nieuws

Bouw een dossier

Digitaal werken

Als secretaresse heb je vaak een belangrijke rol in het up-to-date en compleet houden van de personeelsdossiers.

Als secretaresse heb je vaak een belangrijke rol in het up-to-date en compleet houden van de personeelsdossiers. Sommige zaken zul je verplicht moeten bewaren in het personeelsdossier, maar het dossier is ook de plek om afspraken en regelingen met de werknemer in te bewaren.

PERSOONLIJK DOSSIER

Als het goed is wordt een personeelsdossier geopend bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. De arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken worden in het dossier bewaard, maar je kunt je er ook zaken als de sollicitatiebrief en het CV in opbergen. Na verloop van tijd kun je de verslagen van de beoordelings- en functioneringsgesprekken toevoegen.

Daarnaast verplicht de Wet op de Identificatieplicht om een geldige kopie van het paspoort of een ander legitimatiebewijs te bewaren. Medewerkers met een niet-Nederlandse nationaliteit horen een kopie van hun verblijfskaart in te leveren voor het dossier.

AFSPRAKEN EN REGELINGEN

In het dossier worden ook afspraken over de hoogte van het salaris en eventueel andere arbeidsvoorwaarden en regelingen (bonus, opleidingen, pensioen, leaseregelingen et cetera) vastgelegd. Ook correspondentie tussen de werkgever en werknemer over bijvoorbeeld het huisreglement, PC-privé projecten, persoonlijke leningen, komen in het dossier. Maak ook altijd een kopie van brieven waarin iets wordt toegekend aan de werknemer. Denk aan: toekenning van onkostenvergoeding, representatiekosten, bijzondere uitkeringen of leaseregelingen.

OVERZICHTELIJK

Omdat er zoveel verschillende onderdelen in worden bewaard en de inhoud per dossier kan verschillen, kan een personeelsdossier al snel onoverzichtelijk worden. Met behulp van een ‘stamkaart’ of ‘stamblad’ kun je de dossiers overzichtelijk houden. Hierop zet je kort de meest relevante gegevens zoals functie, naw-gegevens en de datum van indiensttreding op. En opschonen is natuurlijk belangrijk: verwijder regelmatig zaken die zijn afgesloten of niet meer relevant zijn, uit het dossier.

PRIVACY

Het personeelsdossier hoort thuis bij de personeelsfunctionaris of, als die er niet is, bijvoorbeeld bij het directiesecretariaat. Het gaat om informatie die privacygevoelig is. Zorg er daarom altijd voor dat onbevoegden geen toegang tot de gegevens kunnen krijgen. Personeelsgegevens die op de PC worden bewaard kun je afschermen met wachtwoorden. Een medewerker mag altijd zijn dossier inzien. Het is raadzaam dat dit plaatsvindt in de aanwezigheid van iemand die verantwoordelijk is voor het beheer van de dossiers. Zo voorkom je dat iemand gegevens gaat wijzigen of laat verdwijnen.

Reageer op dit artikel