nieuws

Assistant onmisbare schakel in eindejaarsdrukte

Geen categorie

Het einde van het jaar nadert snel. De tijd van kerstpakketten, kerstmailings en eindejaarsrecepties is in volle gang en vanwege alle vrije dagen is december ook nog een korte maand. Dit betekent drukke tijden voor secretaresses, assistenten en personal assistants.

Het einde van het jaar nadert snel. De tijd van kerstpakketten, kerstmailings en eindejaarsrecepties is in volle gang en vanwege alle vrije dagen is december ook nog een korte maand. Dit betekent drukke tijden voor secretaresses, assistenten en personal assistants. Deze taken komen immers bovenop hun reguliere dagelijkse werkzaamheden.

En dat dit dagelijks werk omvangrijk is, weet Fons Scheltema, directeur van Management Support Assistant2, beter dan wie ook. Scheltema, ondermeer oprichter van Starjob secretaresse uitzendgroep en voormalig eigenaar van Secretary Plus, plaatste door de jaren heen honderden secretaressen in onder meer Nederland, België en Duitsland en heeft het ondersteunend vak van dichtbij zien veranderen. De eindejaardrukte vormt een mooie aanleiding voor zijn pleidooi: het ondersteunend vak is veranderd en heeft meer erkenning nodig.

Organisatie kerstborrel
In december neemt de werkdruk voor assistants toe door extra taken bovenop hun reguliere dagelijkse werkzaamheden. Scheltema vroeg 65 van zijn assistants naar hun beleving van de eindejaarsdrukte. Op de vraag hoe assistants de laatste weken van het jaar ervaren, antwoordt 58% dat de werkdruk aanzienlijk toeneemt, met minimaal 25%.
Scheltema: “Het is typisch zo’n moment waarop ondernemers leunen op de regelkracht van assistants.”
De extra werkzaamheden variëren van het organiseren van de nieuwjaarsborrel tot het alvast inplannen van afspraken in het komend jaar. Assistants noemen de volgende extra taken het vaakst:
1. Organisatie kerstfeest/-borrel
2. Verzorgen kerstmailing
3. Regelen kerstpakket

Erkenning is meer dan een kerstpakket
Scheltema pleit voor meer erkenning voor de rol van assistants. Het vak wordt onderschat. Scheltema: “Assistants hebben een voortdurend groeiend takenpakket en zijn nu, meer dan ooit, de spin in het web van de organisatie. De hedendaagse assistant is hands-on en moet van allerlei vakgebieden wat afweten: financiën en HR, maar ook marketing en logistiek. En zij/hij moet bijblijven: social media, nieuwe software en apparatuur.”
Scheltema spreekt liever over assistants dan over secretaresses, omdat die term beter recht doet aan die veranderde rol. “Natuurlijk geef je je assistant iets aardigs aan het eind van het jaar, maar veel belangrijker is structurele erkenning voor de rol die zij/hij vervult. Daar ben ik 25 jaar geleden mee begonnen en het heeft mijn succes bepaald. Het wordt tijd dat ook andere ondernemers dat inzien.”

Carrièreopstap
Niet alleen het functieprofiel en de bijbehorende karaktereigenschappen van de assistant zijn veranderd, ook het ambitieniveau van de assistant zelf is volop in ontwikkeling. Scheltema: “De assistant van vandaag wil zich constant blijven ontwikkelen en wil die ambitie ook in haar/zijn werkomgeving terugvinden. De rol van assistant is geen eindstation. Het biedt de mogelijkheid om je te ontwikkelen. Het kan een mooie opstap zijn naar een glanzende carrière. Kijk eens hoever onze Minister van Defensie het heeft geschopt!”

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels