artikel

Managementinzicht: McKinsey 7S model

Management

In de nieuwe serie managementinzicht behandelen we belangrijke modellen uit de organisatiekunde. Hier in deel 3: het McKinsey 7S model.

Managementinzicht: McKinsey 7S model

Ga je je als assistant richten op een carrière binnen het bedrijf, dan wordt organisatiekunde en managementinzicht een must. De kaders van de organisatie bepalen dan eigenlijk hoe jij je als werknemer kunt richten op jouw werkzaamheden binnen het bedrijf. De juniorfunctie wordt ingeruild voor een mediorfunctie en je doel wordt dan uiteraard om de stap te kunnen maken naar de seniorfunctie binnen het bedrijf.

Hoe steekt een organisatie in elkaar, waar liggen de pijnpunten, hoe is de bedrijfscultuur en wat is de strategie van een onderneming? Belangrijke vragen die eigenlijk de backbone van de organisatie vormen in een steeds sneller ontwikkelende omgeving. Belangrijk voor jou als assistant om dat ook te weten, want de manier waarop de organisatie is ingericht bepaalt in hoge mate weer hoe je tegemoet kunt komen aan de wensen en behoeften van de buitenwereld.

In de training Managementinzicht voor assistants gaat trainer Clarence van der Putte hierop in. In deze serie behandelen we alvast belangrijke modellen uit de organisatiekunde. Hier in deel 3: het McKinsey 7S model.

McKinsey 7S model

Het McKinsey 7S model is een managementmodel om een interne analyse te maken. McKinsey stelt dat je de interne organisatie van een bedrijf kan verdelen in 7 hoofdonderdelen (factoren). Bij een optimale bedrijfsvoering zijn al de 7 factoren in evenwicht.

KcKinsey 7S model

Het 7S model van McKinsey bevat de volgende onderdelen

3 harde factoren

Systeem
Strategie
Structuur

4 zachte factoren

Shared values
Stijl
Skills
Staff

Uitleg harde factoren 7S model

Harde factoren in het 7S model zijn makkelijker om te identificeren en te veranderen dan de zachte factoren. Harde factoren zijn zaken die je kunt bedenken en uitvoeren, zoals het maken van een strategisch plan, de organisatie in kaart brengen, formele processen uitwerken en communicatiesystemen uitrollen.

Harde factor 1 – Systeem

Met ‘systeem’ wordt in het McKinsey 7S model de operations van een bedrijf bedoeld. Hier bedenk je welke processen en taken er nodig zijn om de producten of diensten te kunnen leveren. Hier valt ook informatietechnologie onder zoals CRM, Documentmanagement en financiële programma’s. Voorbeeldvragen om het systeem te analyseren:

  • Wat zijn de belangrijkste (ICT) systemen binnen de organisatie?
  • Hoe worden deze bijgehouden? Worden ze structureel gemonitord en regelmatig geëvalueerd?
  • Welke interne processen worden er aangehouden en wordt dit ook gedocumenteerd?

Harde factor 2 – Strategie

Een van de sterke en revolutionaire onderdelen van het 7S model is dat ‘strategie’ niet in het midden is geplaatst, maar dat het slechts één van de 7 factoren is. Met strategie worden eigenlijk de toekomstplannen van het bedrijf bedoeld. Belangrijk bij strategie is dat er duidelijke keuzes gemaakt worden (focus). Het uiteindelijke doel van strategie moet zijn dat je een competitief voordeel op je concurrenten behaald. Voorbeeldvragen om de strategie te analyseren:

  • Wat is de strategie?
  • Hoe willen jullie je doelen bereiken?
  • Hoe gaan jullie met concurrentie om?
  • Zijn jullie voorbereid op veranderingen in vraag?

Harde factor 3 – Structuur

De factor ‘structuur’ gaat hoe het bedrijf is ingericht. Hoe ziet het organogram er er uit? Hier bepaalt men welke afdeling verantwoordelijk is voor welk proces en wie aan wie rapporteert. Voorbeeldvragen om de structuur van een organisatie te analyseren:

  • Hoe is het bedrijf ingedeeld?
  • Hoe is de hiërarchie binnen de organisatie (wie rapporteert aan wie en klopt dit)?
  • Hoe werken verschillende afdelingen met elkaar samen?
  • Hoe worden projecten binnen de organisatie ingericht?
  • Worden beslissingen centraal of decentraal geregeld? Is dit zoals het zou moeten zijn?

Uitleg zachte factoren 7S model

De 4 zachte factoren zijn moeilijker om te vatten en daarom ook moeilijker te beïnvloeden. De zachte factoren hebben vooral te maken met de bedrijfscultuur. Dit zijn zaken die alleen zijn te beïnvloeden en niet kunnen worden opgelegd. De zachte factoren zijn volgens de makers van het 7S model minstens zo belangrijk als de harde factoren.

