checklist

5 handige tools in de strijd tegen informatiestress

Digitaal werken

Je hebt een probleem: informatie komt via steeds meer kanalen tot jou. De vraag is niet hoe je die stroom kunt beperken (want dat wordt een moeilijke), maar eerder welke trechters je kunt gebruiken om alle info zoveel mogelijk op één plek te beheren. Een aantal tips.

5 handige tools in de strijd tegen informatiestress

WhatsApp

De leukste is een lifehack, een geniale toepassing op deze populaire communicatie-app. In WhatsApp kun je schrijven, spreken en cameraopnames zetten. Dat is meteen een grote hoeveelheid aan dagelijks input die je op digitaal kunt vastleggen. Echter, je kunt niet naar jezelf appen. De oplossing is dat je een WhatsApp groep maakt. Die noem je bijvoorbeeld ‘Mijn Notities’ of ‘Mijn Geheugen’. Vervolgens voeg je even een lid toe en daarna verwijder je deze weer. Vervolgens heb je een groep waar jij nog alleen in zit. Je kunt nu naar hartenlust input leveren aan je notitiegroep. Nadeel is dat je niet goed kunt ordenen. Zoeken kan wel. In het startscherm van WhatsApp voer je een zoekwoord in. Razendsnel worden al je Apps doorzocht op dit woord en in een zoekresultaat zie je ook in welk gesprek of groep dit is te vinden. Tip: als je foto`s plaatst in deze groep, zet er dan ook een woord of een zin bij zodat je deze kunt terugvinden.

My Notes

Er bestaan ontelbaar veel apps om je notities aan te maken. De ene is al mooier dan de ander. Het gaat er om te kiezen voor eentje die de data in een cloudomgeving zet waar je beheer over hebt. En liefst nog een omgeving waar je ook via andere devices bij kunt. Zo is de app My Notes er eentje voor de Windows Phone. Deze zet de data in je OneDrive. Dat is een prima plek waar je altijd bij kunt.

Outlook Notities

Hoewel de meeste professionals dagelijks Outlook gebruiken is de module Notities meestal ongebruikt, zelfs onbekend. De geeltjes zoals wij die kennen op kastdeuren, bureaubladen en computerschermen kun je namelijk ook in Outlook kwijt. Dat is de plek waar ik een boel info post als dat tekst of hyperlinks zijn. Ik gebruik het om codes, afspraken, vaste tekstblokken, internetadressen en wifi hotspots in vast te leggen. Zij staan lekker veilig op de exchange server van het bedrijf. Op een mobieltje kun je ze zien en ook maken. Op een Iphone worden ze gesynchroniseerd in de standaardapp Notities, op een Androïd telefoon haal je ze op via de gratis App Tasks&Notes. Zoals de naam het zegt heb je dan ook meteen je Outlook Taken in beeld. Gek genoeg is er voor de Windows telefoon geen App meer voor te vinden. Dat komt omdat Microsoft OneNote vooruit schuift.

EverNote

Dit professionele Notitieprogramma is gratis en op PC, mobiel en tablet te installeren. Het slikt getypte en handgeschreven notities, screendumps van internetsites, camera afbeeldingen en spraaknotities. Alles wordt gesynchroniseerd in de Cloud zodat je overal dezelfde informatie hebt. Omdat OneNote precies hetzelfde kan en nog meer, ga ik hier verder niet op in.

OneNote

OneNote is wat mij betreft het beste Notitieprogramma ooit. Het wordt standaard meegeleverd in met de andere Microsoft pakketten voor de PC. En voor de mobile devices is deze gratis. Alle beschreven functies die EverNote kan zijn hier ook mogelijk. De kracht van OneNote ligt in het feit dat het naadloos is verbonden met alle Office programma`s. Daarnaast kan geschreven tekst en tekst in afbeelding worden gevonden. Wat betreft de OneNote App: die is voor alle platforms gratis te downloaden uit de Store. Vervolgens dien je deze te koppelen met een privé of zakelijk Microsoft account. Daarna kun je naar hartenlust typen, schrijven, inspreken of camera afbeeldingen invoegen. Takenlijstjes maken en deze afvinken behoort ook tot de mogelijkheden. En je kunt de notities die je op je telefoon maakte ook op je PC zien via de browser als je inlogt bij www.onenote.com.

Wil jij leren omgaan met alle handige toepassingen van OneNote als notitieprogramma? Kijk dan eens bij de training OneNote op het secretariaat of volg de workshop OneNote tijdens de Workshopdagen
Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels