vraag & antwoord

Hoe kun je gemakkelijk sjablonen beheren in Sharepoint? Deel 2

Digitaal werken

Sjablonen zijn superhandig en makkelijk in het gebruik en onmisbaar op kantoor. Maar aan het gebruik ervan kan nog wat verbeterd worden. Specialist Roel Peeters geeft tips.

Hoe kun je gemakkelijk sjablonen beheren in Sharepoint? Deel 2

Ik kom het vaak tegen op de werkvloer: iemand opent een document, verwijdert irrelevante inhoud en slaat het vervolgens onder een nieuwe naam weer op. Geen probleem als dat ad hoc gebeurt. Maar als het om sjablonen voor notulen gaan of declaratieformulieren… dan is dit níet de handige manier.

Sjablonen: oude formats en verkeerde extensies

“Hebben jullie ook een sjabloon om te notuleren?”, vraag ik. “Ja hoor, ik geef je ons sjabloonnotulen.doc”. Ik weet meteen waar de twee problemen zitten. Ten eerste staat het document nog in een oud Office-formaat (uit de tijd van Office 2003 of daarvóór). Die kans is namelijk groot omdat het juist een document is dat al jaren wordt hergebruikt. Ten tweede is dat document helemaal geen sjabloon. Een sjabloon hoort een sjabloonextensie naam.dotx te hebben.

Converteer je oude documenten

Alle documenten die je vandaag (en morgen) nog gebruikt moet je één keer checken op de extensie: er hoort een x achter te staan. Je ziet het als je een document opent. Er staat dan bovenaan in het scherm de melding ‘compatibiliteitsweergave’. Voor het omzetten klik je op de knop Bestand in het Lint. Een grote knop Converteren staat uitnodigend te wachten. Documenten die je in SharePoint Online gebruikt horen sowieso geconverteerd te zijn.

Sla je sjabloon op in het juiste formaat

Sjablonen horen op de juiste plek te staan maar in de eerste plaats moeten ze in het juiste formaat staan. Immers, op die manier open je meteen een kopie van het document en niet het document zelf. Je loopt dan niet de kans dat je het origineel overschrijft. Maak eerst het sjabloon zoals je een gewoon document maakt, vul alles in wat standaard is en sla het vervolgens op in een .dotx-formaat.

Verkeerde plek voor opslag van sjablonen

Als je een sjabloon opslaat in een gewone map is er een probleem. Open je het sjabloon vanuit Word (Bestand >> Openen >> en opzoeken in je Verkenner) dan open je letterlijk je sjabloon en wijzig je het. Dat is natuurlijk niet altijd de bedoeling. En als je het zelf op de standaardlocatie van sjablonen plaatst is het nog maar de vraag of anderen erbij kunnen. In een netwerkomgeving worden deze van bovenaf geregeld en in je profiel gezet. Maar anders gaat het ergens op je harde schijf staan en ziet het pad er ongeveer zo uit C:\Users\naam\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Op zoek naar de juiste plaats voor sjablonen

Open het programma Word. Ga via Bestand naar Opties en kies voor Opslaan. Je ziet een venster waarin staat wat de locatie is voor je persoonlijke sjablonen. Dat is dezelfde plek waaruit ook de andere Office-bestanden de sjablonen halen. Het zijn de sjablonen die je ziet als je een nieuw bestand wilt maken via Bestand >> Nieuw. Het is verstandig om er een extra plaats aan toe te voegen. Een plaats die je zelf kunt beheren en delen met anderen. Lees hoe je dat doet in dit artikel:

Hoe kun je gemakkelijk sjablonen beheren in SharePoint? Deel 1
Sjabloon voor notulen [Vakbase]
Actielijst in Excel | sjabloon [Vakbase]

Auteur

Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer | leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in Sharepoint | https://roelpeeters.nl/

Tip: verdiep je verder

Ben jij een beginnende eindgebruiker in Sharepoint? Dan is onze e-learning Sharepoint voor de eindgebruiker misschien wel iets voor jou. Voor mensen die zich nog verder in de materie willen verdiepen, hebben we ook een dagtraining beschikbaar: Optimaal werken met Sharepoint.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels