artikel

Checklist voor de inrichting van een evenementenlocatie

Geen categorie

De inrichting van een evenementenlocatie kent veel facetten: van functionele onderdelen als meubilair en garderobe tot sfeerverhogende elementen als decoratie en sfeerverlichting. Om niets over het hoofd te zien bij het organiseren van een evenement, is hier een checklist met de meest voorkomende inrichtingsaspecten. Entree en registratie gasten garderoberekken en garderobebalie registratietafel en stoelen registratiematerialen: […]

De inrichting van een evenementenlocatie kent veel facetten: van functionele onderdelen als meubilair en garderobe tot sfeerverhogende elementen als decoratie en sfeerverlichting. Om niets over het hoofd te zien bij het organiseren van een evenement, is hier een checklist met de meest voorkomende inrichtingsaspecten.

Entree en registratie gasten

  • garderoberekken en garderobebalie
  • registratietafel en stoelen
  • registratiematerialen: gastenlijst en badges
  • kasgeld, consumptiebonnen, parkeerkaarten
  • programmaboekjes met plattegrond of andere informatieflyer
  • telefoon, fax- en/of e-mailservice
  • EHBO-kit met basisvoorzieningen
  • basis kantoorbenodigdheden
  • belangrijke interne telefoonnummers (beveiliging, entree, catering, enz…)
  • belangrijke externe telefoonnummers (openbaar vervoer, taxicentrale, ziekenhuis, enz…)

Meubilair en ‘grote attributen’

  • stoelen, tafels
  • dinerbuffetten en bars
  • podium (losse podiumdelen zijn meestal één bij twee meter)
  • katheder of spreekgestoelte
  • forumtafel en stoelen
  • dansvloer
  • showtafel of perstafel
  • info- of beursstands

‘Kleine attributen’

  • glaswerk (of disposable materialen), serviesgoed en bestek, buffetmaterialen
  • bewegwijzeringsbordjes
  • tafel- en buffetlinnen
  • menu- en tafelkaartjes, buffetkaartjes (diner of dinerbuffet)
  • schrijfblokken en pennen (vergadering of presentatie)

Voor de inrichting van een stand ten behoeve van een beurs zijn andere voorzieningen nodig. Hierbij kun je denken aan:

‘Grote attributen’

  • display/standbouw
  • tafel(s) en stoelen
  • presentatiedesk of infobalie
  • keukenapparatuur afhankelijk van te serveren hapjes en drankjes (koelkast, magnetron, oventje of koffiezetapparaat). Denk ook aan stroom en water.
  • audiovisuele apparatuur (denk ook aan stroom)
  • verlichting (denk ook aan stroom)

‘Kleine attributen’

  • decoratie, bloem- of groendecoratie
  • visitekaartjes
  • naambadges
  • brochure en/of andere documentatie
  • presentjes of gimmicks
  • (mobiele) telefoon
  • notitiemogelijkheid
Reageer op dit artikel