nieuws

Documentanalyse

Digitaal werken

Hoe je een document het beste kunt archiveren wordt bepaald door de kenmerken van het document.

Documenten voor het archief zijn tegenwoordig niet meer alleen van papier. We communiceren nu ook digitaal, over radiogolven en met bewegend beeld. Hoe je een document het beste kunt archiveren wordt bepaald door de kenmerken van het document.

ANALYSEER

Voordat je bepaalt welke documenten je gaat bewaren is het nodig ze aan een nadere analyse te onderwerpen. Zo’n documentanalyse geeft je zicht op het nut van het bewaren van het document en de manier waarop je het document het beste kunt bewaren.

Je kunt onderscheid maken tussen twee soorten kenmerken van documenten. Ten eerste de karakteristieken van de drager. Is een document vastgelegd op papier of diskette? Maar ook voor onder meer tekeningen, dia’s en fotonegatieven heb je aparte archieven nodig. Bovendien bepaalt de drager hoe lang je het document kunt bewaren.

Daarnaast ga je op zoek naar gegevenskarakteristieken. Zijn de gegevens openbaar of strikt privé? In het eerste geval moet je ervoor zorgen dat het archief makkelijk toegankelijk is, in het laatste geval moet je zorgen voor een uitstekende beveiliging van de documenten. En wat zijn de kenmerken van de inhoud van het document? Is het een dik document? Wordt er veel gebruikgemaakt van cijfers? Of bestaat het document juist uit veel tekst?

Reageer op dit artikel