artikel

10 tips voor een spetterend evenement

Plannen en organiseren

Je wilt een spetterend evenement organiseren, maar wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? Waar begin je? En hoe vind je een evenement dat aansluit bij de wensen van de bezoekers? Karen Visser geeft tips. 

10 tips voor een spetterend evenement
  1. Zorg dat je budget op orde is. Houd goed bij wat er beschikbaar is en wat er wordt uitgegeven.
  2. Weet wat de doelstelling van het evenement is. Dat kan bijvoorbeeld zijn: informatie overdragen, kennis uitbreiden, stimuleren, belonen, motiveren of relaties verstevigen.
  3. Test routebeschrijvingen, online en als dat mogelijk is ook ‘in het echt’. Zo word je niet verrast door wegwerkzaamheden of spooronderbrekingen.
  4. Zorg dat je weet welk vervoermiddel je gasten gaan gebruiken. Dat helpt voor het inschatten van parkeerplaatsen, het opzetten van een carpool of het regelen van andere voorzieningen.
  5. Maak een (tijdelijke) WhatsAppgroep van alle organisatoren. Zo houd je makkelijk vinger aan de pols, zeker op de dag zelf.
  6. Bepaal of jullie organisatie zichtbaar moet zijn en zo ja, waar dan. Bijvoorbeeld door aankleding met banners, een logoprojectie of vermelding op schermen in de locatie.
  7. Bij een groot evenement dat ook buiten de organisatie zichtbaar is, is het slim om een socialmediastrategie te bedenken. Welke hashtag gebruiken we en welke kanalen? Wie deelt wat en wanneer?
  8. Stimuleer deelnemers om het evenement te delen. Maak ‘selfie spots’ (plekken die uitnodigen tot een selfie) of fotoprinters die online (op social media) en offline (op fotopapier) beeld produceren.
  9. Vraag deelnemers om feedback. Wat heeft de meeste indruk gemaakt? Wat ging goed en wat kon beter? Daarmee kun je zelf een volgende keer je voordeel doen.
  10. Werk na afloop je draaiboek bij. Dat scheelt je een volgende keer veel denkwerk: wat werkte ook al weer super en wat had je eigenlijk anders willen organiseren?

Evenementen

Tijdens de training Evenementen organiseren komt het hoe, wat, waar, waarom en wanneer van alle onderdelen van het organisatieproces op chronologische wijze aan bod.

Reageer op dit artikel