nieuws

Alweer een vergadering

Geen categorie

Niet alleen CEO’s verzuchten regelmatig: ‘alwéér een vergadering?’ Ook jij herkent dit vast wel. De werkelijke reden voor de allergie tegen vergaderen komt vaak voort uit het gevoel over de effectiviteit van de bijeenkomsten, Ze duren altijd té lang en leveren té weinig op. Is online vergaderen voor jou een optie? Houd je dan aan de volgende do’s en don’ts.

Niet alleen CEO’s verzuchten regelmatig: ‘alwéér een vergadering?’ Ook jij herkent dit vast wel. De werkelijke reden voor de allergie tegen vergaderen komt vaak voort uit het gevoel over de effectiviteit van de bijeenkomsten, Ze duren altijd té lang en leveren té weinig op. Is online vergaderen voor jou een optie? Houd je dan aan de volgende do’s en don’ts.

1. Bereid je goed voor
Ben je de organisator van de vergadering, zorg dan dat je weet wie op welke wijze aan de vergadering deelneemt. Maakt iemand gebruik van zijn smartphone, weet dan het telefoonnummer. Ken ook de eventuele landennummers.

2. Wees op tijd
Steel geen tijd van anderen door te laat in te loggen.
 

3. Ken de technologie
Zorg dat je weet hoe de technologie werkt zodat je voorkomt dat jij de vergadering vertraagt.
 

4. Lichaamstaal minder zichtbaar
Kijk recht in de camera of webcam. Gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een face-to-facegesprek. Realiseer je dat non-verbale signalen niet of slecht zichtbaar zijn voor de overige deelnemers. Wees dus extra alert hierop. 
 

5. Wees geconcentreerd
Als deelnemer aan een online vergadering is het belangrijk de focus te houden op de onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen andere dingen doen, zoals je mail checken of actualiteiten volgen op internet. Woon je een online vergadering alleen bij als toehoorder dan werkt het niet verstorend om andere werkzaamheden tussendoor uit te voeren.
 

6. Bereid je altijd voor
Dit is een must, maar het zou eigenlijk niet wezenlijk anders moeten zijn dan voor een fysieke vergadering.
 

7. Blokkeer achtergrondgeluiden
Gebruik de ‘mute’-knop wanneer je niet spreekt om te voorkomen dat achtergrondgeluiden continue hoorbaar zijn. Dit is bijzonder storend en bovendien onprofessioneel.
 

8. Noem je naam als je reageert
Bij online vergaderingen waarbij geen gebruikgemaakt wordt van beeld is het voor de deelnemers, zeker als ze elkaar niet kennen, moeilijk te onderscheiden welke spreker aan het woord is. Noem dus altijd even je naam zodra je reageert.

9. Wees alert op vertraging
Beeld en geluid lopen niet altijd synchroon. Het kan dus voorkomen dat deelnemers door elkaar heen gaan praten. Hierdoor wordt het moeilijk en soms zelfs onmogelijk om de discussie te volgen. Geef aan dat je wilt reageren, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Mag ik daarop reageren?’ of ‘Ik heb een vraag’ en wacht dan kort voor je je reactie geeft. Zo ben je duidelijk verstaanbaar. Bij een videoconferentie ben je zichtbaar en kun je bijvoorbeeld volstaan door het opsteken van je hand als teken dat je wilt reageren.

10. Wees alert op de kleding en gebaren
Draag bij voorkeur effen kleding en geen reflecterende sieraden. Gestreepte kleding komt vervelend over op beeld want de strepen lijken te bewegen (herken je wel van tv). Opvallende accenten op je kleding kunnen wel en dragen bij aan de herkenbaarheid van jou als persoon. Voorkom dat gebaren die je gebruikt verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Let er ook op dat je ademhaling, zeker bij het gebruik van een headset, duidelijk hoorbaar is voor anderen. Diep zuchten kan dan vervelend overkomen.

11. Wees kort en bondig
Online vergaderen vergt meer concentratie van de deelnemers. Je bent sneller afgeleid. Houd je zinnen daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid, spreek de persoon dan hierop aan.

Tips
Er zijn veel verschillende webdiensten die online vergaderen, videogesprekken voeren en het delen van de desktop mogelijk maken. Oriënteer je goed. Let daarbij op de zaken als:

  • gebruikersvriendelijkheid
  • de taal (vaak Engels)
  • de kosten
  • de mogelijkheiden (alleen webmeeting of ook webinar (online seminar)
  • Wees goed voorbereid! Probeer de software die je gaat gebruiken voor videovergaderen altijd zelf eerst een aantal malen uit zodat je precies weet hoe het werkt. Zo kom je tijdens de vergadering niet voor verrassingen te staan.
  • Maak je gebruik van iPad’s of andere tablets om zo papierloos te kunnen vergaderen, zorg dan voor beveiliging van de gegevens op de iPad. Bij verlies of diefstal zou het erg vervelend zijn als alle gegevens op de iPad voor de ‘vinder’ zichtbaar zijn. Beveilig de tablats dus altijd met een wachtwoord en vermijd onveilige clouddiensten. Goedkoop is duurkoop.

Lezen: Secretaresse Assistent Wijzer: Effectief digitaal vergaderen
door Marianne H.M. Smits  
isbn 978-901309395-7
www.managementsupport.nl/shop

Training: Effectiever werken met de iPad:
www.vakmedianetshop.nl/opleidingen

Voor een overzicht van gratis internetdiensten voor online vergaderen en samenwerken zie
www.pepermunt.net/kantoor-online/online-vergaderen.html

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels