nieuws

Tech savvy assistant: wat betekent dat?

Digitaal werken

Een tech savvy assistant zijn: wat houdt dat precies in? Experts Marianne Smits en Bouke van Kleef vertalen tech savviness naar de assistant en leggen uit welke competenties je moet hebben. En ze voorspellen de toekomst.

Tech savvy assistant: wat betekent dat?

Wat betekent tech savvy?

Denk jij net als ik bij tech savvy ook als eerste aan kapitein Jack Sparrow, gespeeld door Johnny Depp, uit de films Pirates of the Caribbean? Die zo leuk ‘Savvy?’ lispelt, wat zoiets betekent als ‘gesnopen’.

Tech savvy wordt echter gebruikt als bijvoeglijk naamwoord of bijwoord, en betekent zelfredzaamheid op het gebied van technologie, of beter gezegd en vertaald naar de assistant: op het vlak van digitaal werken. Iets wat de jongere generatie schijnbaar beheerst. Maar daar zijn Marianne en Bouke het niet mee eens.

Millennials zijn niet tech savvy Captain Jack Sparrow | Bron: https://jackflacco.com/2015/04/29/captain-jack-sparrow/captain-jack-sparrow-2/

Bouke van Kleef: “De term tech savvy komt oorspronkelijk uit Amerika overwaaien. Zo werden oorspronkelijk de millennials genoemd omdat ze zijn opgegroeid met technologie zoals computers, internet en smartphones. Maar eigenlijk zijn ze het helemaal niet hoor.”

Marianne Smits vult aan: “Ze denken misschien alles te weten maar dat is niet zo. Ze zijn eerder tech dependent: afhankelijk van technologie dus. Het zijn wel brutale gebruikers die geen angst hebben om met een druk op de knop dingen kwijt te raken of stuk te maken.”

De terughoudendheid van de babyboomers of generatie-X staat hier tegenover de onbevangenheid van de millennials. Daar valt winst te behalen voor jou als assistant!

Tech savvy secretaresse: competenties en vaardigheden

Volgens Bouke en Marianne zijn dit dé competenties en vaardigheden.

1 Je beheerst de bestaande tools volledig én je kent de nieuwe tools die eraan komen

Het is slim om veel, zo niet alles, te weten van bijvoorbeeld Outlook of werken in Teams van Microsoft.

De nieuwe ontwikkelingen die er (deels) al zijn: robotisering, artificial intelligence (AI), virtual reality (VR) en augmented reality (AR). Hier zijn tot nu toe nog niet veel kantoorvoorbeelden van, maar denk bijvoorbeeld aan de Hololens van Microsoft en het gebruik van hologrammen om eenvoudig virtueel te kunnen samenwerken.

De belangrijke competentie hierbij is: onbevangen kijken naar nieuwe ontwikkelingen en geïnteresseerd zijn.

To do-tip: maak het lezen en verwerven van kennis rond digitale ontwikkelingen tot onderdeel van je werkweek (als een minimum), of (nog beter) van je dag. Durf het aan, en aarzel niet. Je verwerft enkel kennis, je verliest niets. Hoe meer je weet hoe meer tijd het je kan besparen.

Dit hoeft geen geld te kosten: lees nieuwsbrieven en vergaar info bij een collega. Daarna kun je altijd nog een training volgen voor verdieping en expertise. Als je alleen al een aantal nieuwsbrieven leest zoals die van Management Support, dan ben je al goed bij.

Leuk! Over een aantal maanden verschijnt er een Management Support special over het kantoor van de toekomst! 

2 Je haalt de informatie die je nodig hebt: ga van push naar pull

Je bent als secretaresse of assistant waarschijnlijk gewend om vooral bakken informatie te ontvangen én te verzenden. Dat lijkt inherent aan het secretaressevak.
Maar beter is te zorgen dat je geïnformeerd bent door de informatie te halen die je nodig hebt. Dat wordt gemakkelijker juist wanneer je je verdiept in nieuwe tools. Anders kun je je rol niet naar behoren uitvoeren.

