artikel

6 eisen voor een goed verslag van een vergadering

Geen categorie

Na een vergadering is het belangrijk om je aantekeningen zo snel mogelijk uit te werken tot een goed verslag. Dit zijn de zes factoren die een verslag goed leesbaar en duidelijk maken. 1. Zorg ervoor dat het verslag overzichtelijk is Een overzichtelijk verslag zorgt ervoor dat de tekst handig is in gebruik en lekker weg […]

Na een vergadering is het belangrijk om je aantekeningen zo snel mogelijk uit te werken tot een goed verslag. Dit zijn de zes factoren die een verslag goed leesbaar en duidelijk maken.

1. Zorg ervoor dat het verslag overzichtelijk is

Een overzichtelijk verslag zorgt ervoor dat de tekst handig is in gebruik en lekker weg leest. Let daarom op de volgende punten:

  • Zorg voor voldoende marges als je je aantekeningen uitwerkt: links, rechts, boven en onder.
  • Plaats voldoende witregels tussen de verschillende onderwerpen.
  • Zorg voor een consequente typografie van de agendapunten.
  • Zorg voor symmetrie in je opsommingen. Dat betekent dat je elk deel van een opsomming op dezelfde wijze formuleert.

2. Zorg ervoor dat verslag volledig is

  • Zorg ervoor dat je in de kop van het verslag alle informatie vermeldt: naam van vergadering, dag, datum, begin- en eindtijd, de plaats van vergaderen, de duur van de vergadering, de namen van de aanwezigen en afwezigen.
  • Laat bij de agendapunten de driedeling naar voren komen: beginstuk (aanleiding), middenstuk (essentie) en eindstuk (acties, afspraken).
  • Formuleer volledige zinnen: telegramstijl leest niet prettig.

3. Zorg ervoor dat het verslag beknopt is

Tegenwoordig is er sprake van een overkill aan informatie: mensen moeten heel veel informatie doornemen. Hanteer daarom het motto KISS: keep it short and simple.

  • Vermijd vanzelfsprekendheden als ‘Na afronding van punt 2 besluit de vergadering over te gaan tot behandeling van punt 3’.
  • Richt je op de actie of de afspraak, verwerk de vraag in het antwoord.

4. Zorg ervoor dat het verslag objectief is

Soms is het verleidelijk om je mening te laten doorsijpelen in de formulering. Houd je verslag objectief door aan de volgende punten aandacht te besteden:

  • Vermijd een al te letterlijke vertaling. Je kunt daarom ook beter geen letterlijke zinnen van de sprekers overnemen. Die spreektaal moet je juist overzetten naar schrijftaal.
  • Formuleer positief. Dit betekent dat je alleen vertelt wat iemand belooft voortaan te zullen doen.
  • Probeer beschrijvingen van de vergadersfeer te vermijden. Een verslag is een neutrale, zakelijke weergave van het besprokene. Zorg ervoor dat je geen interpretaties opneemt in het verslag.

5. Zorg ervoor dat het verslag exact is

Hoe exacter het verslag, des te kleiner is de kans op onduidelijkheden. Neem de volgende punten in acht:

  • Vermijd bij de afronding van het agendapunt de lijdende vorm en hanteer de bedrijvende vorm. Je kunt de lijdende vorm herkennen doordat er een werkwoord van ‘worden’ of ‘zijn’ aanwezig is.
  • Formuleer de actiepunten volgens de OPA-structuur: begin met het Onderwerp (wie), dan de Persoonsvorm (werkwoord) en vervolgens de Andere zinsdelen (rest). Als je het prettig vindt, kun je ook in het verslag zelf de OPA-structuur gebruiken.
  • Zorg ervoor dat voor de lezer direct duidelijk is wat je met een bepaalde formulering bedoelt.

6. Zorg ervoor dat het verslag correct is

Een verslag dat taalfouten bevat, wordt altijd minder positief ontvangen dan een verslag zonder fouten. Fouten zorgen ervoor dat de aandacht van de lezer van de inhoud wordt afgeleid. Denk aan de volgende punten als je een correct verslag wilt afleveren:

  • Vermijd tik- en spelfouten. Maak altijd gebruik van de spellingcontrole of laat een ander de tekst even doorlezen. Denk ook aan spaties te veel of te weinig en aan onterechte hoofdletters.
  • Vermijd stijlfouten.
  • Formulier het verslag in de onvoltooid tegenwoordige tijd. De lezer begrijpt dan dat het vermelde tijdens de vergadering plaatsvond.

Bron: Handboek Secretaresse Assistent

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels