nieuws

Opzetten gezamenlijk digitaal archief

Digitaal werken

1. Neem een voortrekkersrol

Waarschijnlijk is archiveren voor jou een bijklus, maar kijkt iedereen wel direct naar jou als het gaat om het archief. Dat betekent niet dat je de kar alleen hoeft te trekken, maar als je wil dat er iets verandert, dan zul jij een proactieve rol moeten aannemen.

2. Stel een projectgroep op
‘Je kunt in je eentje een briljante archiveringsmethode bedenken, maar dan zal het draagvlak voor je plan in de organisatie vrij klein zijn. Betrek meerdere mensen op sleutelposities die elk vanuit hun eigen functie met je meedenken’, adviseert Van Kleef. Zo weet ICT wat de technische mogelijkheden zijn, en de juridische afdeling kent de bewaartermijnen van bepaalde documenten.

4. Bepaal het belang van een gezamenlijk digitaal archief
Met de projectgroep maak je het belang duidelijk van het gezamenlijke digitale archief. Willen jullie digitaliseren omdat medewerkers er dan locatie onafhankelijk het archief kunnen raadplegen? Willen jullie papierloos werken? Hierop bepaal je de strategie om het archief vorm te geven. ‘En,’ zegt Van Kleef, ‘als medewerkers het belang van het gezamenlijke archief niet zien, zullen ze minder geneigd zijn mee te werken.’

3. Richt je op ‘the man in the middle’
Bij elk nieuw plan kom je ‘dinosaurussen’ tegen, zoals Van Kleef ze noemt. ‘Dit zijn papieren tijgers die al hun documenten voor zichzelf willen houden, want kennis is macht. Zij lopen vanzelf tegen een situatie aan waarin ze de voordelen van het gezamenlijk archief in gaan zien.’ Richt je energie liever niet op het meekrijgen van deze groep, adviseert hij. Is jouw manager een dinosaurus? Dan is het aan jou aan te tonen dat een nieuwe werkmethode hem iedere dag werk bespaart in de praktijk.
Liever richt je je op de ‘man in the middle’ tussen de dinosaurussen en de voorlopers. Zij zijn sceptisch, maar staan wel open voor de voordelen die het nieuwe archief ze op kan leveren. Hen neem je mee in de projectgroep en laat je ambassadeurs zijn in de organisatie.

5. Zoek de sceptici op
Kortgeleden zat Van Kleef bij een organisatie die hoog inzette op een nieuw documentmanagementsysteem: SharePoint. Toch was er een medewerker telkens weer vroeg waarom het archiveren per se via SharePoint moest en niet gewoon via de netwerkschijf. Van Kleef: ‘Zo’n kritische blik moet je juist gebruiken. De sceptici stellen de lastige vragen die de enthousiastelingen niet stellen. Dat houd je scherp.’

6. Presenteer een best practise
Nodig iemand uit van een andere organisatie die het gezamenlijke digitale archief al tot een succes heeft gebracht. ‘Een vreemde blik overtuigt mensen sneller’, merkt Van Kleef. Zorg wel dat de spreker uit een vergelijkbare organisatie komt. Werk je voor een gemeente, zoek dan naar een voorbeeld in een andere gemeente. Dat zorgt voor herkenning.

Wil je met je collega’s een gezamenlijk digitaal archief opzetten? Volg dan de training Digitaal Archiveren of neem deel aan de training POWERsecretaresse Digitaal

Lees ook
Klaar voor een elektronisch archief?
Sharepoint: nuttig platform voor vergaderen

Verdieping
Digitaal archiveren [training]
Hoe proactief ben jij? [vakbase]
Digitaal archiveren [workshop]

 

Reageer op dit artikel