artikel

Het verschil tussen OneDrive en OneDrive

Digitaal werken

Verwarring, vragen, onjuiste informatie… Dat merk ik om me heen als het gaat over OneDrive. En er zijn blijkbaar twee soorten OneDrives. Wat is dan het verschil? En hoe werkt het? De werking ervan wijzigt ook nog eens voortdurend. En hoe zit dat nu eigenlijk met het synchroniseren van bestanden met de OneDrive Cloud?

Het verschil tussen OneDrive en OneDrive
Inferiorz Presents / Shutterstock.com

Uit deze vragen ontstond dit artikel.

Er zijn 2 OneDrive Clouds: privé en zakelijk

OneDrive is het plekje in de Microsoft Cloud waar je je eigen bestanden kunt opslaan. Alleen jij kunt deze zien. De verwarring treedt op tussen privé en zakelijk. Je hebt een OneDrive als je via internet naar je persoonlijke ‘wolk’ gaat met een Microsoft account (Hotmail, Live of Outlook.com). Je komt er via https://onedrive.live.com/about/nl-nl/. Die gegevens staan allemaal in Amerika.

OneDrive privé

Maar je hebt ook een OneDrive als je in een zakelijke Office 365-wolk werkt. Naast TeamSites waarin je samenwerkt, heb je daar óók een persoonlijk plekje. En dat plekje, tja, dat heet óók OneDrive. Daar kom je als je bent ingelogd met een zakelijk e-mailadres. De weg ernaartoe is via https://login.microsoftonline.com/nl. En deze data staat in Amsterdam/Ierland.

OneDrive zakelijk

Twee totaal verschillende plekken dus, maar wel met dezelfde naam.

OneDrive bestanden lokaal beschikbaar maken met OneDrive-synch

Werken via internet in de OneDrive Cloud is handig, maar we vinden het nog steeds prettig om er ook via de ‘vertrouwde weg’ heen te kunnen. En dat is via onze Verkenner of Finder. Daarom is het mogelijk gemaakt om al je bestanden in je OneDrive ook lokaal beschikbaar te hebben met een synchronisatie-tool: de Onedrive-synch.

Je kunt de OneDrive-toepassing installeren op Windows of Mac en op elke smartphone. Dat doe je via https://onedrive.live.com/about/nl-NL/download/

Je krijgt tijdens het installatieproces de vraag of je een koppeling wilt maken met een persoonlijk Microsoft-account of met je werkaccount. (Allebei kan ook, maar dan moet je het proces gewoon tweemaal doorlopen.) Je kunt de OneDrive synchronisatie-tool daarna vinden in je taakbalk. Dat is onderaan op een Windows machine (a) of bovenaan op een Macbook (b). Het ‘witte wolkje’ op de taakbalk regelt de synchronisatie van je privé-Microsoft-account. Het blauwe wolkje van je zakelijk Office 365- account.

OneDrive synchronisatie op Windows en Mac

Onedrive bestanden op je telefoon beschikbaar maken

Ook op je smartphone wil je altijd toegang tot je persoonlijke bestanden in Onedrive. Je begrijpt dat als je al die bestanden ook hier gaat synchroniseren, je dan al vlug over de opslaglimiet van je telefoon zit. Daarom is dit geen synchronisatie-tool maar enkel een snelle toegangspoort tot de Online OneDrive opslagplaats. Installeer de app vanuit de app-store. Download je bestanden uit de OneDrive-app op je telefoon (omdat je bijvoorbeeld niet afhankelijk wilt zijn van wel of geen internet) dan zijn dit kopieën!

Synchroniseer ook bestanden in je TeamSites

De verwarring over OneDrive slaat helemaal toe als je weet dat de OneDrive-synchronisatietool ook bestanden uit je Teamsites kan synchroniseren. De bestanden worden dan uiteindelijk niet in Onedrive gezet (want dat is je persoonlijke map) maar in een aparte bibliotheek die beschikbaar wordt gesteld in je Windows Verkenner of de Mac Finder.

Op de afbeelding zie je een printscreen van een Windows Verkenner waarin a) bestanden worden gesynchroniseerd uit Teamsites b) bestanden worden gesynchroniseerd uit de zakelijke, persoonlijke OneDrive en c) bestanden worden gesynchroniseerd uit de privé OneDrive.

Verschillende OneDrive-locaties

Spelen met je gesynchroniseerde bestanden

We werken onder andere in The Cloud omdat we niet zoveel meer offline willen opslaan. De digitale devices van nu en in de toekomst kunnen ook standaard steeds minder opslaan. Als we dan toch offline, via de Verkenner, aan onze Cloudbestanden willen komen dienen we dit slim te doen. Sinds het najaar 2017 is hierin veel verbeterd door de Fall-update van Windows 10.

Eerst bepaal je welke mappen en bestanden je daadwerkelijk wilt synchroniseren. Klik hiervoor met je rechtermuis op het OneDrive-wolkje in de taakbalk >> Instellingen >> Mappen kiezen >> vink aan wat je lokaal wilt kunnen zien. Maar: deze bestanden staan nog niet écht op je pc: zij staan ‘on-demand’ zodat ze geen ruimte innemen op je toestel.

3 manieren van synchroniseren

Op de afbeelding is dat te zien aan het ‘wolk-icoontje’ (a). Deze bestanden zijn enkel te openen als je verbinding hebt met internet. Als je het opent wordt het meteen naar je pc gedownload. Het zal daarna de status (b) aannemen. Dit soort bestanden kunnen ook zonder internetverbinding worden geopend en bewerkt. Zij zullen automatisch synchroniseren met de bronbestanden die Online staan. Wil je dergelijke bestanden toch weer de status (a) geven, klik dan met de rechtermuis op het bestand en kies voor ‘ruimte vrijmaken’. Wil je een map of bestand altijd offline beschikbaar hebben, klik er dan met de rechtermuis op en kies voor ‘altijd behouden op dit apparaat’. De status (c) wordt dan aangegeven via het icoontje.

Zie je niet wat hier beschreven wordt?

Dan werk je wellicht niet in een up-to-date Windows-omgeving, of niet in de laatste Office-versie 2016 of niet in een Office 365-omgeving of je hebt nog geen Microsoft account. Dan is het voor jou wellicht allemaal een kwestie van tijd…

Auteur: Roel Peeters

 

Reageer op dit artikel