nieuws

Ethische dilemma’s: zo gaan assistants ermee om

Faciliteren

Behoorlijk wat assistants worden geconfronteerd met morele dilemma’s zoals wangedrag van leidinggevenden. Maar slechts weinigen kaarten dat aan bij de directie. Dat is een van de uitkomsten van het internationale onderzoek dat Dilemma-Assist eind 2017 heeft gehouden onder de leden van IMA, het netwerk van internationale management assistants.

Ethische dilemma’s: zo gaan assistants ermee om

Op moment van schrijven van dit artikel waren alleen de globale uitkomsten beschikbaar. Op 8 maart maken Ingrid de Jong en Brigit de Lange, initiatiefnemers van Dilemma-Assist alle uitkomsten bekend.

Onderzoek business integrity

Het onderzoek richtte zich op dilemma’s die assistants ervaren, bijvoorbeeld wangedrag van hun leidinggevende, directieleden en naaste collega’s. En ethische kwesties en integriteitskwesties binnen de organisatie en de context waarin assistants functioneren. Bijna de helft van alle assistants die reageerden, weet uit de eerste hand van wangedrag in hun organisatie in het afgelopen jaar. De onderzoekers spreken dan ook van ‘een verontrustende uitkomst’. Overigens heeft 52 procent afgelopen twaalf maanden niet met integriteitskwesties te maken gehad.

Dilemma’s: ongepast gedrag en misbruik resources

De persoonlijke integriteitsdilemma’s waarmee managementassistenten worden geconfronteerd, zijn met name ongepast, onbeschoft en respectloos gedrag (33%). 22 procent ervaart dit gedrag van hun leidinggevende en 33 procent van hun directe collega´s. Ook worden assistants geconfronteerd met verspilling of misbruik van middelen van de organisatie (32%) en misbruik van vertrouwelijke informatie (19%). 14 procent van de assistants heeft een persoonlijk dilemma doorgemaakt wegens betrokkenheid bij activiteiten die uitmondden in een belangenconflict en misbruik van vertrouwelijke informatie.

Wil je jouw dilemma’s bespreekbaar maken, maar weet je niet hoe en bij wie? Neem dan deel aan de workshop Dilemma’s in samenwerking

Directe collega’s maken het assistants moeilijk

Opvallend genoeg spelen directe collega’s van de assistants, en dus niet hun leidinggevende of andere directieleden, de hoofdrol in alle negentien vormen van voorgelegde dilemma’s. (Zie de lijst hieronder.) Alleen het doen van onjuiste betalingen of omkoping gebeurt in 4 procent van de gevallen door de leidinggevenden. Het verrast Ingrid en Brigit dat de meeste dilemma’s van assistants te maken hebben met directe collega’s. Een verklaring hiervoor is niet gemakkelijk te geven.

Ethische dilemma’s; zo gaan assistants ermee om

Ruim een derde praat erover met hun naaste collega’s. Ongeveer een kwart bespreekt het met de leidinggevende als die bij het dilemma is betrokken. Slechts 8 procent bespreekt het met de overige directieleden wanneer die met het dilemma te maken hebben. Op de vraag waarom assistants een dilemma niet bespreken, geven de meesten aan dat ze zich niet veilig genoeg voelen bij hun leidinggevende of ander directielid. Als het gaat om de directe collega is ‘te veel gedoe’ de belangrijkste reden om er niet over te praten. Carrièrerisico wordt als tweede reden genoemd om bij zowel leidinggevende, directieleden en directe collega’s hun mond te houden over een dilemma.

Behalve het gedoe en het carrièrerisico werden ook andere argumenten genoemd om dilemma’s over wangedrag niet te bespreken. Een van de redenen om er niet over te praten, kan zijn dat het topmanagement volgens 30 procent van de ondervraagden nooit, zelden of maar af en toe in praktijk brengen wat ze verkondigen (‘practice what you preach’). Slechts 19 procent doet dat wel.

Persoonlijke werkverhoudingen

Wanneer naar de persoonlijke vertrouwensrelaties van de leidinggevende wordt gevraagd, geeft 9 procent van de assistants aan dat hun leidinggevende niemand vertrouwt. Een vijfde van de assistants denkt echter dat zij zelf de grootste vertrouweling zijn voor hun leidinggevende.

Bij de vraag naar de mate van tolerantie in organisaties als het gaat om wangedrag blijkt 35 procent minimaal te tolereren dat er wangedrag plaatsvindt. 42 procent van de mensen in een organisatie zijn gemotiveerd om ‘het juiste te doen’.

