nieuws

Notuleren: “Het lijkt wel een taboeonderwerp”

Digitaal werken

“De notulist moet gaan leiden, in plaats van lijden,” zegt notuleer- en taaltrainer Judith Winterkamp. “De vergaderaars hebben geen last van het geploeter van de notulist, de notulist wel, dus zij moet het voortouw nemen.”

Notuleren: “Het lijkt wel een taboeonderwerp”

Judith reageert op de uitkomsten van het notuleeronderzoek en ze windt er geen doekjes om. “Het lijkt wel alsof er een taboe op notuleren rust. De standaard is in twintig jaar bij veel organisaties niet veranderd. Niemand durft het aan te kaarten. Gebeurt dit wel, dan komt het besef dat er misschien wel jarenlang tijd is verspild aan verslagen die niet of nauwelijks gelezen worden.”

Dat notuleren leeft leidt geen enkele twijfel. Aan het notuleeronderzoek van Management Support deden binnen een week ruim 850 managementondersteuners mee. De overgrote meerderheid, 500 respondenten, liet één of meerdere ergernissen achter. Verder stelden jullie 350 vragen over notuleren. Reden genoeg om de komende maanden extra aandacht aan het onderwerp te besteden op Management Support.

Geen doemscenario

Top ergernissen over notuleren

  1. Chaotische discussies, herhalingen, afwijken van agenda
  2. Slechte voorzitter
  3. Geen (duidelijke) besluiten nemen of acties formuleren
  4. Maken en uitwerken van de notulen
  5. Vergaderaars die te snel, onduidelijk of in jargon praten
  6. Notulen die niet gelezen worden
  7. Vergaderaars die afgeleid zijn, te laat komen, zich niet voorbereiden
  8. Gebrek aan eigen kennis over het besproken onderwerp
  9. Ellenlange vergaderingen

Alhoewel er een hoop te verbeteren valt, wil Judith geen doemscenario voorstellen. Aan veel notuleerproblemen en -ergernissen valt iets te doen is haar boodschap. Zelfs aan vervelende vergaderaars: de grootste ergernis van notulisten.

Van de 1.000 ergernissen die jullie in ons onderzoek noemden gingen er 350 over vergaderingen met chaotische of niet te volgen discussies. Meer dan 200 ergernissen hadden betrekking op de voorzitter. “Je bent deels afhankelijk van de voorzitter en vergaderaars, maar jij kunt als notulist veel invloed uitoefenen op de vergadering,” zegt Judith stellig, “dus notulist, pak je rol!”

Notulist, pak je rol! Een stappenplan

Om als notulist het verschil te maken zet je deze belangrijke stappen:

  1. Werk aan je vaardigheden en geloof erin. Dat is de basis om het verschil te maken.
  2. Bereid je voor. Overleg met de voorzitter, denk na waar de discussie over zal gaan, wat het doel is van elk agendapunt en hoe je er verslag van moet doen. Maak je notulen alvast zoveel mogelijk op.
  3. Maak jezelf klaar voor verandering. Zorg ervoor dat je de juiste hulpmiddelen hebt om de gewenste draai te maken.
  4. Verleid de vergaderaars. Overstappen van een uitgebreid verslag naar een actie- en besluitenlijst vraagt een cultuurverandering. Laat de vergaderaars zien dat een korter verslag ook voor hen prettiger en efficiënter is.

Stap 1: Hoe zit het met jouw notuleervaardigheden?

Ben je opgeleid in notuleren?

  • Ja, tijdens mijn opleiding – 81%
  • Ja, heb een training gevolgd – 8%
  • Nee, ik ben erin gerold – 11%

Weet je genoeg over notuleren?

  • Ja – 70%
  • Ik denk het wel – 25%
  • Nee, ik mis kennis of ervaring – 5%

De eerste stap om beter, sneller en efficiënter te notuleren is goed kijken naar je eigen vaardigheden. Hoe lang is het geleden dat je jezelf op dit gebied hebt ontwikkeld? Zeker als je grote en complexe vergaderingen notuleert, zijn je vaardigheden van levensbelang.

De vaardigheid is bij de meesten van jullie aangeleerd tijdens je opleiding (zie kader). Slechts 11% is er zonder enige vorm van training ingerold.

Naast het werken aan je vaardigheden is ook het durven vertrouwen erin belangrijk. Waar 70% vertrouwen heeft in de eigen notuleerkennis is er toch 30% die twijfelt.

Stap 2: Pak je rol, bereid je voor!

Dat maar 25% van de notulisten een vooroverleg heeft met de voorzitter is volgens Judith veel te weinig. “Je kunt boodschappen doen zonder lijstje, maar dan loop je het risico dat je met van alles thuiskomt, maar niet met datgene wat je nodig hebt. En dus moet je weer naar de supermarkt, terug naar de voorzitter omdat je de kern van het agendapunt niet te pakken hebt. Of de voorzitter moet in jouw verslag schrappen en tekst toevoegen… jammer!”

Hoe bereid je je dan voor? Begin met het doorlezen van de agenda en eventuele stukken. Bedenk bij ieder agendapunt wat het doel is, vorm een beeld van de discussie en de mogelijke actiepunten.

TIP: Zo bereid je een agendapunt voor

Stel: een nieuwe wet is een van de agendapunten. Hierbij heb je al de inleiding van het punt, er is een nieuwe wet plus de inhoud ervan, samen met het doel: aan de wet voldoen. Op die manier heb je al een deel van de notulen voor dit punt voorbereid.

Ga bij de voorzitter langs om de agenda door te nemen en voor ieder punt vast te stellen wat het doel is. Zit de voorzitter ‘daar helemaal niet op te wachten’? Maak het in dat geval niet te zwaar. Loop in een rustig moment langs en vraag of diegene vijf minuten heeft om alvast naar de vergadering te kijken.