De belangrijkste competentie hier is: snel informatie kunnen verwerken. Weet bijvoorbeeld hoe je gericht zoekt in Google: gebruik een combinatie van zoektermen. Beoordeel daarna of je de juiste, relevante informatie hebt. Weet dus hoe je goed zoekt, vindt en de relevantie beoordeelt.

3 Je eist je plek op en toont leiderschap

Als managementassistent, secretaresse of assistant kijk je naar de praktische toepasbaarheid van digitale ontwikkelingen. Denk dus mee en draag oplossingen aan. Stel je op als volwaardig sparringpartner, claim je rol. Verwerf een plek in een projectteam dat digitale innovaties bespreekt. Jij kunt meepraten want jij weet hoe het management de informatie wil en hoe informatiestromen lopen. Eis die plek op. Ken de termen en weet wat er speelt, zowel binnen als buiten je organisatie. Toon leiderschap, laat zien waar je goed in bent. Jij bent degene die denkt in oplossingen en mogelijkheden.

Informeer je collega’s, pak je sturende en coachende rol en help de rest van je collega’s weer, zo ben je van toegevoegde waarde voor de organisatie.
Word bijvoorbeeld een key user van een softwarepakket of omarm nieuwe technologie en wees degene bij we mensen komen met de vraag: hoe doe jij dat?

Wees ook op de hoogte van hoe je digitaal veilig werkt en wat de regelgeving is. Dit hoort in je basisvaardigheden te zitten. Dus ook alles rond een onderwerp zoals de vernieuwde AVG-privacywet. Weet dus wat wel veilig en wat risicovol gedrag is. Wist je bijvoorbeeld dat wanneer je een e-mail stuurt aan een externe je niet kan uitsluiten dat deze wordt meegelezen? Vandaar ook dat je beter geen bijlagen met persoonsgegevens kan e-mailen naar externen.

Bouke: “Ik zie ook steeds meer secretaresses die voor de AVG een belangrijk aanspreekpunt zijn en risico’s of mogelijke datalekken signaleren, dus pak die rol.”

Trends  in de nabije toekomst

Robots op de werkplek

Je ziet ze nu al bij recepties bijvoorbeeld. Marianne Smits: “Je hoeft hier niet bang voor te zijn. In de industrie werken we al heel lang met robots, op kantoor overheerst vaak angst en ongemak. Maar er komt echt iets goeds en creatiefs uit voort. Het geeft jou namelijk de ruimte om je te specialiseren in intermenselijke verhoudingen. Als je kunt aantonen dat jouw competenties toegevoegde waarde hebben, kun je de ‘saaie’ dingen door een robot laten doen.”

Interne mail verdwijnt

Bouke van Kleef: “Ik verwacht dat de interne mail sowieso verdwijnt over een aantal jaar. Dan communiceren we beter, sneller en slimmer met apps.”

Chatbot op steeds meer plekken

Een chatbot is eigenlijk een soort FAQ, maar de AI (Artifical Intelligence) is hier technisch ingericht in de software binnen een bepaald programma, of op een website. Bijvoorbeeld op de site van een hotel of restaurant. Je kunt je vraag stellen over een reservering en antwoord krijgen. Is de vraag te moeilijk? Dan word je doorgestuurd naar de ‘echte’ helpdesk.

Stemassistenten in opkomst

Zoals Siri (van Apple), Alexa (van Amazon) en de Google spraakassistent. Tot nu toe zijn deze alleen nog echt goed in het Engels maar ze kunnen wel vrij ingewikkelde opdrachten verwerken als het verzetten van een afspraak met meerdere partijen. Hou de ontwikkelingen bij. Ze maken je vak nog interessanter en mooier!

Werken aan je digitale vaardigheden?

Reageer op dit artikel