nieuws

5 tips om collega’s agendadiscipline bij te brengen

Digitaal werken

1. Wie mag wat in de agenda?

Spreek duidelijk af wie welke rol krijgt in het systeem. Wie wordt bijvoorbeeld de primaire beheerder: de secretaresse of de manager? Als dat de secretaresse is, mag de manager dan wel zelf afspraken maken in de agenda, of wordt dat te rommelig? Andere zaken om afspraken over te maken: wie keurt de vergaderverzoeken goed; wie heeft welke lees- en bewerkrechten? Krijg je als secretaresse ook het recht om privéafspraken in te zien en – wanneer nodig – te verzetten? Bespreek ook welke machtiging een plaatsvervanger krijgt bij vakantie of verlof: dezelfde rechten als jij?

2. Hoe worden afspraken verzet?
De vraag is hier: wie heeft de ‘macht’ in de agenda? Wie bepaalt welke afspraken prioriteit hebben en welke er kunnen worden verzet. Natuurlijk zit de agenda van je manager over het algemeen gewoon vol. Maar omdat het leven nou eenmaal onvoorspelbaar is, komen er op korte termijn wel eens belangrijke afspraken tussendoor. Bespreek met je manager in welke situaties iets mag worden verzet en wanneer je dat zelfstandig bepaalt. Hoe concreter, hoe beter, want jullie interpretaties van ‘belangrijk’ en ‘prioriteit’ kunnen wel eens verschillen.

3. Hoe onderscheid je verschillende soorten afspraken?
Spreek, om de agenda overzichtelijk te houden, regels af over het onderscheid in soorten afspraken. Zo kun je telefonische afspraken, afspraken buiten de deur, vergaderingen en kattenbelletjes ieder een eigen kleur geven. Maar het moet ook geen regenboog worden: spreek maximaal vijf categoriën/ kleuren af, anders wordt de agenda alsnog een ratjetoe.

4. Hoe worden afspraken genoteerd?
Zorg ook voor eenduidige richtlijnen over het noteren van afspraken. Hoe beschrijf je bijvoorbeeld het onderwerp en de locatie? Zet je de locatie neer als ‘gele vergaderzaal’ of als ‘plaats – straatnaam – gele vergaderzaal’? Wat voor jou vanzelfsprekend is, kan voor je collega op de andere locatie een raadsel zijn.

5. Vanuit wiens mailbox worden afspraken gepland?
Aan het plannen van afspraken vanuit je eigen agenda kleven nadelen. Als je bijvoorbeeld een vergadering inplant waar je zelf niet bij hoeft te zijn, stroomt je mailbox wél vol met alle acceptaties. Plan je vanuit de agenda van je manager, dan krijgt hij die allemaal voor z’n kiezen. En dat kan ergernis opwekken. Een gezamenlijke mailbox kan hiervoor de oplossing zijn: dan kan iedereen zien wie welke afspraak bijwoont en wie eventueel als plaatsvervangend organisator kan optreden.

Kan jullie agenda ook wel wat overzicht gebruiken? Kom dan op 13 november naar Management Support Live! Daar geven trainers Dick van der Boor en Inge Verweij van trainingsbureau AVK een workshop Agendabeheer in Outlook 2010

Lees ook
Wat zijn de voordelen van een elektronische agenda?
Gebruik jij je agenda ECHT?

Verdieping
Alles onder controle! 9 gouden tips voor agendabeheer [vakbase]

Reageer op dit artikel