checklist

Veilig digitaal werken: tips & trucs

Digitaal werken

In een wereld die steeds sneller digitaliseert, blijft het belangrijk dat gevoelige bedrijfsinformatie niet door onbevoegden kan worden ingezien. Hoe zorg je voor een veilige digitale werkomgeving? Een aantal tips & trucs van managementassistenten.

Veilig digitaal werken: tips & trucs

Veilig digitaal werken

Sandra, managementassistent bij een beursgenoteerde onderneming in het zuiden des lands:
“Wij gaan uitermate bewust met beveiligde informatie om. Zo heb ik een automatisch codeslot op mijn toetsenbord dat in werking treedt als ik het drie minuten niet aanraak. Ook blokkeer ik mijn computer bewust met Windows toets + L als ik van mijn plek ga. Als ik daarna weer aan de slag wil, betekent dat dat ik opnieuw moet inloggen. Daarnaast heb ik ingesteld op mijn tablet dat als er tien keer foutief wordt ingelogd alles automatisch wordt gewist. Rigoureus, maar het risico dat er iets uitlekt, is hierdoor minder groot. En verder hebben we natuurlijk altijd onze kasten op slot en doe ik elke keer als ik wegga de deur van mijn kamer op slot. Dat klinkt omslachtig, maar is in onze branche noodzakelijk. En als je je daar eenmaal van bewust bent, gaat het eigenlijk vanzelf.”

Henriëtte werkt bij een verzekeraar in midden-Nederland:
“Voor onze afdeling directie en secretariaat hebben we een aparte schijf, waarvoor alleen de direct betrokkenen rechten hebben. Datzelfde geldt voor de rechten in de agenda’s van de directie; er kan immers vertrouwelijke informatie in een afspraak staan. En met het managementteam maken we gebruik van SharePoint, waarbij de rechten ook alleen aan de leden zijn toegekend. Soms zie ik ook dat per e-mail verstuurde vertrouwelijke documenten een wachtwoord krijgen. Vooral wanneer daarin persoonlijke gegevens zijn vermeld. Met loginwachtwoorden gaan we heel zorgvuldig om: het is niet toegestaan die van collega’s te kennen. En op de afdeling hebben we een brandkast waarin vertrouwelijke informatie kan worden opgeslagen. We maken dus constant een afweging wat gevoelige informatie kan zijn. Maar dat hoort bij ons vak.”

Tips wachtwoord

  • Een wachtwoord moet eenvoudig genoeg zijn om te onthouden en sterk genoeg om niet makkelijk te kunnen kraken, dus gebruik: hoofdletters, kleine letters, cijfers, tekens en minimaal 8 karakters.
  • Maak een verdeling naar de domeinen waarop je werkt: gebruik één wachtwoord voor zakelijk werk, één voor e-mail, één voor correspondentie met banken en dergelijke, één voor social media, et cetera.
  • Bewaar wachtwoorden in een wachtwoord-kluis, zoals Keepass. Of in een beveiligd Excel-sheet.

Handige systemen

  1. Het regelen van rechten wie documenten mag lezen, afdrukken, kopiëren en archiveren, is instelbaar in de Active Directory.
  2. Er bestaan printers en kopieermachines die enkel werken voor diegenen die er toegang toe hebben.
  3. Er zijn systemen die een document pas uitgeven als de betrokken persoon ter plekke is.
  4. Een PDF kun je niet-afdrukbaar en niet-kopieerbaar maken.
  5. Met Windows-L kun je je computer locken wanneer je even weg moet. Daarna log je opnieuw in.

Training

Meer leren over (veilig) digitaal samenwerken? Schrijf je dan in voor onze training Digitaal samenwerken. Ook de training POWERsecretaresse Digitaal geeft je tips voor digitaal werken.

Reageer op dit artikel