nieuws

Bewust documenten versturen

Digitaal werken

Geen bedrijf ontkomt aan zinloos papiergeweld. Als secretaresse kun je wel zelf maatregelen nemen om zo gericht mogelijk stukken te versturen.

Geen bedrijf ontkomt aan zinloos papiergeweld. Irrelevante informatie, overbodig reclamemateriaal, onduidelijke brieven en brochures vallen dagelijks op de mat. Zelf kun je meer grip op de uitgaande papierstroom, en meer aandacht voor verzonden memo’s, brieven, brochures, notulen en herinneringen krijgen, door de volgende stappen in overweging te nemen:

  • Bepaal wat de doelgroep is waar de documenten naartoe worden gestuurd.
  • Bepaal welke actie je wilt bereiken.
  • Formuleer de reactie die je hoopt los te maken.
  • Bepaal welke reproductie- en distributiemogelijkheden je gaat gebruiken.
  • Denk na over de vorm en vraag je af of het gebruik van kleur mogelijk en zinvol is.
  • Als je kleur wilt gebruiken, denk dan na over de associaties die de kleuren oproepen en hoe ze te gebruiken zijn.
  • Bepaal welke vormgeving of illustraties je wilt gebruiken.
  • Maak eventueel een ruwe lay-out van het te versturen document (Staat alles erop? Past alles erop? Past alles met een andere vormgeving op minder papier?)

Bron: De baas de baas. Praktisch handboek voor de secretaresse, Phil H. Kleingeld, Uitgeverij Bosch & Keuning, ISBN 90.24.60042.1

Reageer op dit artikel