nieuws

E-mailmanagement: controle over je inbox

Geen categorie

Vragen aan iemand hoe hij z’n inbox heeft ingericht en wat er zoal inzit, is net zoiets als vragen wat voor ondergoed hij of zij draagt. Om die reden is het ook bijna not done om iemand te vertellen hoe hij zijn inbox in zou moeten delen. Toch hebben we een paar tips voor je, ze komen van psycholoog David Silverman.

Vragen aan iemand hoe hij z’n inbox heeft ingericht en wat er zoal inzit, is net zoiets als vragen wat voor ondergoed hij of zij draagt. Om die reden is het ook bijna not done om iemand te vertellen hoe hij zijn inbox in zou moeten delen. Toch hebben we een paar tips voor je. Ze komen van psycholoog David Silverman. Hij legt uit hoe hij z’n inbox managet.

1. Vermijd scrollen
Mijn inbox is mijn takenlijst. Er passen ongeveer 20 e-mails op het beeldscherm. Worden dat er meer, dan heb ik het gevoel dat ik de controle kwijt raak. Zodra ik moet gaan scrollen, zorg ik er dus voor dat ik zoveel mogelijk e-mails afhandel.

2. Kom meteen in actie
Lees de e-mail en doe er iets mee. Reageer, verwijder of bewaar de e-mail in een speciale map.

3. Sla taken voor een ander apart op
Ik vind het al moeilijk genoeg om mijn eigen to-do lijst bij te houden, dus zodra een e-mail betrekking heeft op iets dat een ander moet doen, sla ik die op in een aparte map. Dat geldt met name voor die vreselijke forwards.

4. Bewaar slechts één e-mail per onderwerp
Als er veel heen en weer gemaild wordt over een onderwerp, bewaar ik alleen de meest recente mail hierover in mijn inbox. De rest gooi ik weg of sla ik op.

5. Bewaar alles dat geen junkmail is
‘ Soms is het moeilijk in te schatten welke e-mail belangrijk is en welke niet. Dat mailtje met die dansende banaan kunt u waarschijnlijk veilig weggooien, maar dat mailtje van de tandarts kan nog wel eens van pas komen. En aangezien ik toch vele gigabytes opslagruimte heb, kan ik het evengoed bewaren.

6. Maak maar een paar mappen aan
Bijna alles wat ik bewaar gaat in één map. Als je teveel mappen hebt, kost het je nog enorm veel tijd om alle e-mails te organiseren en kost het vaak net zoveel tijd om een bepaald mailtje terug te vinden. Ik vertrouw daarom volledig op de zoekfunctie van mijn e-mailprogramma.

7. Ruim elke dag op
Ik poets mijn tanden toch ook twee keer per dag? Ik loop dus elke dag een keer door mijn e-mail om te kijken wat er weg kan.

8. Bewaar niets langer dan een maand
Als ik niet weet wat ik met een bepaalde e-mail aanmoet of er gewoon niet aan toe kom, laat ik hem hoogstens een maand in mijn mailbox zitten. Daarna is het duidelijk: of ik doe er iets mee of ik gooi hem weg.

Bron: managersonline.nl

Reageer op dit artikel