nieuws

Als je collega vertrekt

Geen categorie

Vrijwel elk bedrijf wordt geraakt door de crisis. Kostenbesparingen, meer doen met minder collega’s en ontslagen zijn aan de orde van de dag. Als een collega vertrekt, betekent dat veel extra werk voor jou als secretaresse. Tenminste… als je je ook bezighoudt met de personeelsadministratie. Ligt de afhandeling op jouw bordje? Waar je in dat geval op moet letten lees je in de volgende checklist.

Vrijwel elk bedrijf wordt geraakt door de crisis. Kostenbesparingen, meer doen met minder collega’s en ontslagen zijn aan de orde van de dag. Als een collega vertrekt, betekent dat veel extra werk voor jou als secretaresse. Tenminste… als je je ook bezighoudt met de personeelsadministratie. Ligt de afhandeling op jouw bordje? Waar je in dat geval op moet letten lees je in de volgende checklist.

Procedure voorafgaand aan het ontslag
De omstandigheden rond ontslag verschillen. Er zijn drie soorten ontslag.

  1. Ontslag met wederzijds goedvinden
    De werknemer stemt in met het ontslag en hij/zij en de werkgever gaan rond de tafel en leggen afspraken vast in een overeenkomst. Als secretaresse zul je vaak dit exitgesprek moeten plannen.
  2. Ontslag via UWV Werkbedrijf
    Dit is de meest voorkomende route bij een reorganisatie. Werkgever doet ontslagaanvraag bij het UWV en het UWV geeft een ontslagvergunning. Werknemer kan naar kantonrechter stappen omdat hij mogelijk recht heeft op een ontslagvergoeding.
  3. Ontslag via kantonrechter
    Bij ontslag wegens disfunctioneren of verschil van inzicht komt de kantonrechter in beeld. Vaak is hiervóór al een traject gestart van dossieropbouw, coaching en cursussen zodat de werknemer zich kan verbeteren. 

Checklist

Pas als het ontslag definitief is kan de procedure van uitdiensttreding beginnen. Belangrijkste punten:

Formele meldingen en administratie

  • Zorg voor schriftelijke bevestiging van de ontslagaanvraag en de datum van uitdiensttreding aan de werknemer.
  • Meld hem/haar af bij officiële instanties: zorgverzekering, pensioenfonds, arbo, bedrijfsvereniging.
  • Handel openstaande declaraties af.
  • Controleer of regelingen als vakantiegeld, ontslagvergoeding en eindejaarsuitkering zijn afgehandeld.
  • Zeg abonnementen op of speel ze door naar een collega.
  • Stuur een getuigschrift als de werknemer daarom vraagt.

Communicatie

  • Informeer relaties over het vertrek van de werknemer. Stel deze zo mogelijk ook voor aan de opvolger.
  • Verwijder contactgegevens van de bedrijfswebsite.
  • Wat moet er gebeuren met de mailbox van de werknemer?
  • Laat voicemail doorverwijzen naar een collega.

Inleveren bedrijfseigendommen

  • Zorg dat werknemer alle bedrijfseigendommen inlevert: sleutels, pas, telefoon, laptop, leaseauto, tankpas, visitekaartjes.

 Vertrouwelijke informatie

  • Documenten met vertrouwelijke info over het bedrijf moet de werknemer inleveren, maar hoe zit het met gegevens over omzet? En klantgegevens?
  • Laat de medewerker zo nodig een geheimhoudingsverklaring tekenen. 

 Overdracht werkzaamheden

  • Inventariseer de werkzaamheden van de collega. Het is handig om een document te maken met verwijzingen naar contactpersonen, telefoonnummers en dossiers in de kast.
  • Zorg dat het bureau van de vertrekker is opgeruimd.

Afscheid

  • Regel zo mogelijk een prettig afscheid; je zult elkaar in de toekomst wellicht nog tegenkomen.
  • Zorg voor een (kleine) attentie vanuit het bedrijf en plan een borrel als het budget en de bedrijfsregels dat toelaten. Denk na over bloemen of een cadeau.

Social media
Een onontgonnen gebied hierin is het afhandelen van socialmedia-accounts. Want van wie zijn die Twittervolgers en het netwerk dat iemand via LinkedIn heeft opgebouwd bij zijn vorige werkgever? Een schemerzone.

Beste advies: stel een socialmediaprotocol op, om problemen in de toekomst te voorkomen. 

Meer informatie

Dit artikel verscheen in uitgebreide vorm in Management Support Magazine maart 2013 en is van de hand van Aline de Bruin.

Reageer op dit artikel