nieuws

Organiseer je in-box

Digitaal werken

Je in-box is een waardevolle tool om georganiseerd en productief te kunnen werken. Althans als je hem op orde houdt.

Je in-box is een waardevolle tool om georganiseerd en productief te kunnen werken. Althans als je hem op orde houdt.

E-MAIL VRAAGT OM ACTIE

Veel secretaressen ontvangen wekelijks honderden e-mails. Je in-box heeft daarom continue aandacht nodig. Soms betekent dat dat je radicaal moet zijn. Komt er een nieuw mailbericht binnen, bepaal dan zo snel mogelijk wat er met het mailtje moet gebeuren, en voer een van de volgende acties uit:

  • Gooi alle berichten weg die je in de komende tijd niet zult gebruiken. Bevat het bericht een idee of boodschap waarmee je misschien wel eens iets kunt doen, schrijf dit onderwerp dan op een aparte checklist, maar bewaar het niet in je in-box. Mailtjes die langer dan een maand in je mailbox zitten, bevatten waarschijnlijk weinig relevante informatie.
  • Archiveer berichten en documenten die je als attachment ontvangt, en die je nodig hebt voor je werk of waarvan je de originele versie moet bewaren, in je mappenarchief op je PC.
  • Delegeer routinemailtjes naar andere werknemers en afdelingen (zoals klantenservice), in plaats van ze zelf uit te zoeken en te beantwoorden.
  • Reageer zo snel mogelijk op mailtjes die een actie of antwoord verwachten (denk aan mailtjes waarin jouw feedback of een telefoonnummer wordt gevraagd).

Meer tips voor efficiënt e-mailen kun je lezen op ManagementSupport.nl in de rubriek Computer.

Reageer op dit artikel