artikel

Do’s en don’ts bij het boeken van een zakenreis

Plannen en organiseren

Voordelig, flexibel, efficiënt; het zijn vaak deze woorden die centraal staan bij het boeken van een zakenreis. Maar hoe zorg je er als managementassistent nu voor dat die woorden ook worden omgezet in daden? De do’s en don’ts bij het boeken van een zakenreis. 

Do’s en don’ts bij het boeken van een zakenreis

Do’s bij het boeken van een zakenreis:

  • Check heel goed de naam, geboortedatum en het paspoortnummer op het ticket.
  • Check altijd of er voor de bestemming een visum nodig is, hoe lang het paspoort of de identiteitskaart nog geldig moet zijn (bij terugkomst), of er inentingen nodig of verplicht zijn en zoek uit wat de veiligheidscode voor het land is.
  • Houd rekening met specifieke wensen van de reiziger, zoals een dieet, zitplaats voor- of achterin het vliegtuig, bij het gangpad of het raam.
  • Check goed wat de afmetingen mogen zijn van de handbagage. Die is bij elke maatschappij anders.
  • Check of er voor de zakenreizigers binnen jouw organisatie een goede (collectieve) zakenreisverzekering is afgesloten met werelddekking. Voor zakenreizigers dekt een standaard reisverzekering vaak onvoldoende wanneer er bijvoorbeeld medische kosten worden gemaakt.
  • Boek – als het kan – een zakenreis zo vroeg mogelijk. Je hebt dan nog keus uit verschillende tariefklassen waardoor je niet altijd de ‘hoofdprijs’ betaalt.
  • Administreer zaken rondom de zakenreis goed en overzichtelijk zodat – als je de factuur ontvangt – deze snel kunt controleren en betaalbaar kunt (laten) stellen.
  • Check bij eventuele wijzigingen (of annulering) of dit mogelijk is conform de ticketvoorwaarden en wat daarvan de kosten zijn.
  • Check of er in het land waar de reiziger naar toe reist niet toevallig feestdagen zijn.
  • Vraag altijd eerst een optioneel reisvoorstel aan. Zet dit ook duidelijk in je aanvraag.
  • Boek pas een reis als je intern het reisschema kloppend hebt. Op deze wijze kun je gericht zoeken naar een geschikte reis en kun je snel tegen een gunstig tarief reserveren.
  • Informeer altijd naar meerdere opties, de prijzen van vluchten bijvoorbeeld een dag ervoor of dag later kunnen enorm verschillen.
  • Maak concrete afspraken met je travel partner en zorg dat ze jouw organisatie kennen.

Don’ts bij het boeken van een zakenreis:

  • Blind vertrouwen op een ander. Vertrouwen hebben is een groot goed, maar twee zien er nu eenmaal meer dan één.
  • No show. Laat altijd even weten als er iets is gebeurd waardoor de reis moet worden geannuleerd.
  • Boek geen reis zonder annuleringsverzekering.
  • Ga er niet altijd van uit dat het goedkoopste ticket ook altijd het goedkoopste is onder aan de streep.

Door Martijn Louws

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels