nieuws

Musthave secretariaat: zo krijg je het voor elkaar

Faciliteren

Het is meer dan ooit van belang om zichtbaar te zijn en de relevantie van je secretariaat aan te tonen. Er níet over nadenken is geen optie. Trainer Marianne Smits legt uit hoe jij van je secretariaat een absolute musthave maakt. “Zie je secretariaat als een winkel!”

Musthave secretariaat: zo krijg je het voor elkaar

Waarom is dit zo belangrijk?

“Anders blijf je doen wat je deed, en dan ben je niet de sparringpartner die je manager of directie van je verwacht en verlangt. Er is veel turbulentie binnen organisaties én in het secretaressevak. De veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op, er speelt branchevervaging, er zijn nieuwe technologieën, klanten worden kritischer. De organisatie gaat steeds dieper nadenken over wat ze in huis wil houden en wat ze wil uitbesteden, om zo wendbaar mogelijk te zijn en zo goed mogelijk te kunnen inspelen op die veranderende omstandigheden. En het is zaak weg te blijven van de zogenaamde ‘commodity trap’.”

Marianne Smits

Trainer en innovatiecoach Marianne Smits

Wat is de commodity trap?

“Dat is: concurrentie uitsluitend op basis van prijs. En de vraag ‘wat kost de ondersteuning eigenlijk?’ wil je niet hoeven beantwoorden.

Er komt steeds meer concurrentie door onder meer de opkomst en toename van Virtual Assistants. Er kan ook een overschot aan assistants bestaan binnen de organisatie. Of men huurt voor de efficiency experts van buiten in. Gecombineerd met kritische managers én kritische klanten zorgt dit ervoor dat men ook gaat nadenken over de prijs. En als die prijs het enige onderscheidend vermogen is… dan is het zeer duidelijk dat jouw meerwaarde en die van het secretariaat niet meer duidelijk is.

Het moet dus helder zijn welke toegevoegde waarde je biedt op het secretariaat. En daar moet je een goed verhaal bij hebben. Toon aan waarin jij je onderscheidt, en doe dat bovendien future proof, voor een periode van drie jaar.”

Wat is de eerste stap hierin?

Doel van het secretariaat: wat draagt jouw team bij aan de organisatie? Zet het scherp neer: bied je toegevoegde waarde?
Waar staat het secretariaat voor? Hóé doe je het werk? Is fysieke aanwezigheid nodig? Of is ook digitale bereikbaarheid en beschikbaarheid mogelijk?
Wie bedien je? Wie zijn je klanten, wie bedien je intern en extern? En wie bedien je níet meer? Hoe krijg je de ondersteuning future proof?
– Wat lever je? Welke producten en diensten ga je leveren, wat zijn de specifieke activiteiten?
– Wat heb je nodig om deze diensten te kunnen leveren, welke kaders wil je van het management? Zie het als een magazijn, een voorraad waaruit je kunt putten.
– Pitch: beschrijf jouw secretariaat in één zin!

Heb je voorbeelden van zo’n pitch of slogan?

“Ja, en hele leuke ook hoor! Dit zijn wat voorbeelden:

• Waterschap: ‘Wij zijn een dijk van een secretaresseteam!’
• Een team bij een zorgverlenende instelling: ‘Samen met jullie voor jullie’.
• Een team bij een gemeente: ‘Assistant professionals at your service’.
• Bij een dienstverlenende commerciële organisatie: ‘Support professionals: zichtbaar in-zicht’.

Wat win je hiermee?

“Je hebt zo de ingrediënten in handen voor een goed gesprek over je managementondersteuning als je met het management rond de tafel gaat. En je kunt aantonen waar je voor staat en wat de waarde ervan is. Je hebt een helder, goed onderbouwd verhaal en bent zo een volwaardig gesprekspartner.

Je ontwikkelt een goede basis van je dienstverlening. Zo kun je ook tegen klanten zeggen: dit past niet bij onze manier van werken, deze diensten bieden we niet meer. Dit kun je nadrukkelijk vanuit één gezamenlijke visie doen. Dat is heel mooi, want ook dat versterkt de zichtbaarheid van het secretariaat.”

Kracht van de masterclass

“De kracht van de workshop zit ‘m er ook in dat je de denkkracht van de mededeelnemers kunt inzetten. Er zijn zoveel creatieve en leuke aanvullingen en kritische kanttekeningen te krijgen van je vakgenoten. Iedereen zit er vanuit haar ervaring en expertise en kan je verder helpen om je zichtbaarheid te vergroten en je toevoegde waarde in te zien.” En zo krijg je ook nooit meer die irritante vraag: wat doet het secretariaat nou eigenlijk? Zoals blogger en secretaresse Gaby Madiredjo beschreef in haar blog De teflonlaag van de secretaresse.

Tips van Marianne Smits

• Als het voor jou relevant is, kan het slim zijn om ook stil te staan bij de kosten en de baten. Daar is een bepaalde formule voor hoeveel tijd je het management bespaart.
• Denk ook aan een ‘reclamefolder’: een document dat je op het intranet kunt zetten en waarmee je jouw winkel en dat wat je verkoopt kunt afficheren.
• Zet je zelfbedachte slogan in je e-mailhandtekening!

Aan de slag

Breng jouw musthave secretariaat naar het hoogste niveau en ga aan de slag in de masterclass Succesvolle vernieuwing van het secretariaat. Je gaat in deze masterclass vanuit jouw eigen visie een organisatorische blauwdruk opzetten voor vernieuwing van het secretariaat en krijgt de handvatten om collega’s en je manager te motiveren en mee te krijgen in deze verandering.

Reageer op dit artikel