nieuws

Stoorzenders en tijdstelers: tips om ermee om te gaan

Geen categorie

Onverwachte bezoekers

Vraag wat het doel is van het bezoek. Heeft je manager wel tijd? Hoe lang zou het moeten duren? Overleg met je manager en stel eventueel voor om een afspraak te maken voor een volgende keer. Ga bij binnenkomst van onverwacht bezoek staan. Als je zit geef je namelijk onbewust aan dat je tijd hebt. Psychologisch gezien kun je dus beter blijven staan. Spreek met je manager af dat hij z’n deur dicht doet wanneer hij niet gestoord wil worden.

Gesprekken die dreigen uit te lopen
Stel bij het begin van het gesprek het doel vast en hoe lang de bespreking mag duren. Zo weet iedereen waar die aan toe is. Als een gesprek langer duurt dan gepland dan kun je bijvoorbeeld zeggen: ‘We hebben nog tien minuten’. Of je reserveert de laatste tien minuten voor een samenvatting zodat alle afspraken, acties en dergelijke door jou kunnen worden uitgezet of bewaakt.

Daarnaast zijn er de gesprekken die je zelf voert en die lang dreigen te duren. Medewerkers/collega’s hebben zo hun eigen redenen om bij jou langs te komen. Zaken die een serieus oor behoeven kun je misschien met de persoon in kwestie tijdens een lunch bespreken. Zo sla je twee vliegen in één klap: je lunch schiet er niet bij in én je biedt een luisterend oor.

Nu is het niet zo netjes of aardig om wanneer er weer iemand voor je bureau staat door te gaan met waar je mee bezig bent. Maar mocht je echt geen tijd (meer) hebben voor het bezoek, dan kun je het volgende doen:

  • Vat het gesprek in één zin samen of maak een slotopmerking. Dus ‘…’
  • Beëindig het zakelijke deel van het gesprek door over te schakelen op algemene dingen.
  • Kijk op je horloge.
  • Toon verveling.
  • Sta op.
  • Leid je bezoeker naar de deur.
  • Begin je post door te lezen terwijl de bezoeker met je spreekt.
  • Ga tijdens de discussie iets nadrukkelijker en gehaaster spreken.
  • Zeg eerlijk dat je geen tijd hebt en dat je het gesprek wilt beëindigen.

De laatste optie is in dit geval misschien nog wel de beste. Negen van de tien ‘bezoekers’ hebben daar begrip voor.

Telefoongesprekken
Alle e-mail ten spijt; we kunnen nog steeds niet zonder telefoon. Hoe vaak komt het niet voor dat je midden in een belangrijk gesprek de telefoon moet aannemen? Hoe vaak komt het niet voor dat je je kamer half uit bent en terugkeert om een rinkelende telefoon aan te nemen? Wanneer een telefoontje ongelegen komt worden vaak de volgende fouten gemaakt:

  • slecht luisteren, niet vragen
  • wie belt er en van welk bedrijf?
  • waar gaat het over
  • niet paraat hebben van een passend antwoord
  • geen trefwoorden noteren
  • geen telefoonnotities maken
  • geen concrete afspraken maken

Verder kan er onderscheid worden gemaakt tussen actief en passief telefoneren. Bij actief telefoneren bel je zelf, bij passief telefoneren word je gebeld.

Bij actief telefoneren…

… reserveer je telefoonblokken in je agenda
… bereid je je voor: je hebt alle benodigde spullen bij de hand en over je vragen nagedacht
… voer jíj het gesprek; hebt de regie in eigen hand

Plan actief, telefoneer in de ochtend. Vaak zitten mensen op een antwoord te wachten. Wanneer je te lang wacht, gaan ze jou bellen en word je een passieve beller.

Bij passief telefoneren…

… scherm je jezelf af: vraag de telefoniste zolang als nodig is jouw telefoon te beantwoorden
… handel je een vraag onmiddellijk af
… vraag je of je op een ander tijdstip terug kunt bellen.

 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels