nieuws

Vang de mail op

Digitaal werken

Op vakantie kun je alle rompslomp op het werk een tijdje achter je laten. Maar wat doe je met de mail?

Op vakantie kun je alle rompslomp op het werk een tijdje achter je laten. Maar wat doe je met de mail die gewoon blijft binnenstromen? Je moet er niet aan denken om twee weken weg te zijn en bij terugkomst 400 nieuwe berichten in je mailbox aan te treffen. Met een paar trucs kun je de mail tijdelijk opvangen.

STOP DE MAIL

Laat iedereen met wie je regelmatig per e-mail contact hebt, weten dat je een periode weg bent: zakenrelaties, collega’s en vrienden als je persoonlijke e-mailberichten ontvangt op het werk. Geef aan wat je laatste dag op het werk is en op welke datum je weer terug bent op kantoor, stuur eventueel vlak voor je weggaat nog een herinnering. Als je denkt een grote hoeveelheid berichten te moeten beantwoorden bij terugkomst, plak er dan nog een dagje aan vast om de achterstand in je mailbox weg te werken.

AFWEZIGHEIDSBERICHT

Tijdens de vakantie kun je je telefoon doorschakelen of je laat bellers per voice-mail weten dat je er niet bent. E-mail heeft ook zo iets handigs: een bericht van afwezigheid. Iedereen die jou een e-mail stuurt ontvangt automatisch een antwoord dat jij zelf van tevoren kunt opstellen. Je kunt er je vakantiedata in vermelden en voor dringende zaken de naam en het telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon.
ZORG VOOR VERVANGING

Net zoals je lopende zaken overdraagt tijdens je vakantieperiode kun je ook voor je e-mailcorrespondentie een tijdelijk contactpersoon inschakelen. Spreek dit duidelijk af met een collega en laat je relaties weten wie zij kunnen bellen of mailen tijdens jouw afwezigheid. Urgente zaken of problemen kunnen zo worden opgevangen en misschien wel worden opgelost voordat jij terugbent.

MAIL CHECKEN

Als je het kantoor toch niet helemaal los kunt laten of als er urgente zaken zijn waarvan je op de hoogte wilt worden gehouden tijdens je vakantie, dan kun je een extern e-mailaccount nemen bij een gratis provider zoals Hotmail en je mail daar naar laten doorsturen. Op elk moment en vanaf elke locatie kun je dan je mail bekijken.

Reageer op dit artikel