artikel

Zo organiseer je het perfecte relatie-evenement

Plannen en organiseren

Het is niet zo moeilijk om een goed relatie-evenement te organiseren, maar het kost wel veel tijd en focus. Je wilt de genodigden direct het gevoel geven dat ze jouw bijeenkomst niet willen missen. Bovendien wil je dat men er na afloop nog lang over napraat. Zo krijg je dat voor elkaar.

Zo organiseer je het perfecte relatie-evenement

Wie veel handel te vergeven heeft, wordt regelmatig uitgenodigd. De ene keer voor een persoonlijke lunch, een andere keer voor een voetbalwedstrijd en dan weer voor een partijtje golf. Daardoor zijn veel genodigden selectief, ze gaan niet zomaar op elke uitnodiging in. Wanneer je wat organiseert moet je je verdiepen in de interesses van je genodigden. Hoe kun je het programma samenstellen dat men niet zal willen missen?

Maak het programma relevant en interessant

Maak je programma niet alleen leuk, maar ook relevant en interessant. Wanneer je programma alleen leuk is, zul je merken dat een aantal deelnemers op het laatste moment afzegt. Een haringparty of netwerkborrel lijkt heel aantrekkelijk, maar bij drukte sneuvelt zo’n aardigheidje als eerste. Een programma met inhoud straalt direct af op de expertstatus van jouw organisatie. Relevant is je programma wanneer het een prangende vraag van een deelnemer beantwoordt, die moet echt het gevoel krijgen dat hij er wat aan heeft. Je kunt bijvoorbeeld inspelen op een actuele ontwikkeling of op een kans of een onzekerheid die leeft in de markt.

Houd het programma kort en boeiend

Laat je programma niet te lang duren, dan past het makkelijker in de agenda’s en het zal op geen enkel moment gaan vervelen. Vaak is drie uur al lang genoeg. Je kunt starten met één of twee sprekers en afsluiten met lunch of borrel. Meestal brengen de deelnemers veel kennis en ervaring mee, maak daar gebruik van in rondetafelgesprekken of een brainstormsessie. Door de deelnemers actief bij het onderwerp te betrekken, brengt men elkaar op ideeën. Die output kun je bundelen in een verslag, dat de deelnemers graag zullen nalezen.

Bedenk een duidelijke en opvallende titel voor je relatie-evenement

Bedenk een duidelijke en opvallende titel voor je eigen evenement. Een goede titel maakt direct duidelijk wat de deelnemer ermee opschiet om te komen. Gebruik humor en overdrijving om op te vallen. De titel ‘Het effect van recente wetgeving op de pensioenen van uw medewerkers’ zal vermoedelijk weinig publiek aantrekken. De titel ‘Krijgen uw medewerker straks nog wel pensioen?’ spreekt meer tot de verbeelding. Gebruik een foto of illustratie om de titel te versterken.

Nodig relaties persoonlijk uit

Besteed veel aandacht aan het uitnodigingstraject. Het is van belang dat elke relatie persoonlijk wordt benaderd. Je wilt voorkomen dat de uitnodiging overkomt als een mailing. Mobiliseer dus al je collega’s met klantcontact. Vraag hun om de lijst met relaties onderling te verdelen. Ieder nodigt zijn eigen relaties persoonlijk uit. Het werkt het beste om eerst te bellen en dan direct een uitnodiging per e-mail te versturen.

Houd je uitnodiging puntig en prikkelend

Een chique uitnodiging per post is natuurlijk helemaal mooi. Verstrek niet te veel informatie in de uitnodigingstekst, houd het puntig en prikkelend. Benoem wat men eruit haalt (kennis en netwerk) en omschrijf niet alle details. Maak het makkelijk om aan te melden, bijvoorbeeld door een mailtje terug te sturen of via een website.

Vergroot het effect van je relatie-evenement door persoonlijke opvolging

Met een goede opvolging kun je het effect van je relatie-evenement vergroten. Na afloop kun je bijvoorbeeld een verslag of een lijst met tips nasturen. Je kunt daar één of twee oplossingen van je bedrijf aan verbinden. Met foto’s, cartoons of video kun je de attentiewaarde van je verslag vergroten. Uiteraard kun je persoonlijk bellen om nog even na te praten over het evenement. Laat de opvolging ook weer persoonlijk doen door je collega’s met klantcontact.

Door Erik Peekel,  oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV en auteur van het boek Het evenement dat niemand wil missen. Meer organisatietips vind je op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl

Aan de slag met je eigen evenement

Blijf op de hoogte en lees alles over de trends in het organiseren van events. Of bekijk de training Evenementen organiseren van Lenny Klaassen.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels