nieuws

Coderen met kleuren

Digitaal werken

Dossiers coderen aan de hand van kleuren is snel en makkelijk: je ziet in één oogopslag wat er in de dossiers zit.

Dossiers coderen aan de hand van kleuren is snel en makkelijk: je ziet in één oogopslag wat er in de dossiers zit.

DUIDELIJKE DOSSIERS

Een archiveringsysteem op basis van kleurcodering is een veelgebruikte methode om dossiers toegankelijk te maken. Kleuren worden door de hersenen veel sneller herkend dan letters of cijfers. In de praktijk betekent dit een veel kortere zoektijd naar documenten, je ziet in één oogopslag wat de inhoud van de dossiers is. Na een korte tijd weet je waar de kleuren voor staan en zonder te lezen ‘scan’ je de inhoud van een dossier.

De werking van kleurcoderingen is eenvoudig en handig. Afhankelijk van je systeem hanteer je tot tien kleuren, die kunnen staan voor de verschillende onderdelen van het archief zoals: ordernummer, klantnaam, datum, datum enzovoort. Als je bijvoorbeeld archiveert naar klantnaam kies je hier een kleur voor, en verschillende kleuren voor de ordening daarbinnen, bijvoorbeeld kleuren voor klanten per branche of per land. Er ontstaat zo een kleurbalk op de dossiers.

SNEL SCHONEN

Het archief opruimen wordt sneller en makkelijker, je ziet door de kleuren direct je of een map wel op de goede plaats staat. En je kunt de bewaartermijnen aangeven, alle dossiers die bijvoorbeeld na tien jaar moeten worden vernietigd geef je een etiket in een bepaalde kleur mee, zo hoef je niet alle documenten eerst na te kijken om te bepalen of ze wel of niet weg kunnen.

Tip: Leveranciers van kleurcoderingssystemen:

Reageer op dit artikel