nieuws

Mailbox makkelijk misbruikt

Digitaal werken

ManagementSupporters ergeren zich aan overbodige mail. Als ze een ja/nee sticker op de digitale postbus konden plakken, zouden ze dat direct doen.

ManagementSupporters ergeren zich mateloos aan overbodige mail. Als ze een ja/nee sticker op de digitale postbus zouden kunnen plakken, zouden ze dat direct doen.

EEN ZEGEN

De meeste secretaressen die hun mailervaringen naar aanleiding van de oproep in de nieuwsbrief naar ManagementSupport.nl stuurden, ervaren e-mail als een zegen, maar alleen als het efficiënt wordt gebruikt en vooral voor korte berichten. Ook biedt e-mail een prima oplossing voor het plannen van afspraken en vergaderingen.

ZONDE VAN DE TIJD

De meeste ManagementSupporters ontvangen dagelijks veel mail. Dat daar een hoop onzin tussen zit, wordt niet erg gewaardeerd. Grootste ergernissen zijn kettingbrieven, junkmail, (onterechte) virusmeldingen en berichten van collega’s die te makkelijk iedereen informeren. Negentig procent van de secretaressen heeft hier regelmatig mee te maken. Een antwoord terugsturen zonder dat dat echt nodig is, kan wat een groot aantal van de secretaressen betreft, ook achterwege blijven, het kost toch weer tijd om de mail te openen, bekijken en verwijderen. Mailtjes zonder onderwerp in de subjectregel zijn erg onhandig en vragen om extra tijd en handelingen, 30 procent van de secretaressen geeft aan dit zonde van haar tijd te vinden.

STUUR MAIL GERICHT

Attachments zijn een bron van ergernis, vooral als ze ‘dik’ zijn en in grote getalen aanwezig. ‘Sommige collega’s sturen zaken op die gewoon niet geschikt zijn om per mail te versturen zoals bijlagen van tien pagina’s, dat betekent ook weer extra printwerk.’
En, het zou fijn zijn als de zender de moeite zou nemen om een bericht gericht te sturen. Mail moet vooral bestemd zijn voor de geadresseerde. Helaas wordt vaak iedereen die voorkomt op de adressenlijst voor het gemak geselecteerd. Bij 40 procent van de respondenten stond deze ergernis op nummer een. Een cursus ‘e-mail-etiquetten’ zou voor zulke collega’s en relaties op zijn plaats zijn.

In de rubriek Computer kun je lezen hoe je efficiënt met e-mail kunt omgaan.

Reageer op dit artikel