artikel

Office 365: handige tips & trucs

Digitaal werken

Office 365 is aan een gestage groei bezig. Het gaat zo hard met de ontwikkelingen dat je snel het spoor bijster bent. Daarom geeft Roel Peeters een aantal handige tips om slim te werken met Office 365. 

Office 365: handige tips & trucs

Updaten

Ja, je kunt ook veilig blijven wachten tot de grote verplichte updates uitkomen. Maar nu Microsoft eindelijk luistert naar de gebruiker en in razend tempo functionaliteiten toevoegt, ga je toch niet wachten om het nieuwe speelgoed te gebruiken? Installeer daarom de laatste Office versie vanuit de Office 365 portal. Velen hebben de licentie voor 5 pc’s. Dus log even thuis in op je eigen pc en installeer meteen ook daar de recente versie. Vervolgens check je regelmatig of je versie up-to-date is. Ga naar een willekeurig Office pakket en klik via Bestand >> Account >> Updates bijwerken. Als het mogelijk is, vraag dan ook aan bij ICT om first release toe te passen op jouw account. Je krijgt dan de updates voor de goegemeente ook maar van iets weet. Je wilt toch voorop lopen als assistent? Leuk is dat je op dezelfde plaats ook kunt lezen wat er precies is gewijzigd in dat bepaalde Office pakket.

E-mailbijlagen meteen opslaan

Bijlagen worden nog massaal opgeslagen in e-mailmappen. Vaak zijn deze niet voor anderen toegankelijk. En verder horen ze simpelweg niet verstopt te zitten in een e-mailbericht. Al langer kun je een bijlage via webmail meteen toevoegen aan OneDrive, en nu is dit ook beschikbaar gemaakt vanuit de Outlook Client. Sterker nog, wie al met Office 365 Groups werkt kan ze ook daar opslaan. Je hebt alleen nog niet de keuze in welke map, want bijlagen worden standaard in de map ‘emailbijlagen’ opgeslagen.

Office 365 Groups

Als je in een Groupsagenda een afspraak zet, weet je zeker dat alle leden meteen een uitnodiging in de postbus hebben. Dat gaat vanzelf. Dat is ook de reden dat de knop ‘opslaan’ hier niet bestaat; wel ‘verzenden’. Je hoeft geen adressen in te voegen, want de leden zijn bekend. En als je een e-mail verzend vanuit deze group, dan staan de leden standaard in de distributielijst. Het bericht komt echter niet standaard in de postbus van de leden maar in de postbus van de Group. Wil je toch alle leden persoonlijk mailen, dan vouw je de distributielijst uit. Weet ook dat je altijd niet-leden kunt toevoegen aan een bericht. En besef ook dat een bericht vanuit een Group in je eigen Verzonden Items staat.

Meerdere postbussen open

Voor wie niet in de Outlook Client werkt, is de webmail vaak wat te eenvoudig voor het zwaardere secretaressewerk. Zo kan in de webmail niet de hele lijst met gedelegeerde postbussen worden gezet. Wil je dat alsnog doen, doe dit dan in een tweede tabblad. Klik met de rechtermuis op het huidige tabblad en kies voor ‘dupliceren’. In dit nieuwe tabblad open je vervolgens een andere postbus. Doe dit door op je eigen profielfoto, rechtsboven met rechtermuis te klikken. Kies vervolgens voor ‘een ander postvak openen’.

Meerdere Office 365 accounts openen

Steeds vaker zal het voorkomen dat je niet alleen in je eigen Office 365 omgeving werkt, maar ook in die van een andere organisatie waarmee je samenwerkt. Office 365 is er immers op voorzien dat externen zonder problemen kunnen worden uitgenodigd om samen te werken in dezelfde omgeving.

Het probleem is echter dat je in een en dezelfde browser niet tegelijkertijd in twee Office 365 omgevingen kunt werken. In dat geval kun je uitbreiden door een Inprivate sessie te starten (In Internet Explorer is dat met Ctrl+Shift+P). Maar in die sessie worden wachtwoorden niet onthouden. De tweede sessie openen in Edge, de nieuwe browser van Microsoft biedt ook een oplossing. En je kunt het ook via Chrome en Firefox doen. Daarbij hebben deze browsers allemaal ook weer een InPrivate mogelijkheid. Dat betekent dat je in bovenstaande opsomming dus acht Office 365 omgevingen tegelijkertijd kunt openen. Zo, dat heet dan een ‘spin in het web’.

Snelkoppeling

Het maakt niet meer uit op welk toestel of waar je bent, overal waar je een browser hebt die connectie heeft met het Internet is je Office 365 omgeving beschikbaar. Probleem is dat de meesten hun toegang via een favoriet of een snelkoppeling op het bureaublad hebben neergezet. Dat doe je om er snel heen te kunnen. Maar die favoriet heb je niet ter beschikking op de leenlaptop in vergaderzaal Huppeldepup in Amsterdam, toch? Doe maar lekker simpel: typ in het invul vak van de browser gewoon in ‘Inloggen in Office 365’. In het zoekresultaat staat er meerdere toegangsdeuren op de eerste 5 plaatsen.

Snuffelen via Delve

Microsoft wil niet meer dat we zoeken maar vinden. Delve is de snuffelaar die continu de bewegingen in de gaten houdt van documenten binnen de organisatie. Wie werkt er aan? Wanneer? En ook zoekt Delve uit wat jij relevant vindt. Dat weet Delve op basis van wie je mailt, met wie je afspraken maakt, met wie je in samenwerkingsgroepen zit en welk soort documenten je zelf maakt. Dit heet Machine Learning. Delve is een lerend mechanisme dat uitzoekt wie en wat voor jou interessant kan zijn. Hoe langer je met Office 365 werkt, hoe beter Delve jou leert kennen. Voor een assistent met de bekende eigenschappen van nieuwsgierigheid en controle uitoefenen, is Delve een waanzinnig hulpmiddel. Kijk dagelijks eens wat er op je bordje wordt gelegd. Vaak is het ontdekken van documenten waaraan wordt gewerkt weer een aanleiding om proactief stappen te ondernemen voor vervolg of bijsturing van processen.

Samenwerken en chatten in hetzelfde document

Je hoort er vaak over maar heb je het al eens gedaan? Als een document eenmaal in Offcie 365 staat kun je er met tientallen tegelijkertijd aan werken. Niet dat dat altijd hoeft maar het kan je zomaar gebeuren dat je samen met een collega op hetzelfde moment bedenkt verder te werken aan een document. Je ziet dan de naam van die collega automatisch verschijnen. Omdat je wel eens wilt weten dat die daar allemaal uitspookt open je meteen het chatvenster en kun je verhaal halen. Erg leuk en superhandig!

Tip

Meer weten over Office 365? Schrijf je dan in voor de training Haal alles uit Office 365 van Management Support.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels