artikel

6 tips voor efficiënt agendabeheer

Geen categorie

1. Schrijf afspraken altijd op identieke wijze in de agenda

Wen je aan altijd begin- en eindtijd van een vergadering te vragen én te noteren. Schrijf de reistijd er ook altijd bij. Een complete notitie bevat ook: het soort afspraak of taak; waar de actie plaatsvindt; de deelnemers aan het overleg en waar deze te bereiken zijn.

2. Plan en stel prioriteiten
Let daarbij op de belangen van de organisatie. zaken die écht belangrijk zijn ogen vaak niet urgent waardoor je dus heel efficiënt de hele dag de verkeerde dingen kunt doen. De zaken die echt belangrijk zijn blijven liggen.

3. Houd grip op je activiteiten, anders verlies je het zicht op de prioriteiten
Schuif je planning niet zomaar opzij voor die van anderen. Bied wel openingen in de zin van: ik ben nu bezig, maar vanmiddag om één uur kunnen we hier wel over praten.

4. Doe alleen die dingen die alleen jij kunt
Besteed zaken die ook door anderen kunnen worden uitgevoerd zo veel mogelijk uit.

5. Vertrouw op anderen
Draag de uit te besteden werkzaamheden goed over en hou contact. Laat je dus niet afleiden als de ander dingen anders aanpakt dan jij; hou overzicht en beoordeel het eindresultaat.

6. Creëer ruimte
Zowel in je hoofd als op je werkplek. Probeer niet alles te onthouden, maar maak werklijstjes, per dag, per week of per maand. Door alle ‘verplichtingen’ op papier te zetten maak je ruimte vrij in je hoofd om met andere zaken bezig te zijn. Dat geldt ook voor je werkplek. Zorg dat je overzicht houdt. Stapels papier op je bureau zorgen voor onnodig veel zoektijd en dus voor verlies van efficiency.

Bron: Handboek Secretaresse Assistent

Reageer op dit artikel