Op de vraag hoe assistants hun eigen rol ten opzichte van hun leidinggevende omschrijven, noemt 71,1 procent zich vertrouweling. Vlak daarna gevolgd door bewaker (68,1%) en vertrouwelijk adviseur (67,5%). Assistants denken overigens zelf dat hun leidinggevende die rol iets anders ziet. Dan scoort bewaker het hoogste (70,1%), vertrouweling bijna 66 procent en vertrouwelijk adviseur slechts 58,8 procent.

Spagaat tussen organisatie en collega’s, en loyaliteit aan directie

Het onderzoek toont volgens De Jong en De Lange al met al een weinig rooskleurig beeld rond de dilemma’s waarmee assistants te maken hebben. Niet in de laatste plaats als het gaat om hun directe collega’s, die vaak zorgen voor de meeste dilemma’s. Voor De Jong en De Lange bevestigen deze uitkomsten verder dat assistants lang niet altijd de vertrouwelijke relatie onderhouden met hun leidinggevende die ze zich misschien zouden wensen. Of liever gezegd, die nodig is voor goed leiderschap waar organisaties vaak de mond vol van hebben. Directeuren lijken een ander beeld te schetsen van hun organisatie dan hun assistants in werkelijkheid ervaren.

Overigens blijkt ook uit het onderzoek dat leidinggevenden daarentegen wel veel diverse strategische en operationele onderwerpen bespreken met hun assistants. Communicatie en reputatie scoren daarin opvallend genoeg het hoogste. Assistants moeten dus functioneren in een spagaathouding tussen de organisatie en directe collega’s, en loyaliteit aan de directie.

Lees ook Effectief samenwerken met je leidinggevende; zo doe je dat

Symposium en volledige uitkomsten

Op 8 maart worden de volledige uitkomsten bekendgemaakt tijdens een symposium bij KPMG in Amstelveen. Assistants worden uitgenodigd om hier samen met hun leidinggevende, directeur of manager naartoe te komen. Dan is ook het volledige rapport beschikbaar.
Aanmelden kan via info@dilemma-assist.nl

Praktijkverhaal

Lees het verhaal van Mandy Hartwig: ‘Wat ik in de notulen schreef, werd gecensureerd’. 

Over het onderzoek

Het onderzoek van Dilemma-Assist is verstuurd naar ruim 1.400 assistants (afkomstig uit 23 landen), van wie er 204 reageerden. De meeste respondenten werken in de bancaire/financiële sector, gevolgd door ex aequo de energiesector en de overheid. 47 procent van de respondenten werkt voor de CEO, 32 procent voor een andere board member. De enquête bestond voor een groot deel uit meerkeuzevragen en soms kon er een aanvulling worden gegeven. De Nederlandse professoren corporate governance en leiderschap Kees Cools en Erik van de Loo gaven advies over de inhoud.

Over Dilemma-Assist

Dilemma-Assist is een niet-commerciële website voor managementassistenten die met een dilemma op het werk zitten en via deze website advies kunnen vragen. De manier waarop assistants en hun leidinggevenden met elkaar samenwerken om integriteit in organisaties te bevorderen, zou wat De Jong en De Lange betreft veel beter kunnen. Dat was de aanleiding om in 2016 Dilemma-Assist te lanceren. Er is ook een Forum van deskundigen die desgewenst raad kunnen geven.
www.dilemma-assist.nl

Dilemma’s

De negentien dilemma’s die in de enquête aan de orde zijn gekomen:

1) Ongepast (onbeschoft of respectloos) gedrag
2) Seksueel ongewenst gedrag
3) Verspilling, mismanagement of misbruik van middelen van de organisatie
4) Verkeerd omgaan met vertrouwelijke informatie of eigendomsinformatie
5) Belangenverstrengeling
6) Stelen of verduisteren
7) Het vervalsen of manipuleren van interne financiële informatie
8) Het vervalsen of manipuleren van externe financiële informatie
9) Onjuiste of misleidende uitspraken doen tegenover publiek, media of investeerders
10) Toezichthoudende instanties van verkeerde of misleidende informatie voorzien
11) Ongepaste betalingen doen of omkoping
12) Het schenden van de privacy van werknemers
13) Het schenden van de privacy van klanten of consumenten
14) Overtredingen van de milieuwetgeving
15) Het geven van misleidende testresultaten als het gaat om productkwaliteit of -veiligheid
16) Zich bezighouden met concurrentiebeperkende praktijken
17) Onkostendeclaraties vervalsen
18) Notulen vervalsen
19) Beloningen

Verdieping

Wil je jouw dilemma’s bespreekbaar maken, maar weet je niet hoe en bij wie? Neem dan deel aan de workshop Dilemma’s in samenwerking van trainer Gunilla Blijsie tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april.

Reageer op dit artikel