Zachte factor 1 – Shared values

Shared values, ofwel gedeelde waarden, gaat over de bedrijfscultuur. Binnen dit onderdeel hoort ook de visie van het bedrijf. De shared values staan in het midden van het 7S model en dat is niet voor niets gedaan. Het idee hierachter is dat de centrale waarden binnen een bedrijf invloed hebben op alle andere facetten. Een bedrijf is opgezet met een bepaald denkbeeld (visie) van de oprichters. Dit straalt door naar alle delen van het bedrijf. Veranderen de centrale waarden binnen een bedrijf, dan heeft dit invloed op alle factoren binnen het bedrijf. Voorbeeldvragen om de shared values van een organisatie te analyseren:

  • Wat zijn de gedeelde waarden van de organisatie, is er een visie, en zijn deze bekend bij het personeel?
  • Hoe is de cultuur binnen de organisatie?
  • Komen de gedefinieerde visie en waarden van de organisatie overeen met de werkelijkheid?
  • Houdt het management zich ook aan de gedeelde waarden en visie?

Zachte factor 2 – Staff

De factor ‘staff’ gaat over het personeel binnen het bedrijf. Hier wordt dus het human resource (hr) beleid van een organisatie besproken. Hr-beleid gaat bijvoorbeeld over welke mensen je aanneemt, hoe je personeel motiveert, traint en beloont. Voorbeeldvragen om het personeelsbeleid van een organisatie te analyseren:

  • Wat voor competenties en specialisaties zijn er binnen het team of de organisatie beschikbaar?
  • Missen we competenties binnen het team of organisatie?
  • Wat is het verloop binnen de organisatie?
  • Hoe staat het met de personeelstevredenheid?
  • Hoe is de verdeling man/vrouw?

Zachte factor 3 – Stijl

Dit onderdeel gaat over de stijl van het management. Is de stijl van leidinggeven top-down of bottom-up? Is de sfeer binnen het bedrijf informeel, of formeel en hiërarchisch. Dit zijn allemaal zaken die hun invloed hebben op hoe personeel binnen een organisatie functioneert. Ook heeft het zijn invloed op wat voor personeel je als bedrijf aantrekt. Vragen om de managementstijl binnen een organisatie te analyseren worden hierboven al even genoemd. Je zou ook bijvoorbeeld kunnen vragen of bijvoorbeeld personeel coöperatief of competitief naar elkaar toe is.

Zachte factor 4 – Skills

Skills, oftewel vaardigheden, zijn de vaardigheden die in de organisatie beschikbaar zijn. Wat zijn de sterke punten van de organisatie? Voorbeeldvragen om de vaardigheden die binnen een organisatie beschikbaar zijn te identificeren:

  • Wat voor verschillende opleidingen heeft het personeel?
  • Zijn er projecten waarbij unieke vaardigheden van pas zouden komen?

Waar en wanneer gebruik je het 7S model?

Het 7S model gebruik je om een interne analyse te maken. Dat kan een analyse zijn van een bedrijf, maar uiteraard kun je er ook een afdeling of zelfs een project mee analyseren. Het idee achter het McKinsey 7S model is dat alle 7S’en in balans zijn. Past een van de 6S’en niet bij de rest, dan heeft dit een negatieve invloed op de bedrijfsvoering. Ik zeg 6S-en en niet 7, want als de middelste S (Shared values) verandert, dan heeft dit invloed op alle andere S’en. Bij veranderprojecten kan dit model worden ingezet als framework, om te voorkomen dat de organisatie uit balans raakt. Voorbeelden van veranderprojecten zijn: reorganisaties, fusies en overnames, een nieuw systeem enzovoort. Met het 7S model van McKinsey kun je een zogeheten ‘Gap analyse’ maken. Je kijkt naar de huidige situatie, en vergelijkt die met de situatie waar je naar toe wilt. Na een probleemanalyse, pak je de problemen aan. Na verloop van tijd voer je de analyse opnieuw uit om te kijken of de problemen inderdaad verholpen zijn.

Achtergrond van het 7S model

Het 7S model werd eind jaren 70 ontwikkeld door de consultants van McKinsey. McKinsey is een van de meest toonaangevende consultancybureaus ter wereld. Tom Peters heeft ook meegewerkt aan het model, en het gebruikt in zijn mega bestseller In search of excellence.

Auteur: Rick de Vlieger van Managementgoeroes

Nieuwe serie managementinzicht

Eerder verscheen deel 1: Generic strategies van Michael Porter. En deel 2: vijfkrachtenmodel Porter.

In de training Managementinzicht voor assistants leer je uiteindelijk hoe je meer als co-partner/gesprekspartner kunt acteren voor de managers. Datum: 7 september.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels