nieuws

Managementassistent Christine Stolk: projectassistent voor Office 365

Digitaal werken

Bij Driestar educatief is Office 365 ingevoerd en daarmee ook het werken in Teams. Christine Stolk is managementassistent onderwijsadvies & pabo bij de onderwijsinstelling. “Na enkele discussies over de inrichting van Office 365 en beslissingen op beleidsmatig niveau die hiermee te maken hadden, ben ik ook onderdeel geworden van de pilotgroep. Ik werk nog maar een jaar bij Driestar educatief, dus ik probeer mezelf een beetje te profileren.”

Managementassistent Christine Stolk: projectassistent voor Office 365

Automatisering geen bedreiging maar kans

Christine ziet automatisering niet als een bedreiging maar als een kans om meer inhoudelijke taken naar zich toe te trekken. “Als ondersteuner heb je vaak contact met veel afdelingen en zie je goed het perspectief van het grotere geheel. Daardoor weet je wat wel of niet werkt en kun je de link leggen met wat wel of niet nodig is in een nieuw systeem.”

‘Ik weet dat er behoefte is aan een logische structuur’

Ook toen Office 365 was geïmplementeerd, kwamen er nog vragen van medewerkers. “Omdat ik weet waarom er voor het systeem is gekozen en wat de voordelen zijn, kan ik daar onderbouwd op reageren. Het werken met Office 365, dat zich met name op de gebruiker richt, heeft natuurlijk consequenties voor de digitale mappenstructuren. Het principe van Office 365 is dat de verantwoordelijkheid voor de inrichting en documentbeheer lager in de organisatie ligt. Met mijn kennis van wat er speelt op de werkvloer weet ik dat er óók behoefte is aan een logische structuur. Ik houd hier rekening mee door enerzijds logica aan te brengen, in de vorm van vaste mappen, en anderzijds collega’s de vrije hand te geven om hun eigen omgeving in te richten volgens het Office 365-principe.”

Ze initieerde ook de omslag naar digitaal agendabeheer

Vorig jaar was Christine ook al betrokken bij de omslag van papieren agenda’s – waar de collega’s nogal aan gehecht waren – naar agendabeheer in Outlook. Sterker, zij was degene die de uniforme werkwijze daarvoor heeft opgesteld.

“Tegen zo’n verandering kun je je verzetten, maar dat kost alleen maar energie. Als managementondersteuner heb je meer capaciteiten dan alleen plannen, dus ik vind het juist leuk als ik kan besparen op agendabeheer en me meer inhoudelijk kan inzetten, zoals voor het Office 365-project. Eerst hield mijn manager zich daarmee bezig, maar nu verwijst hij mensen met vragen door naar mij en verwacht hij dat ik die oplos. Hij ziet mij als expert daarin.”

Christine vindt het dus een win-winsituatie. “Ik werk meer inhoudelijk en word breder inzetbaar en mijn manager houdt tijd over die hij kan besteden aan klanten.”

Reageer op dit artikel