit is nu ToDo ontstaan. Verder hebben ze ook nog SharePoint-takenlijsten, MS Project voor de diehards en ook OneNote heeft planningsmogelijkheden in huis. Bovendien laat Microsoft tegenwoordig ook andere spelers toe en kun je moeiteloos Trello integreren in Outlook 2016. De vraag is nu of Planner zich staande gaat houden. Omdat velen onder jullie werken met Office 365 Online en het daar gewoon beschikbaar is, wil ik het toch even doornemen. Met het gevaar dat dit artikel zo weer achterhaald is natuurlijk, want er wordt hard doorontwikkeld op Office 365 Online.

Waar staat Planner?

Planner is een app. Het is dus een online programma. Je kunt het niet als lokaal programma op je pc installeren. Het is een standaardonderdeel van een Office 365-licentie. Je kunt er rechtstreeks online naartoe via https://tasks.office.com. Vervolgens meld je je aan met je e-mailadres en wachtwoord van Office 365 en je komt in de app. Het kan ook als je al ingelogd bent in de Office 365-omgeving. In dat geval klik je op de App Launcher (‘de wafel’) linksboven in het scherm van je browser. Daarin staat standaard de tegel ‘Planner’.

Planner: hoe werkt het?

Zoals bij alle planningstools moet je even de weg zoeken in de structuur waarin taken worden weggezet. In Planner werk je met een Plan, dat is een project of een Team met een duidelijke opdracht. Dus niet de afdeling Communicatie maar wel het project Business Event. Hierin kun je eindeloos buckets maken. Die zou je ook projectonderdelen of sprints of gewoon hoofdtaken kunnen noemen. Vervolgens stop je in iedere bucket de echte taken. In een taak zit vervolgens nog een controlelijst. Dat zijn dan subtaken. Een bucket heeft een naam en een beschrijving. In een bucket kun je met het hele team discussiëren over de activiteiten binnen deze bucket. Dat doe je door opmerkingen te posten.

Wie doet wat?

Buckets zijn van alle leden in het Plan. De leden kun je netjes zien – met profielfoto en doorklik naar hun profiel. Taken kun je toevoegen aan een of meerdere personen. Ook die zijn via een profielfoto makkelijk te onderscheiden. De punten in de controlelijst zijn niet aan iemand te geven. Ik heb zelf bedacht om daar dan gewoon de naam bij te schrijven.

Wat is de status?

Als een taak voltooid is, beweeg je met je muis over de taak en wordt er een vakje zichtbaar om af te vinken. Buckets blijven altijd zichtbaar in het Plan en hebben een knop om alle voltooide taken zichtbaar te maken als je dat wenst. Om op de hoogte te blijven van de activiteiten in het Plan kun je je erop abonneren via updates in je e-mail. Dit staat standaard aan en dien je uit te zetten als je daar geen belang bij hebt. Dat doe je via de drie puntjes. Daar heb je ook nog meer mogelijkheden.

Een nieuw plan maken

Met een simpel ‘plusje’ maak je een nieuw Plan. Bedenk dat er meteen veel meer wordt aangemaakt: een e-mailadres naamplan@domeinnaam, een complete SharePoint-TeamSite en een machtigingstatus. ‘Openbaar’ wil zeggen dat iedereen binnen je organisatie de taken van het project kan inzien. Privé betekent dat de eigenaar (die het Plan heeft aangemaakt) zelf bepaalt wie er vervolgens wordt uitgenodigd als lid.

Overzichten en time lines

Gerangschikte lijsten: je kunt gegroepeerde lijstjes maken die je kunt in- en uitklappen. Dit kan op ‘toegewezen aan’, op ‘einddatum’, op ‘voortgang status’ en op ‘bucket’.
Om een professionele takenplanner te zijn, moeten er snelle en overzichtelijke dashboards en timelines worden gegenereerd. Dat is nog niet het geval. Op het moment van schrijven zijn er twee soorten grafische weergaves: ‘het bord’ geeft in een lijst de verschillende buckets met alle taken onder elkaar gerangschikt. Dit is een heel overzichtelijke lijst. Vervolgens kun je schakelen naar ‘grafieken’. Hier zie je een ringdiagram van de status van alle taken in alle buckets. Geen grafische overzichten per bucket of per label. Op de roadmap staat het maken van een timeline, dus die komt er uiteindelijk wel. De Planner-hub geeft een grafisch overzicht van de status van alle Plannen waar je lid van bent. Ik zie de toegevoegde waarde hier niet van, tenzij je manager bent en snel de status van alle projecten wilt zien.

Mobiel bereikbaar

Microsoft is met Office 365 helemaal op het mobiele platform gaan zitten. Ook voor Planner is er een app beschikbaar. Deze werkt prima en geeft de bovengenoemde overzichten goed weer.

Koppelingen naar andere tools in Office 365

Omdat een Plan-tool een onderdeel is van projectmatig werken, zijn er makkelijke knoppen gemaakt om naar andere tools over te schakelen binnen je SharePoint-Team-Site: bestanden, groepsagenda, eigen postbus van de groep en een OneNote-notitieblok. Merkwaardig gemis is een knop in de TeamSite om terug naar de Planner te gaan. Of Planner nog verder verbeterd wordt en hoe groot deze tool gaat worden, is nog even afwachten.

Auteur: Roel Peeters

Reageer op dit artikel