Hoe bereid je je voor?

  • Ik bereid me niet voor – 3%
  • Ik lees de agenda door – 11%
  • Ik lees de agenda en vergaderstukken door – 59%
  • Ik heb een vooroverleg – 27%

Volgens Judith is dit niet alleen enorm belangrijk voor de notulist. “Je brengt focus aan bij de voorzitter en dat helpt de hele vergadering.” En daarbij: “Je schrijft ook geen brief voor je manager als hij of zij je niet vertelt wat erin moet. Bij notuleren is het precies zo!” Oftewel, ook de voorzitter heeft verantwoordelijkheden in aanloop naar de vergadering.

Stap 3: Get ready! Zo verzamel je de juiste hulpmiddelen

Anders notuleren vraagt een omslag in de tools die je gebruikt. Zo adviseert Judith om voor een actie- en besluitenlijst Excel te gebruiken. “De filtermogelijkheden in Excel zijn beter dan in Word, je hebt meer overzicht. Bovendien kun je in één Excel-document meerdere vergaderingen registreren zonder dat je het overzicht verliest. Word is statisch, Excel is dynamischer.”

Kortere notulen zijn voor iedereen prettig

Samen met een betere voorbereiding ben je in staat om tijdens een vergadering te luisteren en kernachtige aantekeningen te maken of kort en bondig de acties en besluiten te noteren. Judith is stellig als het gaat om (te) veel opschrijven: “Luisteren en schrijven tegelijk gaat niet.” Haar advies als je toch details moet notuleren? Gebruik een recorder en gebruik je opname voor de uitwerking, zo is je concentratie tijdens de vergadering maximaal. Doe dit alleen voor de details als het echt nodig is. Opnameapparatuur gaat jou als notulist niet redden!”

Stap 4: Start, verleid de vergaderaars

Je hebt je basisvaardigheden versterkt, je zorgvuldig voorbereid en de juiste hulpmiddelen paraat. Nu ben je klaar voor de laatste stap, de uitvoering. En daarbij heb je de vergaderaars nodig. Die moeten de meerwaarde van een beknopt verslag inzien en ermee uit de voeten kunnen.

Wat voor notulen maak jij?

  • (Bijna) woordelijk verslag – 12%
  • Beknopt verslag – 58%
  • Actie- en of besluitenlijst – 14%
  • Combinatie hiervan – 16%

Hoe maak je aantekeningen tijdens een vergadering?

  • Met pen en papier – 27%
  • Op de laptop – 62%
  • Op de tablet – 5%
  • Ik gebruik opnameapparatuur – 6%

De gouden tip van Judith: verleid de vergaderaars! Achterhaal hoe zij de notulen gebruiken. Vraag hiernaar tijdens de vergadering of informeer links en rechts op kantoor. Worden ze gelezen, zo ja, wat leest men dan? Grote kans dat weinig vergaderaars het complete verslag lezen. Voilà, je krijgt je aanknopingspunten in de schoot geworpen om de vergaderaars te verleiden kortere verslagen uit te proberen.

Verwacht je weerstand? Maak dan je gebruikelijke verslag en een beknoptere versie. Stuur ze beide op en laat de vergaderaars zelf de verschillen ervaren. Verwacht niet direct wonderen, want, zo zegt Judith: “Het gaat om een cultuurverandering en veranderen gaat nu eenmaal in kleine stapjes.”

Is de voorzitter ook je manager? Dan heb je een krachtig argument om beknopter te gaan notuleren: tijd. Wanneer jij niet meer uren bezig bent met het uitwerken van notulen, heb je meer tijd om je op je andere werkzaamheden te richten. En natuurlijk is een beknopt verslag voor de vergaderaars prettiger. Het biedt meer overzicht, ze vinden makkelijker hun eigen acties en het lezen van het verslag gaat veel sneller.

Uiteindelijk is een korter verslag voor iedereen prettiger.

Hoeveel noteer je tijdens de vergadering?

  • Ik probeer alles op te schrijven – 17%
  • Ik noteer alleen de hoofdpunten – 75%
  • Ik gebruik kernwoorden – 7%
  • Niets, ik gebruik opnameapparatuur – 1%

Welk programma gebruik je om de notulen in te maken?

  • Tekstverwerker (Word, Google Docs) – 85%
  • Spreadsheetprogramma (Excel, Google Spreadsheets) – 8%
  • Notitieprogramma (OneNote, Evernote) – 5%
  • Speciale notuleerapp – 2%

Wat als het toch uitgebreid moet?

Ondanks al deze handvatten blijven er altijd vergaderingen die een uitgebreider verslag nodig hebben. Is het niet om juridische redenen, dan wel omdat de vergaderaars dit willen. Hier heb je als notulist niet altijd iets over te zeggen. Waar je wel wat over te zeggen hebt, is je eigen aandeel. Een vooroverleg, een gedegen voorbereiding en de juiste hulpmiddelen leveren je ook in deze gevallen tijdswinst op.

Notulist, maak de sprong

Als afsluiter spreekt Judith de wens uit dat managementondersteuners zich ook op het gebied van notuleren ontwikkelen en profileren. “Er is zoveel vooruitgang geboekt binnen het vak de laatste jaren. Laat dit nu ook met notuleren gebeuren, het onderwerp moet uit de taboesfeer!”

Meer over notuleren op Management Support

Judith Winterkamp, notuleer- en taaltrainer

De komende maanden komt er extra aandacht voor notuleren op Management Support. Lees in de tussentijd alvast onze artikelen over notuleren:

Nu aan de slag met je notuleervaardigheden?

Reageer op dit artikel