nieuws

Do’s en don’ts telefonisch vergaderen

Geen categorie

Wie wel eens een telefonische vergadering ‘belegt’, weet dat dat makkelijker klinkt dan het is. Als je zo’n vergadering in goede banen wilt leiden, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden, want ook bij telefonisch vergaderen gelden regels.
De do’s en de don’ts.

Wie wel eens een telefonische vergadering ‘belegt’, weet dat dat makkelijker klinkt dan het is. Als je zo’n vergadering in goede banen wilt leiden, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden, want ook bij telefonisch vergaderen gelden regels. De do’s en de don’ts.

Gedragscode bij conferentiegesprekken
De top 10 succesfactoren en valkuilen

1. Houd de klok in de gaten en maak efficiënt gebruik van ieders tijd; kom naar het gesprek met een agenda, duidelijke doelstellingen en verwachtingen over wie wat doet.
Zorg ervoor dat je een korte stand van zaken geeft bij het begin van het conferentiegesprek en een summiere samenvatting na afloop ervan.
2. Stel alle partijen die aan het gesprek deelnemen aan elkaar voor en verwelkom nieuwe deelnemers wanneer ze inbellen.
3. Let op: dit kan vanzelfsprekend lijken maar het is niet altijd makkelijk om te doen. Wanneer je aan een conferentiegesprek deelneemt op jouw kantoor, is het vaak zeer verleidelijk om ook nog even je e-mail te controleren, aan documenten verder te werken, enz. Maar typen op een toetsenbord is behoorlijk storend en de andere deelnemers kunnen het horen.
Ook wanneer je je in een conferentiezaal bevindt, kun je het misschien niet laten om je mobiele toestellen na te kijken of e-mails te doorlopen tijdens het conferentiegesprek – ook dit je niet doen
4. Zet het conferentiegesprek nooit op ‘hold’. Als je echt even wegmoet, gebruik dan de ‘mute’-functie – de ‘hold’-muziek kan zeer storend werken tijdens een gesprek.
5. Als je een presentatie doorloopt, geef dan steeds aan wanneer je van de ene dia naar de andere overgaat, zodat alle deelnemers vlot mee kunnen volgen.
6. Schakel binnenkomende oproepen door naar je voicemail. Wanneer je het conferentiegesprek volgt vanuit je kantoor, zorg er dan voor dat je alle oproepen doorschakelt naar je voicemail.
7. Schakel je gsm-signaal, je semafoon, en dergelijke uit tijdens het conferentiegesprek.
8. Onderbreek niet; geef anderen de kans hun punt af te werken voordat je zelf het woord neemt.
9. Vermijd parallelle conversaties, die zijn storend voor wie langs de andere kant meeluistert.
10. Gebruik een ‘normaal’ stemgeluid bij het spreke’; e huidige conferentietelefoons bieden een uitstekende akoestische kwaliteit. Roepen of te zacht spreken is verwarrend en kan het succes van het gesprek aantasten.

Bron: Polycom

Reageer op dit artikel